Coronavirus, Loyer de bureaux à payer :
Quelles solutions pour réduire l’impact financier ?

L’épidémie du Coronavirus est indubitablement un vrai coût dur pour les entreprises. L’incertitude qui règne autour cette crise incite les entreprises à trouver des sources d’économie pour réduire leurs coûts.

Le loyer et la gestion des bureaux sont le 2e poste de charges des entreprises après les salaires.  Il est donc pertinent de se poser la question de comment réduire au maximum le coût de vos locaux.

Leosquare, qui accompagne chaque mois une centaine d’entreprises dans leur recherche de bureaux vous éclairee sur des solutions efficaces à mettre en place.

💸 Comment réduire le coût de ses bureaux ?

Sous-louer pour réduire votre loyer

En cette période de Coronavirus chaque centime est précieux, et par chance chaque mètre carré de bureaux vaut cher !

Vous avez de l’espace disponible dans vos bureaux et/ou si vous avez la possibilité de réaménager pour libérer de l’espace ? Il est temps de penser à sous-louer une partie de vos bureaux afin de réduire votre loyer pour les mois à venir.

Nous verrons un peu plus loin dans cet article, quelles sont les conditions pour sous-louer vos locaux et comment trouver rapidement des sous-locataires afin d’alléger d’une partie de votre loyer en le laissant supporter par d’autres.

Cette solution sera d’autant plus aisée à mettre en place, que la période actuelle est propice à trouver des sociétés à la recherche de bureaux plus petits et moins chers pour, elles aussi, alléger le coût de leurs locaux.

Céder son bail et trouver des locaux plus petits ou moins chers

Si la sous-location n’est pas une option envisageable ou souhaitée, et que votre loyer pèse trop lourd dans vos charges mensuelles, une autre solution un peu plus radicale consiste à envisager la cession de votre bail commercial.

Céder son bail commercial est un peu moins aisé que trouver des sous-locataires mais est loin d’être impossible. Il est rare que les bailleurs s’opposent à ce type de démarche. Il faut en revanche leur donner l’assurance que c’est vous qui vous chargerez de trouver des repreneurs. Si vos locaux sont bien placés à un prix de marché, il n’y a pas de raison de ne pas trouver des repreneurs.

Réduire les frais généraux liés à vos locaux

Gérer vos bureaux au quotidien fait appel à de nombreux services : fournitures, dépenses d’entretien, postes de travail, imprimantes, électricité, chauffage etc.

Tous ces frais mis bout à bout représentent un poste de charge non négligeable pour l’entreprise. En regardant ces postes un à un, vous pouvez réussir à réduire de 15 à 20% le coût global lié à la gestion de vos bureaux.

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Besoin d’aide pour mettre en place une de ces solutions ?

Leosquare vous accompagne gratuitement dans votre recherche de nouveaux bureaux et trouve à votre place les sous-locataires ou les repreneurs de vos bureaux à Paris.

👨‍💻 Sous-louer ses bureaux : mode d’emploi

Pourquoi sous-louer vos bureaux ?

Une partie vos bureaux n’est pas occupée ou vous pouvez réaménager les espaces de travail de vos collaborateurs pour « libérer » de l’espace ? La sous-location de bureaux peut être la première solution à envisager pour réduire vos charges pendant la période du Coronavirus. Cela vous permettra de générer un revenu de sous-location qui permettra de réduire le coût du loyer de vos bureaux.

Définition: La sous-location de bureaux est le contrat qui permet à un locataire principal de mettre à disposition d’un tiers, le sous-locataire, tout ou partie de ses locaux en échange d’une contrepartie (le plus souvent financière).

Attention néanmoins, la sous-location de bureaux est encadrée par loi et les clauses du bail commercial que vous avez signé. Avant de vous lancer dans ce projet, il est important de bien vérifier que vous avez la possibilité de sous-louer vos bureaux et si oui, dans quelles conditions.

La sous-location : êtes-vous en droit de le faire et comment ?

Avez-vous le droit ?

La sous-location d’un bail commercial est en principe interdite, sauf stipulation contraire (Art. L145-31 du Code de commerce). Néanmoins, la sous-location peut être possible si les deux conditions suivantes sont réunies :

  • Obtenir l’autorisation de son bailleur.

Si la sous-location n’est pas expressément prévue dans votre bail, il vous faudra obtenir au préalable l’agrément de votre bailleur. Nous vous conseillons d’obtenir son accord écrit et non se satisfaire d’une autorisation orale afin d’apporter la preuve de l’accord en cas de différend.

A noter que votre bailleur a toute autorité pour accepter ou refuser votre projet de sous-location et valider le profil et la solvabilité de vos futurs sous-locataires.

