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Flex office au bureau

Le flex office s’adapte t’il à toutes les entreprises ?

28 décembre 2020
Leosquare

Le Flex Office, c’est la nouvelle tendance des entreprises en matière d’aménagement des espaces et de mode de travail. Terminé les bureaux attitrés ! L’adoption du flex-office n’est pas toujours un sujet de réorganisation de l’entreprise. Il est le reflet d’une réflexion globale sur l’avenir du travail et les changements induits par la transformation digitale. C’est une réponse aux changements des attentes des entreprises et des salariés à la recherche de proximité, d’efficacité et de fonctionnalité.

Au sommaire

  • La tendance du flex office
  • Les avantages et inconvénients
  • Comment organiser le flex office ?
  • Conclusion

Le flex office : conséquence des changements de mode de travail

Le flex office n’est pas du télétravail

On a parfois tendance à mélanger les genres. Le flex office et le télétravail sont 2 notions très différentes.
Le flex office est le fait de ne pas avoir de bureau attitré pour un collaborateur, qui pourra choisir de travailler là où bon lui semble dans les bureaux. Certaines entreprises choisissent d’avoir tous leurs collaborateurs en flex office et d’autres dédient seulement une partie de leur bureau au flex office.

Le télétravail, lui consiste à travailler depuis un lieu extérieur à ses bureaux. Le plus souvent à son domicile (appelé aussi home-office).

Le télétravail et des postes vacants qui poussent aux changements

Mobiles et nomades, les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à laisser leur poste de travail vacant. Aujourd’hui, lorsque l’on circule dans les espaces de travail, on réalise que les bureaux sont plutôt vides. Congés, réunions à l’extérieur, télétravail partiel, arrêts maladie… autant de raisons pour révolutionner et optimiser les espaces de travail.

Pas moins de 40% des postes de travail sont quotidiennement inoccupés. Et pourtant, le coût en immobilier représente le deuxième poste de dépense d’une société après la masse salariale.

Notons également que l’explosion du digital n’est pas sans effet sur le développement du Flex Office. Aujourd’hui, la révolution digitale et les solutions cloud permettent d’accéder à ses outils de travail partout et à toute heure. Alors pourquoi rester à son bureau ?

Selon une étude de la Chaire Workplace Management de l’ESSEC sur les bureaux post-covid, en septembre 2020, seulement 4% des salariés voulaient travailler en flex office.

À chaque tache son espace

Le Desk Sharing, ou plus communément appelé Flex Office, c’est un espace de travail qui est organisé selon vos tâches et l’ambiance qu’il vous faut pour les effectuer : phase de brainstorm et design thinking, réunion client, reporting, monitoring etc.

Par exemple, si vous devez revoir la comptabilité annuelle de votre entreprise, allez plutôt faire un tour dans l’espace calme. Si vous avez besoin de l’avis de vos collègues, préférez une zone propice à la communication et au partage, les espaces communs pourront accueillir ce type de réunion.

Avec le Flex Office, les salariés peuvent donc travailler depuis l’espace le plus adapté à leur mission : un bureau libre dans l’entreprise, un espace de réunion, un espace de coworking à Paris, un café, chez soi, etc.

Les avantages du flex office

Le flex office permet de rentabiliser et optimiser l’espace

Le Flex Office permet l’optimisation de l’espace de travail. Les postes de travail n’étant occupés que 60% du temps, ils coûtent chers. On estime le coût  d’un poste à environ 15 000 € par an à Paris, loyer compris.

Ce nouveau mode de travail permet de diminuer le coût immobilier par collaborateur mais aussi de profiter des mètres carrés libérés pour créer des espaces collaboratifs et espaces de vie. C’est en fait une solution économique : supprimer les postes non utilisés pour les réutiliser en diversifiant les environnements de travail et se doter de services utiles aux salariés.

L’idée phare : mettre à disposition des espaces de travail avec moins de postes que de salariés.

Par exemple, chez Bouygues Telecom, les mètres carrés récupérés en passant au Flex Office ont permis de créer des espaces communs : box, salle de créativité, quiet room.

Productivité, créativité et épanouissement

Ce nouveau type d’aménagement vous permet non seulement de casser la routine au bureau mais il amène aussi à entretenir et à créer toujours plus de liens au sein de l’équipe et découvrir de nouvelles méthodes de travail.

La synergie que vous apporte les collaborateurs autour de vous permet gagner en agilité, en productivité et en créativité.

Avec le Flex Office, le salarié est moins contraint. Cela offre une panoplie de solutions adaptables à chacun : télétravail, missions plus ou moins longues chez le client, ambiances de travail différentes etc.

Finalement, au-delà de la simple chasse aux m2, l’augmentation de la qualité de vie au travail est une qualité indissociable du Flex Office.

Les inconvénients du flex office

S’il présente de nombreux avantages, le flex office n’est pas non plus adapté à toutes les entreprises et à tous les collaborateurs.

Un manque d’adhésion encore généralisé

Selon une enquête menée par Opinion Way, 68% des salariés ne seraient pas favorable à la mise en place du flex office. Parmi les principales raisons évoquées : la déshumanisation de l’entreprise et la dépersonnalisation du lieu de travail.

