Les bureaux Plug and Play : définition, avantages et inconvénients

10 octobre 2022
Leosquare

Le marché du bureau ne cesse d’évoluer. Alors que nous sommes en pleine ascension de l’open space et du flex office, on entend de plus en plus souvent le terme bureaux Plug and Play. Mais quel est ce nouveau style de bureau ? Quelle est sa différence avec les bureaux traditionnels ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? On vous explique tout !

Au sommaire

  • Mais qu’est-ce qu’un bureau Plug and Play ?
  • Les avantages d’avoir un bureau clé en main
  • Les inconvénients d’un bureau Plug and Play

Mais qu’est-ce qu’un bureau Plug and Play ?

Avec l’essor du télétravail et les nouvelles attentes en matière de bureaux, les entreprises sont de plus en plus friandes de solutions flexibles (notamment au niveau de la durée des contrats) et clé en main pour leurs bureaux.

 

Les bureaux Plug and Play sont des bureaux qui offrent les mêmes avantages que les bureaux traditionnels sans avoir à dépenser une fortune en aménagement ni même y passer du temps, puisqu’ils sont déjà équipés et meublés. Comme leur nom l’indique, ce sont des bureaux où vous pouvez littéralement brancher vos ordinateurs et vous mettre au travail.

Parmi les plus grands acteurs de bureau Plug and Play, vous trouverez notamment MyflexOffice, SnapDesk, Deskeo et bien d’autres sur Paris. Envie de visiter un de leurs espaces ? N’hésitez pas à nous contacter, on s’occupe de tout !

On trouve pas mal de synonymes pour exprimer cette nouvelle tendance de bureaux clés en main : bureau Plug and Play, bureau opéré, bureau en prestation de services, bureau clé en main. Tous ces termes ramènent à la même idée. D’ailleurs, on vous explique juste ici pourquoi choisir un contrat en prestation de services et quels sont les différents prix que vous pouvez avoir.

Les avantages d’avoir un bureau clé en main

La flexibilité du contrat de prestation de services

Contrairement au bail commercial 3/6/9 ans, la grande majorité des bureaux Plug and Play sont des bureaux loués via un contrat de prestation de services. Ce type de contrat qui déroge au statut des baux commerciaux est beaucoup plus souple, puisqu’aucune clause n’est définie légalement. C’est un contrat synallagmatique entre le bailleur et le locataire. Les clauses du contrat sont libres et non encadrées par la loi du moment qu’elles ne sont pas contraire au droit commun.

Un avantage financier

Vous l’aurez compris, vous n’aurez pas à dépenser d’argent pour gérer les travaux et l’ameublement de vos bureaux avec ce type de formule. Vous économisez donc une somme non négligeable au début du contrat (CAPEX).

Par ailleurs, les bureaux Plug and Play étant pour la plupart proposés sur des formats de durées flexibles (de quelques mois à plusieurs années), vous pouvez choisir de payer vos bureaux Plug and Play en fonction de la durée dont vous avez réellement besoin. Ça veut donc dire que vous pouvez changer de bureaux ou bien modifier votre contrat au fur et à mesure du temps et de vos besoins de croissance.

Enfin, le plus gros avantage des bureaux Plug and Play et de permettre d’avoir un loyer qui englobe tout : les charges, les taxes et toutes les autres charges liées au bureau. Dans un bail commercial, le coût immobilier est décomposé comme suit : le loyer, les charges locatives de l’immeuble, la taxe bureau, l’impôt foncier et les autres taxes.

Avec un bureau Plug and Play, vous avez un loyer qui comprend tout cela. Il est forcément un peu plus cher, mais cela permet de mieux maîtriser le coût de ses bureaux, plutôt que de devoir anticiper des provisions pour charges et taxes non connues à l’avance.

Des bureaux Plug and Play avec tous les services

Au-delà de l’aménagement des bureaux, la gestion quotidienne de ces derniers peut être une vraie tannée pour l’entreprise. Il faut penser à souscrire tous les contrats nécessaires au bon fonctionnement du bureau dès le début du contrat, mais aussi gérer les prestataires au fil du temps et les petits tracas du quotidien (fuite d’eau, panne internet.).

Avec les bureaux Plug and Play en prestation de services, vous n’avez pas besoin de vous occuper de tout cela car c’est inclus. En effet, pour pouvoir déroger au statut des baux commerciaux et louer des bureaux via un contrat de prestation de services plutôt qu’un bail commercial, il faut que le bailleur propose des services en complément de la mise à disposition du bureau. Les services les plus fréquemment proposés sont donc les services nécessaires au fonctionnement standard d’un bureau à savoir : internet, ménage, mobilier, gestion technique, système de sécurité etc.

L’aide au quotidien pour ses bureaux

La fuite d’eau, les coupures de courant et les problèmes d’Internet font partie des problèmes quotidiens les plus courants que l’on redoute quand on loue un bureau. Avec les bureaux Plug and Play, vous bénéficiez d’une assistance facile pour de tels problèmes et cela vous évite de dédier des ressources (humaines) en interne pour les gérer. Certains bureaux Plug and Play offrent également un support informatique à toutes les entreprises travaillant dans l’espace.

Les inconvénients d’un bureau Plug and Play

Moins de maîtrise

Étant donné que ce n’est pas vous qui allez meubler et équiper au départ les bureaux, il est possible que les aménagements ne conviennent pas complètement à vos attentes ou ce que vous auriez choisi comme matériaux et équipements. Idem pour la gestion des services et leurs niveaux de qualité.

Moins de vision long-terme

Avec un bail commercial, le locataire est certain de pouvoir rester à minima 9 ans dans les bureaux (avec une faculté de résiliation triennale). Avec des bureaux Plug and Play, vous n’êtes assuré de pouvoir rester dans les locaux que pour la durée initialement conclue avec le bailleur. Ainsi la flexibilité du contrat peut également se retourner contre vous, si le bailleur décide de reprendre ses bureaux à la fin de la période contractuelle.

Un coût global du bureau plus élevé

Le fait que la durée soit flexible et que les bureaux soient déjà clé en main, se paye logiquement un peu plus cher que si vous aviez loué des bureaux vides. En moyenne, nous constatons que le prix d’un bureau plug and play est de l’ordre de 20 à 30% plus cher qu’un bureau en bail commercial. Cela étant le prix de la tranquillité a un coût et votre argent sera surement bien investi, si cela vous permet de vous concentrer sur votre business plutôt que sur la gestion de vos bureaux.

Pas le choix concernant l’aménagement et la décoration

Si vous avez besoin d’aménagements spécifiques pour votre activité, il n’est pas préférable d’adopter les bureaux Plug and Play. Idem si vous avez envie d’une décoration spécifique. Bien sûr, vous pouvez rajouter quelques éléments de votre choix mais les bureaux sont déjà meublés dans un certain style de base.

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Chaque année, nous accompagnons des centaines d’entreprises dans leur recherche de bureau plug and play à Paris, en s’occupant de tout à leur place :

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Bref, que ce soit un bureau Plug and Play, un bureau dans un espace de Coworking ou un bail 3/6/9, Leosquare s’occupe de tout pour vous ! N’hésitez pas à contacter nos équipes pour en savoir plus sur nos services.

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