Les bailleurs sont souvent frileux concernant la sous-location car ils pourront penser que vous souhaitez sous-louer vos bureaux car vous n’avez pas les moyens financiers d’en assumer seul le loyer.

Compte-tenu du contexte actuel, cette peur sera légitime, il vous faudra donc rassurer votre bailleur sur le fait que n’avez pas de difficulté économique en « temps normal ». Néanmoins vous souhaitez avoir recours à la sous-location afin de vous prémunir de difficulté économique future qui pourrait justement vous mettre dans une situation de difficulté de paiement de votre loyer. Le principe s’applique « il vaut mieux prévenir que guérir ».

En cas de difficulté économique de votre entreprise, votre bailleur pourrait alors se retrouver impacté lui aussi. Il ne tient qu’à vous de présenter votre demande de sous-location comme préventive et bénéfique à chacune des Parties. Afin de maximiser vos chances d’obtenir un accord, proposez de limiter la durée de sous-location dans le temps avec possibilité de reconduire l’accord de sous-location en fonction de l’évolution de l’épidémie du Covid-19.

  • Permettre à votre bailleur de participer à l’acte de sous-location

Il est obligatoire de prévenir votre bailleur de concourir au contrat, que la sous-location ait été formellement agréée ou seulement connue. Nous vous conseillons de prévenir votre bailleur par email si vous avez ses coordonnées, pour une question de réactivité.  Doubler cette notification d’un courrier recommandé avec accusé de réception pour lui proposer de concourir à l’acte.

Précisez notamment : la date de signature du bail initial et l’adresse des locaux concernée, la quotité prévue de surface à sous-louer, la date et le lieu de la signature du contrat de sous-location, l’identité du sous-locataire et toute information utile le concernant (Kbis, 3 derniers bilans, statuts, pièces d’identité des gérants…)

Le bailleur disposera de 15 jours à compter de la réception de votre courrier pour vous informer de sa volonté de participer ou non à l’acte. Passé ce délai, le silence de votre bailleur vaut acceptation tacite à sous-louer vos bureaux.

Attention, si vous n’informez pas votre bailleur, votre sous-locataire ou votre bailleur pourra profiter de ce manquement pour rendre l’acte opposable. Le bailleur pourra notamment mettre fin de plein droit à votre bail actuel et celui de votre sous-locataire sans aucune indemnité d’éviction.

A quel prix pouvez-vous sous-louer vos bureaux ?

Le locataire principal peut fixer les termes du loyer comme il l’entend, il ne peut toutefois pas louer plus cher que le loyer initial qu’il paie au bailleur. Dans le cas où vous demanderiez un loyer plus élevé à votre sous-locataire, votre bailleur serait alors en droit de réévaluer votre loyer sur la même base.

Trouver vos sous-locataires

Pour trouver vos sous-locataires, plusieurs pistes s’offrent à vous qu’il peut être intéressant d’étudier en complémentarité afin de maximiser les chances de trouver rapidement.

Votre réseau : Passez un message sur LinkedIn et inciter vos collaborateurs à faire de même afin d’intensifier la portée de votre message.

Diffusez une annonce sur un site spécialisé : vous pouvez créer facilement une annonce sur des sites spécialisés d’annonces de bureaux comme Le Bon Coin ou Bureaux à Partager.

Sollicitez un professionnel de l’immobilier d’entreprise : L’immobilier de bureaux est un secteur spécialisé dont la règlementation est très spécifique. Afin de vous prémunir de tout risque, faites appel à une agence spécialisée pour vous accompagner.

Faire appel à Leosquare pour vous accompagner, gratuitement

Chez Leosquare, nous accompagnons nos clients dans leur recherche de bureaux mais également dans leur recherche de sous-locataires.  Nous prenons en charge de A à Z les projets de nos clients afin de leur faire gagner du temps et trouver rapidement vos futurs sous-locataires.

Nous étudions votre bail et les conditions de sous-location, gérons la relation avec votre bailleur pour obtenir les agréments et respecter les étapes précitées. Nous identifions pour vous les sous-locataires potentiels, gérons les visites et négocions les conditions du contrat de sous-location avec l’ensemble des Parties.

Notre accompagnement est gratuit pour vous et sans engagement, nous nous rémunérons auprès de votre sous-locataire.

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Confiez à Leosquare la sous-location de vos bureaux

Notre accompagnement est gratuit pour vous et sans engagement,
nous nous rémunérons auprès de votre sous-locataire.

📝 Résilier son bail commercial

Pourquoi envisager de mettre fin à votre bail actuel ?

