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Anticiper déménagement de bureaux

Éviter les mauvaises surprises du déménagement/emménagement de bureaux

15 janvier 2021
Leosquare

Hourra, vous avez signé vos nouveaux bureaux 🙌 Vous pouvez enfin mettre derrière vous la recherche de vos bureaux.

Tout n’est pas encore fini pour autant. Déménager/Emménager dans de nouveaux bureaux amène généralement son lot de petits tracas ou de mauvaises surprises. Voici les problèmes les plus fréquents et les solutions pour éviter que cela ne vous arrive.

Allez encore un petit effort, on y est presque…

Au sommaire

  • La connexion internet n’est pas à la hauteur
  • Badges d’accès, clés, sécurité comment faire simple et efficace ?
  • Les travaux ne sont pas finis
  • Vous avez perdu des choses pendant votre déménagement
  • Votre nouvelle adresse n’a pas été transmise à tout le monde
  • Gérer la restitution de vos anciens locaux

 #1 La connexion internet n’est pas à la hauteur

Vous voyez déjà votre CTO vous faire les gros yeux parce que la connexion internet de vos nouveaux bureaux n’assure pas, mais alors pas du tout… En même temps, est-ce que vous l’avez invité aux visites ?! La connexion internet, c’est un sujet qui revient très fréquemment, surtout chez les startups qui travaillent principalement en wifi.

Bien que 95% des immeubles de Paris soient fibrés, il reste 5% qui ne le sont pas encore. Espérons que ca ne soit pas le vôtre. Vous pouvez identifier rapidement si un immeuble est fibré et sous quels opérateurs en consultant la base de test Ariase

Notre conseil

Faites visiter les bureaux à votre équipe technique, avant de signer. Si vous n’en avez pas, renseignez-vous sur le type de connexion internet. Si la fibre est présente dans la plupart des immeubles parisiens, cela ne veut pas dire qu’elle fonctionne correctement dans toutes les pièces ou que son débit sera suffisant pour vos besoins. Il existe d’ailleurs plusieurs types de fibre : colt ou noire par exemple.

Des bureaux qui ne disposent pas de local technique avec une baie de brassage pour vos serveurs (la baie doit normalement etre dans une pièce fermée climatisée) ou de prises RJ45 bien réparties, peuvent aussi être un problème.

Si malheureusement vous découvrez le problème un peu tard, des solutions existent pour rétablir une connexion suffisante :

– Revoir la répartition du courant faible en installant dans prises RJ45 au niveau des postes de travail
– Demander le raccordement de votre immeuble à la fibre 
– Placer des répartiteurs de connexion internet dans la pièce principale par exemple.

Dernier petit conseil : pensez à demander une redondance de votre connexion internet, si jamais elle crash vous aurez toujours un backup pour ne pas faire planter tous vos serveurs. Votre CTO vous en remerciera 😉

#2 Badges d’accès, clés, sécurité comment faire simple et efficace ?

La sécurité de vos bureaux est un sujet à ne surtout pas négliger. Pour vos collaborateurs d’une part mais aussi pour les serveurs contenant vos données clients et vos équipements.

La plupart des immeubles de bureaux possèdent des systèmes de sécurité adaptés aux entreprises et à leurs nombreux collaborateurs. Mais il arrive parfois que le système de sécurité en place ne soit pas suffisant ou qu’il n’y ait pas assez de badges ou de clés pour tout le monde.

Notre conseil

Si vous avez suffisamment de badges ou clés pour tout le monde, c’est déjà une bonne nouvelle. Il vous suffira de faire une réunion avec votre équipe pour leur donner leurs accès (pensez à les répertorier avant !) et leur expliquer le fonctionnement du système de sécurité. Notamment le mot de passe au cas où l’alarme se déclencherait et le numéro de la personne à contacter en cas de problème.

Si jamais vous n’avez pas assez de clés/badges pour tout le monde : demandez à votre bailleur/prestataires de vous fournir des badges complémentaires (souvent payants).

Si jamais ce n’est pas possible, comment faire ? L’usage veut que ce soit les managers qui détiennent les clés du bureau, mais est-ce vraiment une bonne idée ? Cela dépend s’ils sont souvent au bureau ou non. La practicité voudrait que ce soient les collaborateurs qui arrivent le plus tôt et ceux qui partent le plus tard qui possèdent les accès. Réfléchissez-y…

Badge ou clé ? On vous conseille vivement les badges. Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes de sécurité à installer rapidement pour un coût très raisonnable (comme les systèmes de serrures connectées Nuki). Les badges coûtent peu cher à produire, vous pouvez les activer et désactiver rapidement, différencier les accès et contrôler les jours/heures d’accès des collaborateurs.

#3 Au secours, les travaux ne sont pas finis et on devait emménager demain !

Les travaux ça prend souvent plus de temps que prévu. Vous devez rendre vos locaux le lundi et emménager le mardi, mais rien n’est terminé ? Panique à bord.

Notre conseil

Prenez toujours une marge sur les travaux. Même s’il y a « que » la peinture à faire ou des meubles à recevoir, des aléas il y en a pleins. Si vos travaux sont censés se terminer le 15 septembre, prévoyez un déménagement le 30 (si c’est possible), voire le 15 du mois suivant si vous êtes pessimistes..

