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WeWork Flex office

La stratégie Core-Flex office

31 août 2021
Leosquare

La Stratégie de Core-Flex office est la stratégie qui permet de combiner un bureau qui à vocation à rester sur le long-terme, symbole de l’entreprise (Core) et des espaces de travail complémentaires satellites (Flex) en fonction de leurs besoins et croissance.

Les entreprises veulent avoir la possibilité de changer de bureaux et/ou de modifier leur espace de travail à court et moyen-terme, en fonction de leur croissance et des événements macro-économiques qui peuvent influer sur leur manière de travailler. Particulièrement bien adapté aux entreprises en croissance qui ne peuvent pas s’engager sur le long-terme mais qui désirent néanmoins des bureaux qui leur ressemble.

Au sommaire

  • Le modèle Core-Flex office, qu’est-ce que c’est ?
  • Les avantages du Core et du Flex office
  • Les situations qui légitiment une stratégie core-flex office
  • Un modèle de plus en plus présent

Chez Leosquare, nous accompagnons plus de 500 entreprises par an dans la définition de leur stratégie immobilière et leur recherche de bureaux. Parmi les principales attentes évoquées, le besoin d’agilité est une problématique récurrente.

Les entreprises veulent avoir la possibilité de changer de bureaux et/ou de modifier leur espace de travail à court et moyen-terme, en fonction de leur croissance et des événements macro-économiques qui peuvent influer sur leur manière de travailler.

Les équipes de Leosquare répondent à ces besoins en proposant des solutions « Core-Flex offices ». Cette stratégie immobilière vise à redéfinir le modèle traditionnel en permettant aux entreprises de combiner des espaces de bureaux traditionnels avec un bail plus ou moins long (Core) avec des espaces flexibles (Flex).

Grâce à son accès exhaustif à l’offre de bureaux à Paris (en bail commercial et solutions flexibles, coworking), Leosquare identifie sur le marché les espaces pouvant se combiner pour répondre parfaitement aux attentes des clients et négocie les conditions de chacun.

Attention à ne pas confondre espaces flexibles avec le flex office. Ce dernier correspond à une méthode de travail qui consiste à ne plus avoir de bureau attribué à chaque collaborateur, là où espace flexible s’entend par rapport à une notion d’engagement flexible.

Le modèle Core-Flex office, qu’est-ce que c’est ?

 

Le Core-Flex office s’adapte particulièrement bien aux entreprises en croissance

La plupart des entreprises souhaitent avoir leur propre bureau. Un bureau qui leur ressemble, qui est aménagé en fonction de leurs besoins et dont l’adresse sera stable dans le temps. Cependant la plupart des bureaux sont aujourd’hui loués en bail commercial pour des durées de 3, 6, 9 ans minimum. Cet engagement long et le temps/coût nécessaire à l’aménagement des bureaux rendent néanmoins cette solution peu adaptée aux entreprises en croissance, qui préfèrent opter pour des bureaux flexibles.

Le modèle de Core-Flex office porte bien son nom, puisqu’il inclut à la fois un espace Core et un (ou plusieurs) espace Flexible. Dans ce modèle, l’entreprise loue un bureau “Core” plus ou moins grand, qui aura vocation à rester le siège à moyen-long terme, et le complète avec la location d’espaces flexibles (Flex) qui viendront absorber la croissance et leurs besoins au fur et à mesure.

Si on parle d’”espace” flexible et non de “bureau” flexible, c’est parce que certaines entreprises ne multiplient pas nécessairement le nombre de bureaux dans un modèle “Core-Flex”. Elles peuvent simplement avoir recours à des salles de réunion ou espaces collaboratifs pour accroître leur surface de travail au global en fonction de leurs besoins.

Ce modèle hybride permet d’allier stabilité et flexibilité, et d’investir les bonnes ressources au bon endroit.

ou ayant des besoins ponctuels d’espaces complémentaires.