Pour traverser cette tempête du Coronavirus, si la sous-location n’est pas envisagée ou envisageable et que le coût de votre loyer représente une menace pour la pérennité de votre activité, il vous faudra peut-être envisager de mettre fin à votre bail commercial en anticipé.

Il est important de distinguer le bail commercial auquel est attaché un fonds de commerce et le bail commercial pour des bureaux « classique ». S’il ne peut être interdit à un locataire de céder son fonds de commerce, le locataire qui cède son bail seul, sans son fonds de commerce, doit nécessairement obtenir l’accord du bailleur.

Définition: le fonds de commerce est une notion juridique utilisée principalement en matière commerciale et faisant référence à un ensemble d’éléments corporels (stocks de marchandises, matériel…) et incorporels (clientèle, réputation, droit au bail, achalandage…) constitués en vue de faire fonctionner une activité professionnelle.

Dans la plupart des cas, si vos bureaux accueillent vos équipes pour gérer l’activité, vous n’aurez pas de fonds de commerce à céder et la cession de votre bail sera donc soumise à l’accord préalable de votre bailleur.

Pour rappel, en tant que locataire et sauf stipulation contraire de votre bail commercial 3/6/9, le locataire a la possibilité de mettre fin à son bail, de plein droit, à la fin de chaque période triennale sous réserve de respecter un délai de préavis de minimum 6 mois avant l’échéance.

Si vous souhaitez résilier votre bail de manière anticipée, il vous faudra donc obtenir l’accord de votre bailleur, 2 solutions pour cela :

  • Négocier à l’amiable un départ anticipé avec votre bailleur
  • Obtenir l’accord de votre bailleur sous réserve de prendre à votre charge une recherche de successeur.

Résilier son bail via une recherche de successeurs pour ses bureaux

La recherche de successeur : le principe

La recherche de successeur doit être validée par écrit par votre bailleur ou son représentant, qui en précisera les conditions financières et juridiques. Le bailleur voudra s’assurer que le locataire qui vous remplacera lui offrira les mêmes revenus financiers, les mêmes garanties (dépôt de garantie, caution éventuelle…) et lui paraître tout aussi solvable que vous.

Assez logiquement, votre bailleur ne voudra pas « perdre au change » et demandera éventuellement une réévaluation du loyer si les valeurs de marché ont augmenté depuis la signature de votre bail.

Une fois les conditions fixées avec votre bailleur, il vous faudra trouver vos successeurs. Le plus simple étant de donner un mandat de recherche de successeurs à un professionnel de l’immobilier d’entreprise comme Leosquare. Il se chargera à votre place de toutes les démarches. Il n’est pas rare que le bailleur vous impose d’avoir recours à un ou plusieurs professionnels immobiliers définis. Le mandat peut être donné à titre exclusif ou non.

Contractualisation

Une fois le prochain locataire trouvé, la plupart du temps le bailleur proposera un nouveau bail commercial plutôt qu’une reprise de bail, afin de pouvoir revoir l’ensemble des conditions financières et juridiques.

Étant donné qu’il n’y a pas de fonds de commerce attaché à des bureaux, il n’y aura pas de transaction sur le fonds de commerce entre le locataire sortant et le nouveau locataire. En revanche, si le locataire sortant a effectué des travaux ou aménagement importants à son arrivée, il est fréquent que soit demandé une reprise des aménagements. Aussi appelé  reprise travaux, elle est effectuée à hauteur de leur valeur comptable ou défini de gré à gré entre les parties.

La rédaction du nouveau bail est le plus souvent réalisée par le bailleur, mais les frais afférents à la nouvelle rédaction sont à la charge du nouveau locataire et/ou du locataire sortant.

Du côté du locataire sortant, la résiliation du bail doit être formalisée par écrit entre le bailleur et vous afin de vous libérer de vos obligations. Soyez toutefois vigilent sur les clauses de solidarité qui sont insérées dans la résiliation. En effet il y a fort à parier que vous serez solidaire du nouveau locataire pendant une certaine période.

Impact sur la négociation

Lors d’une recherche de successeurs, la marge de négociation du loyer et des conditions est plus faible que pour une location classique. Le bailleur avait déjà un engagement du locataire précédent qui lui assurait des revenus jusqu’à la fin théorique du bail. Il n’a donc pas d’intérêt à souffrir de la situation de changement de locataire en offrant une baisse de loyer ou à offrir de la franchise de loyers, quand bien même l’état des locaux en nécessiterait pour une remise en état.

Dans le cas d’une recherche de successeur, c’est donc le plus souvent le locataire sortant qui prend à sa charge la négociation avec le nouveau locataire.