La bonne nouvelle dans cette situation c’est qu’à priori vous l’aurez vu venir. Vous aurez donc le temps de réagir et trouver des solutions pour combler ce time lap.

2 solutions :

– Vous instaurez le télétravail le temps que vos bureaux soient terminés.
– Vous louez des bureaux flexibles ou louer un bureau temportaire dans un coworking. Appelez-nous pour vous donner un coup de main, les situations d’urgence on adore ça.

#4 Vous avez perdu des choses pendant le déménagement

Un grand classique. Un déménagement qui se passe sans encombre c’est rare. Pas de panique, prévoyez le coup et tout devrait bien se passer.

Notre conseil

Choisissez bien votre société de déménagement, notamment en vous assurant qu’ils ont l’habitude de déménager des sociétés (et non uniquement des particuliers). Pourquoi ? Transporter un serveur de plusieurs dizaines de kilos avec des câbles dans tous les sens, ce n’est pas si évident.

Chez Leosquare, nous vous recommanderons des déménageurs spécialistes du BtoB à tarifs négociés spécialement pour vous 💛

Vérifiez leur assurance et souscrivez une assurance complémentaire, si besoin, pour vous indemniser en cas de perte ou de casse. Le coût en vaut la peine on vous assure…

Pour éviter la casse, prévoyez des cartons adaptés (et de qualité !). La plupart des déménageurs vous proposent de faire les cartons à votre place. À vous de voir ! Ça vous fera gagner beaucoup de temps, mais si vous êtes du genre « je le ferai mieux qu’eux » effectivement faites le vous-même. Une nouvelle idée de team building ??

#5 Vos clients/partenaires/prestataires n’ont pas eu votre nouvelle adresse

Si vous êtes bon élève, vous avez prévenu avant de déménager. Mais l’avez-vous fait assez tôt ? Les études ont montré qu’il faut généralement répéter 3 fois un message pour qu’il soit enregistré. Les emails informatifs de ce genre sont souvent lus avec peu d’attention.

La plupart du temps, vous attendez que le déménagement soit fait pour communiquer votre nouvelle adresse à…vos clients, vos presta, vos partenaires, vos investisseurs, votre banquier, les organismes de santé, administratifs etc etc. Vous n’auriez jamais cru que vous connaissiez autant de monde !

Vous n’avez pas envie qu’ils sonnent à la mauvaise porte ou que votre courrier s’entasse au-dessus de votre ancienne boite aux lettres ?

Notre conseil

Anticipez, anticipez, répétez, répétez.

– Mettez une bannière sur votre site web pendant 2 ou 3 semaines (quelque chose de visible mais discret sinon votre team marketing va râler)
– Communiquez sur les réseaux sociaux. Pas uniquement la nouvelle adresse, mais plutôt que votre société se lance dans une nouvelle aventure avec de nouveaux bureaux (et paf vous mettez l’adresse)
– Modifiez la signature de vos emails (de tous vos collaborateurs) en indiquant votre nouvelle adresse.
– Préparez un email 2 semaines avant de déménager pour annoncer votre nouvelle adresse et faites un rappel le jour du départ pour confirmer que le déménagement a bien eu lieu.
Pour vos contacts qui ne seraient pas email-friendly (l’administration par exemple), préparez un courrier.
– Lancez l’impression de nouvelles cartes de visite et le reste de vos supports de communication papier

La liste des contacts à qui transmettre votre nouvelle adresse :

– Prestataires
– Partenaires
– Investisseurs
– Banquier
– Assureurs
– Cabinet RH, Cabinet comptable
– L’assurance, mutuelle, prévoyance
– La médecine du travail
– L’URSSAFF
– Les impôts
– Pôle emploi

#6 Gérer la restitution de vos anciens bureaux

Naturellement vous serez occupés à peaufiner les derniers détails de vos futurs bureaux plutôt que penser aux anciens. Mais déménager est souvent synonyme de restitution de locaux. Ce n’est pas la partie la plus sympathique, mais anticipez pour éviter que cela prenne plus de temps que nécessaire.

Notre conseil

Dès vos nouveaux bureaux trouvés, relisez votre bail ou votre contrat actuel pour avoir en tête les conditions de restitution. Les travaux à prévoir ? Le détail de la remise en état ?

Pour des bureaux en prestation de services, on vous demandera simplement de libérer les bureaux le jour J. S’ils sont en mauvais état (les taches de café sur la moquette…), votre prestataire vous facturera la remise en état mais s’en chargera à votre place.

Pour des bureaux en bail commercial, vous devrez gérer vous-même la remise en état. Sollicitez en amont les prestataires pour qu’ils puissent s’en occuper avant votre départ.

Pour éviter tout problème, utilisez notre to do list « déménagement 0 stress »

Il y a beaucoup de choses à penser pour préparer son déménagement et ne rien oublier. Heureusement, Leosquare a pensé à vous et à créer une to-do list Déménagement 0 stress, avec toutes les choses à ne pas oublier. Merci qui ? 😘

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