Un de nos clients, Wolters Kluwer, avait un bureau dans le 8e arrondissement où travaillaient quotidiennement les collaborateurs et louait en parallèle régulièrement des espaces de salles de réunion complémentaires – beaucoup plus grandes – quelques jours par mois à quelques pas de leurs bureaux. Cela permettait de ne pas répercuter ces besoins ponctuels dans la surface globale de leurs bureaux – qui auraient représenté un coût financier beaucoup plus important que la location ponctuel d’espaces annexes.

Les espaces “Flex” peuvent se trouver dans le même bâtiment si l’entreprise souhaite s’étendre progressivement sans louer dès le départ une surface trop grande (et donc trop coûteuse).

Les espaces Flex peuvent aussi se trouver plus ou moins éloignés du bureau Core pour se trouver à proximité du domicile des collaborateurs ou stratégiquement placés en fonction de l’activité de l’entreprise (près de leurs clients ou de gares par exemple).

WeWork Flex office

Crédit photo : WeWork

Les avantages du Core et du Flex office

Les avantages du Core Office

  • Personnalisation de l’espace 
  • Identité de marque et culture d’entreprise
  • Aménagements spécifiques
  • Expérience collaborateur et clients
  • Stabilité

La pandémie a montré à de nombreuses entreprises qu’il était possible de faire beaucoup de tâches à distance et que la présence permanente au bureau n’est pas indispensable.

Cynthia Bernard, CEO de Leosquare, pense comme de nombreux autres acteurs immobiliers que le bureau ne disparaîtra pas mais qu’il existera notamment pour réunir et faire collaborer les équipes. Cela présuppose que l’espace de travail doit être repensé pour correspondre aux réels usages du bureau physique versus les tâches qui peuvent être effectuées en distanciel. Les entreprises accordent aujourd’hui de plus en plus d’importance aux espaces de vie et aux salles de réunion. Autrefois, les trois-quarts de l’espace étaient occupés par des postes de travail individuels, un modèle qui tend à disparaître avec l’aménagement d’espaces en flex office (postes de travail non attribués).

Les avantages des solutions de bureaux flexibles

  • Coût d’installation faible
  • Durée d’engagement flexible
  • Espace meublé et équipée
  • Services annexes (accueil, conciergerie, salle de sport…)

Les espaces flexibles offrent une solution à court-terme pour une expansion rapide jusqu’à ce qu’une entreprise atteigne un taux de croissance stable. Ils permettent également de bénéficier d’équipements et de services que l’entreprise n’aurait pas eu les moyens ou la possibilité d’avoir dans un bureau privé (accueil, espace extérieur, conciergerie, salles de sport, solution de restauration, salle de réunion de différentes tailles, d’écrans et équipements IT).

L’intérêt d’avoir une stratégie immobilière Core-Flex

Le télétravail ne fera pas disparaître le bureau physique, qui sera dans notre modèle un espace Core. Le télétravail ne veut pas forcément dire home office.

De nombreuses entreprises permettent à leurs collaborateurs de travailler depuis un espace de coworking à proximité de leur domicile pour leur offrir des conditions de travail plus confortables. Les espaces Flex sont donc considérés comme une extension du home-office dans une politique RH globale. Avec ce type de politique, jusqu’à 50 % du travail sera effectué en distanciel. Collectivement, le bureau Core, les espaces Flex et le home-office/télétravail constitueront une nouvelle approche de l’organisation du travail post-pandémie.

Cette politique de Core-Flex office a également des répercussions économiques pour l’entreprise. Les dépenses liées au bureau varient généralement entre 9 et 12 % des charges externes de l’entreprise, la majorité des dépenses étant directement corrélée au nombre de m2 dont disposent l’entreprise.

Selon plusieurs modélisations financières, avec une une répartition 50-50 core-flex une économie substantielle permettrait aux entreprises d’abaisser la part du coût immobilier de l’entreprise à 5 ou 6% des charges externes.

Espace de travail flexible Comet Meetings

Crédit photo : Comet Meeting Bourse

Les situations qui légitiment la mise en place d’une stratégie core-flex office ?

La stratégie Core-Flex n’est pas l’unique solution unique pour les entreprises en croissance, sa mise en place et ses modalités dépendent bien évidemment des besoins de chacun.