Faire appel à Leosquare pour la recherche de successeurs de vos bureaux

Faire appel à un professionnel de l’immobilier d’entreprise est fortement recommandé pour mener à bien ce type d’opération.

Leosquare accompagne gratuitement les locataires dans leur projet de recherche desuccesseurs. Nous réalisons à votre place les démarches d’agrément auprès de leur bailleur et gèrent la commercialisation de leurs bureaux pour trouver rapidement et sereinement vos futurs repreneurs.

Nos services couvrent l’ensemble du projet afin de vous faciliter la vie et négocier les meilleures conditions de sortie de votre bail.

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Confiez à Leosquare votre recherche de successeurs

Notre accompagnement est gratuit pour vous et sans engagement,
nous nous rémunérons auprès des futurs locataires.

📉 Réduire les frais généraux liés à vos bureaux

Revoir les contrats de gestion de vos bureaux

Fournitures, ménage, téléphone, imprimante, électricité, approvisionnement de produits, votre entreprise possède sans que vous ne le sachiez forcément un nombre important de contrats d’entretien et de gestion quotidienne.

Tout dépend de la taille de votre entreprise, mais même les petites entreprises ont des contrats sur lesquels il est temps de se pencher en cette période d’accalmie que nous « offre » le Coronavirus.

  1. Listez l’exhaustivité de vos charges de frais généraux. Le meilleur moyen étant de regarder le détail de votre compte de résultat dans la partie charges externes et honoraires pour faire la liste de ces postes. 
  1. Pour chacun, posez-vous la question de savoir s’il est vraiment indispensable pendant les prochains mois où durera la crise liée au Covis-19 ou si vous pouvez mettre en stand-by ces services pour un temps.

Les premiers postes de charges à revoir

Pour les contrats indispensables : re-négociez le coût ou réduisez la voilure le temps de… Parmi les contrats à revoir à la baisse dans les prestations :

Téléphonie / IT : le Coronavirus aura enfanté un grand nombre de télétravailleurs, il n’est donc peut être plus nécessaire d’avoir autant de services sur vos lignes téléphoniques et de frais d’IT si personne n’est au bureau pendant plusieurs semaines. Les frais de serveurs par exemple, il ne serait pas étonnant que le Covid-19 ait eu aussi un impact sur la fréquentation de votre site internet. Il n’est peut-être pas nécessaire de garder une bande passante aussi élevée ?

Nettoyage : revoyez peut-être le nombre d’heures du personnel en charge si vos bureaux ne sont plus autant occupés. Votre prestataire répercutera sans doute de lui-même le nombre d’heures facturées, mais si vous prenez les devants vous économisez sans doute un peu plus.

Electricité, chauffage : certains fournisseurs vous proposent de moduler votre contrat en fonction de l’anticipation de vos consommations. Si votre contrat est au réel, vos coûts diminueront du fait qu’il y aura moins de collaborateurs au bureau.

Ayez bien conscience que vos prestataires souffrent probablement autant que vous de la crise économique provoquée par le Coronavirus. Veillez donc à ne pas les asphyxier par la prise de mesure trop draconiennes et agissez avec bienveillance et objectivité.

Changer de prestataires pour vos locaux

Revoir ainsi tous vos contrats, vous poussera aussi à réévaluer l’intérêt et la qualité des prestataires auquel vous avez fait appel depuis plusieurs années.

Cette période peut également être propice à challenger vos partenaires actuels et lancer de nouveaux appels d’offres pour faire appel à de nouveaux professionnels moins onéreux et qui correspondront davantage à vos attentes.

Chez Leosquare nous avons négocié pour nos clients de nombreux contrats d’entretien et de gestion quotidienne des bureaux. Ménage, cafétéria, snacking, IT, divers services généraux, nous avons établi après plusieurs mois de recherche, une liste de prestataires spécialisés dans le service aux entreprises. Chacun de nos partenaires proposent des tarifs négociés et avantages pour nos clients.

🌈 En conclusion

L’ensemble des recommandations ci-dessus vous aideront, nous l’espérons, à trouver des solutions pour réduire en partie le coût de vos bureaux sur le court ou moyen terme.

Nous vous recommandons de vous rapprocher d’un professionnel de l’immobilier pour mener à bien rapidement vos projets et/ou faire appel à un avocat spécialisé en droit immobilier afin d’étudier vos droits en fonction de votre situation actuelle.

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Besoin d’aide pour mettre en place une de ces solutions ?

Leosquare vous accompagne gratuitement dans votre recherche de nouveaux bureaux et trouve à votre place les sous-locataires ou les repreneurs de vos bureaux à Paris.

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