Comment bien préparer sa recherche de bureau ?

La check-list indispensable du cahier des charges

Afin de préparer et d’organiser sa recherche en amont et d’être le plus juste possible dans sa quête de l’idéal, voici quelques points clés à définir pour optimiser son temps, son budget, et ne pas se tromper.

Définir quels sont vos besoins

Surface

Les raisons poussant une société à déménager sont souvent les mêmes : agrandissement des équipes, rachat d’une société, se rapprocher d’un emplacement plus stratégique, besoin de changement, etc… Mettre le doigt sur le critère numéro un du déménagement est primordial puisque c’est ce qui va permettre de définir l’origine des besoins pour les prochains locaux.

De prime abord, déterminer la surface nécessaire lorsqu’on déménage pour un espace plus grand, est assez simple. Le calcul peut être rapidement effectué grâce à des ratios de surface par personne :

  4 à 6 m² /personne en open-space

  10 m² /personne en bureau individuel

  3 m² /personne en salle de réunion

Un bien trop petit peu provoquer un mal-être des collaborateurs, et si l’équipe est vouée à s’étendre encore, il faudra déménager de nouveau, ce qui serait une perte de temps et d’argent. A l’inverse, des locaux vus trop grands peuvent représenter un surcoût s’ils ne sont pas rentabilisés.

Nombre de postes

Il faut ensuite prendre en compte la présence de chacun. Actuellement, 40% des postes fixes en entreprises sont laissés vacants quotidiennement. Si vos collaborateurs sont fréquemment en déplacement, le flex office peut s’avérer être une solution de choix, vous permettant de prévoir 6 postes au lieu de 10 par exemple, et de ce fait d’éviter de dépenser trop en prenant de trop grands bureaux.

Services annexes

Dans un troisième temps, il faut réfléchir aux services annexes. Ce sont les prestations qui n’incombent pas directement au bureau en lui-même, mais qui permettent une cohérence dans l’exécution et le bon fonctionnement d’une entreprise. En effet, votre équipe peut avoir besoin d’une salle de réunion, d’une salle de créativité, d’une cafétéria, etc. A vous de quantifier leur importance et leur réelle utilité. Par exemple, si des commerces de restauration sont à proximité, une cafétéria n’est pas être pas essentielle pour le bien être de vos collègues.

Type de locaux

Cet aspect n’est pas spécifiquement le plus prioritaire pour les critères de votre recherche. Le choix d’un bâtiment moderne et contemporain ou d’un bel immeuble haussmannien, au delà de faire prévaloir vos goûts personnels, peut cependant correspondre ou non à l’image votre entreprise. En y recevant clients, actionnaires ou partenaires, c’est un élément néanmoins notable de ce que reflète votre société.

Cibler votre recherche

Se pose alors la question de la souplesse de la location ou de la sécurité de l’achat. Dilemme que toute entreprise se pose à un moment donné, il n’en reste pas moins que votre projet immobilier dépend avant tout de la situation de l’entreprise à l’instant T du déménagement. La stabilité économique, les perspectives d’évolution et la capacité de financement sont à prendre en compte pour effectuer le bon choix.

La location semble plus adaptée aux petites entreprises amenées à croître. Ces dernières recherchent souvent le meilleur rapport qualité/prix dans les quartiers dynamiques des mégalopoles. Le développement de leur activité étant prioritaire sur la location de locaux, ces derniers étant à priori temporaires. Trois options s’offrent donc à elles :

le coworking

le bail précaire

le bail 3/6/9

L’achat est donc envisagé principalement par des sociétés bien installées sur leur marché et disposant d’une visibilité financière fixe et établie à plus long terme.

Fixer le budget alloué

Qu’ils soient en location ou à l’achat, le choix de ses futurs bureaux dépend généralement du budget qu’on y consacre.

Il est important de bien penser à toutes les dépenses connexes qui incombent à vos futurs locaux, comme les charges inhérentes au lieu (électricité, chauffage, assurance, ordures, taxes parties communes…), ou encore la taxe bureau et les impôts fonciers. Pour les locataires, pensez également aux frais annexes comme le dépôt de garantie qui vous sera demandé de verser avant votre entrée dans les bureaux ou encore les frais d’agence.

La connaissance des prix du marché est cruciale car les prix de l’immobilier peuvent significativement augmenter d’une rue à l’autre ou au sein du même immeuble selon les prestations que proposent les locaux. L’aide d’un chasseur immobilier peut s’avérer très utile pour être savamment conseillé, pour négocier le prix du bien et éviter les désillusions.

Déterminer la localisation

D’une manière générale, le choix de l’emplacement de vos futurs locaux sera principalement décidé en fonction d’un des facteurs suivants :

choix pragmatique : se rapprocher de ses clients ou d’un secteur plus favorable à votre activité

choix technique : conserver une facilité d’accès pour les salariés (transports, parking)

choix financier : se délocaliser sur un secteur moins onéreux

choix stratégique : choix d’une adresse dont la notoriété sera gain de valeur pour l’image de votre société

Pour vos collaborateurs, la priorité sera accordée au second choix. L’accès sans trop de contraintes est un facteur de bien-être au travail. Un salarié dont le trajet était de 20min, aura moins d’entrain à venir au bureau si le temps de son trajet doit désormais être doublé. De même qu’une personne venant travailler en voiture et ayant eu l’habitude d’avoir un parking d’entreprise, finira par venir à reculons si elle se voit contrainte de chercher une place chaque matin. Un accès aux commerces et lieux de restauration peu également s’avérer être un critère majeur pour vos employés si ceux-ci ont pour habitude de sortir déjeuner.

La subtilité est donc de trouver un juste milieu entre les besoins de l’entreprise et ceux des salariés. Une fois le lieu officiellement défini, veillez à communiquer en interne pour annoncer ce changement à vos équipes. Cette annonce leur permettra de se sentir considérés et de s’organiser en amont pour éviter le stress d’un déménagement à la dernière minute.

Tips

Dans un dernier temps, il faut être prévoyant et penser à plus long terme. Si par exemple, le potentiel de recrutement de votre entreprise est plutôt fort, peut être vaut-il mieux prévoir une marge supplémentaire pour vos locaux et ainsi éviter un nouveau déménagement dans les deux ans à venir.

Enfin, pour ne pas vous faire avoir, pensez bien au fait que les surfaces présentées sur les offres immobilières incluent les parties communes (cuisine, toilettes, etc) !

Une fois ces critères tous bien prédéfinis, vous pouvez démarrer sereinement votre recherche de bureaux.

Malgré ces astuces, vous avez du mal à déchiffrer les offres de bureaux ? Nous avons l’article qu’il vous faut pour tout connaître sur le wording de l’immobilier d’entreprise ! Si toutefois vous ne parvenez toujours pas à trouver le bureau idéal, un conseiller Leosquare vous accompagnera dans votre démarche pour vous aider à trouver le bien qu’il vous faut. Parlez-nous de votre recherche.

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