Vous tirerez partie du Core-Flex office si…

Vous avez actuellement des bureaux dans un espace de coworking et suite à votre développement/succès vous souhaitez prendre votre propre espace (que Leosquare vous aidera à trouver et à aménagement – bien évidemment)

Vous avez actuellement des bureaux dans un espace indépendant mais vous avez une équipe qui travaille sur un projet spécial qui nécessite une “war room” dédiée pendant quelques mois. Cette équipe peut être hébergée dans des bureaux en coworking à proximité de vos bureaux.

Vous souhaitez créer un environnement de travail autonome (une sorte de “lab”) où votre équipe innovation ou produit pourra réfléchir et développer de nouvelles idées. Cette équipe peut utiliser des espaces spécialement dédiés à l’innovation comme les espaces collaboratifs Comet meetings par exemple.

Au fur et à mesure de votre croissance, vous avez transformé vos salles de réunion/espaces de vie en espace de travail et vous avez désormais besoin de nouvelles salles de réunion. Vous pouvez prendre des quotas d’accès à des salles de réunion dans des espaces de coworking pour des réunions ponctuelles ou régulières qui vous offriront plus de confort et rationaliseront la surface de vos bureaux actuels.

Les éléments à considérer

Vos prévisions de croissance

Quels sont vos plans de croissance dans les 12 prochains mois ? À quel niveau de certitude pensez-vous pouvoir les atteindre ? Une levée de fonds, un rachat ou une opération de croissance externe sont-ils dans les tuyaux ?

Les solutions Core-Flex peuvent aider les entreprises incapables de s’engager sur le long terme, mais qui ont néanmoins besoin d’espace supplémentaire le temps d’y voir plus clair et se poser sur une solution plus pérenne.

La transformation de vos espaces de travail

Vos bureaux ont besoin d’un petit coup de jeune ? Vous souhaitez transformer la façon dont vos équipes travaillent et collaborent ? Vous avez envie de mettre en place un pôle d’innovation pour accélérer votre croissance ?

Bien que ces objectifs puissent être atteints en redesignant vos bureaux, réfléchir à une solution de Core-Flex office, sans avoir à tout chambouler, peut-être aussi efficace.

Les espaces de travail flexibles en coworking favorisent l’engagement des collaborateurs. Les services et équipements que vous mettez à leur disposition leur permettent de travailler et collaborer plus efficacement.

Les besoins de salles de réunion et de formations

Vous vous plaignez de ne pas avoir assez de salles de réunion ? Votre loyer vous coûte cher car une partie importante de la surface de vos bureaux est dédiée à des salles de réunion sous-utilisées ?

Opter pour une solution Core-Flex pour permettra de bénéficier de nombreuses solutions de salles de réunion, disponibles à la demande. Vos collaborateurs qui ont besoin de beaucoup de salles de réunion pourront souscrire des quotas d’accès plus importants. Vous rendez ainsi votre organisation de travail plus agile et vous éliminez le coût de m2 sous-exploité

Votre board-room de 50m2 est-elle vraiment nécessaire tout le temps ? On parie que non… et pourtant elle vous coûte environ 40 000€/an.

Un modèle qui devient de plus en plus présent

Depuis plusieurs années, les espaces de coworking et autres solutions flexibles se sont imposés sur le marché parisien. Boostés par une demande de plus en plus forte des entreprises, qui sont tout autant des start-ups que de grands groupes.

Au-delà de la flexibilité que ces espaces proposent, les entreprises sont séduites par l’idée de se trouver dans un écosystème stimulant avec d’autres entreprises.

Les nombreux services et équipements que les espaces de coworking proposent sont un moyen d’attirer et de retenir les talents. De la même manière, inviter vos partenaires et actionnaires dans un espace magistral comme le WeWork de Lafayette démontre aussi un certain niveau de maturité et de puissance de votre entreprise.

La période de pandémie aura également éprouvé l’intérêt d’avoir des bureaux flexibles. Au gré des conjonctures économiques (ou sanitaires) peuvent, ils permettent d’adapter ou résilier rapidement les contrats pour ne pas faire peser une pression financière trop lourde sur l’entreprise dans un climat changeant et incertain.

 

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