Les français restent encore très attachés à avoir leur propre bureau et un espace à eux au bureau. Le flex office, par son essence même, de ne plus avoir de bureaux attitrés dérange encore. L’avénement du télétravail, poussé notamment la période de Covid est un prometteur des solutions de flex office et malgré les réticences, nous observons une augmentation de la mise en place du flex office aujourd’hui plus que jamais.

Ce que le flex office n’est pas

D’après une étude menée par JLL, le flex office n’est pas… 

– Un épiphénomène : le flex office n’est pas une affaire de start-ups ou de leaders de la Tech : Contrairement aux idées reçues, l’Assurance, la Banque et l’Industrie font partie des précurseurs.

– Un moule universel : Son succès tient à sa capacité à se moduler en fonction
des métiers, des cultures d’entreprises, des équipes, pour formuler une réponse sur-mesure à chaque histoire organisationnelle. 61% des « non-pratiquants » le jugent inadapté à leur métier.

– Une recette miracle à lui seul : Sa capacité à transformer est directement dépendante
du contexte d’entreprise, de la culture managériale, des nouveaux modes de travail impulsés en amont de son déploiement. 77% des entreprises réalisent un pilote pour expérimenter et ajuster avant de se lancer.

– Un aboutissement en soi : C’est au contraire un nouveau départ, une démarche
tournée vers l’avenir, avec la possibilité d’aller
toujours plus loin. Les pratiquants depuis 15 ans défendent « un projet immobilier en continu ».

Comment bien anticiper et organiser le flex office ?

Bien que très séduisante, cet aménagement de l’espace de travail doit pourtant être organisé avec prudence.

Une préparation matérielle et technologique

Evidemment, pour que ce nouvel espace de travail fonctionne correctement, il convient d’anticiper les besoins matériels des salariés (ordinateur portable, smartphone etc.) et besoins technologiques des espaces avec :

– Un réseau Internet rapide et efficace
– Des connectiques ultra performantes partout
– Un système de stockage des fichiers (comme le Cloud par exemple)
– Un procédé de réservation de salles de réunion qui fonctionne bien
– Des plateformes d’échange en interne (réseau social, Slack, Intranet)

Un challenge pour les managers du Flex Office

Evidemment, ces nouveaux espaces nécessitent une transition dans les modes de travail et de management. Gestion des équipes à distance, veiller à l’intégration de chacun, dynamiser le lieu de travail via l’organisation de réunions d’équipes régulières et conserver un sentiment d’appartenance à l’entreprise. En d’autres termes, veiller à ne pas laisser son salarié s’isoler et perdre sa place dans l’entreprise.

Finalement, le Flex Office, c’est avant tout plus de liberté, plus d’autonomie… et un nouveau mode de management basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle.

De nombreux acteurs s’y sont déjà mis

Après la mode de bureau fixe en open-space, le Flex Office est devenu la tendance pour de nombreuses structures qui adoptent ce système de « sans bureau fixe ». Les start-ups, oui mais pas que ! Multinationales et entreprises du CAC 40 s’y sont également mises : BNP Paribas Personal Finance, Danone ou encore Sanofi.

La conclusion sur le flex office

L’étude de JLL conclut ingénieusement dont nous citons les propos ci-dessous sur ce que le flex office est et apporte aux entreprises qui le mettent en place :

– Un subtil jeu d’équilibriste : Dans le flex, tout est toujours une question de curseurs et de tempo. Pousser trop loin ou trop vite la démarche flex peut mettre en péril le projet.
« Il faut faire en sorte que les marches ne soient pas trop élévées, on est obligés d’avancer par étapes ».

– Une séduction à l’usage : Au-delà des grands discours, c’est finalement l’expérience du flex-office qui convainc. L’essayer c’est l’adopter. Parmi les sceptiques du flex, 1 sur 2 se révèle conquis à l’issue de l’emménagement.

– Un accélérateur de mue organisationnelle
Un formidable moyen de mettre en scène et de rendre tangible – le changement voulu par les dirigeants. 64% des pratiquants du flex y voient une occasion de repenser leurs modes de travail .

– Une révolution amorcée par l’open-space
C’est celui-ci qui constitue la plus grande rupture, en ancrant les principes de mobilité et d’activity-based workplace.Si seuls 3% des salariés français déclarent aujourd’hui travailler en flex,(4) 27% travaillent déjà régulièrement de façon flexible.

– Une affaire de comportements, d’humain, de posture managériale et non un débat sur les mètres carrés. 1 entreprise sur 2 ne réalise pas d’économie de m² avec le flex.

Leosquare vous accompagne dans la transition vers le flex office

Depuis de plusieurs années, Leosquare a bien compris les avantages et les profits à tirer du flex office pour certains de ses clients. Nos équipes vous aide à établir votre cahier des charges et la classification de vos besoins afin d’identifier si le flex office est une solution qui peut etre transposée à votre entreprise ou non.

Dans le cas où le flex office est une solution qui a été validée comme intéressante à mettre en place, nous vous accompagnons de A à Z sur l’aménagement de l’espace et sur la politique de communication à mettre en place auprès de vos collaborateurs pour que l’adoption de ce nouveau mode de travail soit une réussite. Contactez-nous pour en discuter avec nos experts.

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