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Impliquer les collaborateurs changement de bureaux

Pourquoi impliquer les collaborateurs au changement de bureaux

23 septembre 2022
Leosquare

Lorsque vous décidez de changer de bureau, il y a plusieurs critères à respecter. Il faut que les employés s’y plaisent, qu’il soit bien placé, qu’il soit de la bonne taille, qu’il soit assez lumineux. Mais comment faire pour qu’il plaise à tout le monde. N’hésitez pas à jeter un coup d’œil à notre article sur Comment vous assurer que vos employés sont satisfaits dans vos nouveaux bureaux ?

Au sommaire

  • Pourquoi est-ce important de solliciter l’avis des équipes ?
  • Sur quelles techniques s’appuyer ?
  • Comment bien préparer le projet ?

Pourquoi est-ce important de solliciter l’avis des équipes ?

Ce qui compte le plus pour les collaborateurs

Le changement de bureau touche toute l’entreprise. Comme tout changement, il peut être pris comme une menace. Il est donc primordial de se concentrer sur les attentes des collaborateurs. La réussite du déménagement de bureau va dépendre de leur adhésion au projet et de leur implication.

Selon une étude réalisée par l’IFOP, voici les 3 attentes principales des français concernant leur bureau :

L’accès à des services et commerces au sein ou juste à côté de leur lieu de travail ;
La mise à disposition d’espaces tels que café, cafétéria ou salons ;
Les salles de réunion pour pouvoir travailler en équipe.

Selon une étude faite par Ring Central, 69% des employés pensent que les conditions de travail représentent le critère principal pour rester dans leur emploi actuel. Certaines entreprises se demandent donc quelles sont les attentes de leurs collaborateurs concernant leur bureau.

L’écoute

Lorsque la personne concernée se charge de trouver des nouveaux bureaux, comment peut-elle faire pour impliquer les membres de son équipe ? Tout d’abord, en écoutant leurs envies et leurs besoins.

Chez Leosquare, nous avons développé un outil d’enquête collaborateurs. Il permet de découvrir où et comment vos collaborateurs aimeraient travailler à travers des interviews en ligne anonymes.

Il permet :

D’établir le baromètre de satisfaction de votre équipe sur leur(s) environnement(s) de travail ;
D’identifier les axes d’amélioration et les attentes ;
De découvrir si les bureaux actuels sont toujours adaptés aux besoins.

L’avantage de faire réaliser cette enquête par Leosquare et non en interne est de garantir à vos équipes l’anonymat de leurs réponses. Et donc d’avoir de vraies réponses pour prendre les bonnes décisions.

Sur quelles techniques s’appuyer ?

Le sondage

Changer de bureau, c’est aussi changer les habitudes de vos collaborateurs. Alors pourquoi ne pas les interroger sur le sujet ?

Voici une petite liste de questions à poser avant de déménager :

Combien de temps mettez-vous pour venir au bureau ?
Êtes-vous satisfaits de la localisation actuelle de nos bureaux ?
Est-ce que vous trouvez cela raisonnable ou trop long ?
Utilisez-vous les transports en commun pour vous rendre au travail ?
Quel est l’intérêt que vous portez sur les commerces, solutions de restauration pouvant se trouver dans les alentours du bureau ?
Pensez-vous qu’un déménagement pourrait avoir un impact positif / ou négatif sur votre productivité au travail ?
Vous préférez travailler dans un espace de Coworking avec d’autres entreprises ou vous préférez des bureaux uniquement pour notre équipe ?
Vous préférez travailler en open space ou dans des bureaux cloisonnés ?

Cette liste peut bien évidemment être adaptée en fonction de vos questions et de vos envies. Mais pourquoi ne pas faire participer ses collaborateurs sachant qu’ils sont les principaux concernés ?

Le vote

Avant de déménager, certaines entreprises font parfois le choix de faire voter leurs collaborateurs. Cependant, la règle doit être simple : seuls les employés ayant visité les espaces envisagés ont le droit de voter. Lorsqu’on prend une décision aussi importante que la location d’un nouveau bureau, il n’est pas nécessaire de faire cavalier seul. L’union peut aussi faire la force. Et c’est ce genre d’action qui nous inspire chez Leosquare. 🙂

L’exemple de l’un de nos clients : Pretto

Pretto, l’expert en ligne du crédit immobilier, vient de changer de bureau. Pour ce faire, ils ont fait voter leurs équipes pour choisir entre 2 immeubles : l’un un peu éloigné du centre de Paris mais avec des espaces extérieurs (terrasses, jardin) et l’autre très central mais sans espaces extérieurs.

Les collaborateurs ont finalement voté pour l’immeuble qui était le plus central dans Paris et surtout à quelques numéros de leurs bureaux actuels. Preuve en est que la localisation est un choix extrêmement important et qu’il ne faut pas négliger l’impact que peut avoir les temps de transport sur le choix d’un nouveau site pour ses bureaux.

La participation

Un autre moyen d’impliquer les employés dans la recherche de bureau est tout simplement de les faire participer aux visites.

Cela peut se passer de plusieurs façons. Le décisionnaire s’occupe de faire les visites seul et fait ensuite appel à quelques associés / collaborateurs pour venir revisiter les lieux. Il est aussi possible qu’un collaborateur préqualifié s’occupe de commencer les visites et de faire une sélection et faire appel par après au CEO pour qu’il s’occupe de prendre la décision finale.

Comment bien préparer le projet ?

Check list et calendrier

Organiser son déménagement n’est pas facile. La clé est de rester organiser pour ne rien oublier. Comme d’habitude, chez Leosquare, on pense à vous ! On vous a donc préparé la to-do list du déménagement de bureaux.

Vous pouvez aussi créer un calendrier avec les tâches obligatoires et les classer selon le délai, leur nature ou autre. Cela va vous permettre de prioriser vos tâches mais aussi de gagner du temps.

Cependant, il n’est pas facile de s’occuper d’un déménagement tout seul…

Faire appel à un conseil

Que ce soit pour une startup, une PME ou un grand groupe, la conclusion est la même : il faut choisir le bon bureau. Cependant, la recherche de bureau demande du temps pour dénicher les bonnes offres, de la réactivité et une bonne connaissance du marché.

C’est pourquoi, nous vous conseillons de faire appel à un conseil en immobilier de bureau. Et ça tombe bien, c’est exactement ce que nous sommes.

Depuis 2016, Leosquare accompagne les entreprises dans l’ensemble de leurs problématiques immobilières : de la recherche de bureaux, à la sous-location, la résiliation de bail ou aide à l’aménagement de bureaux, la palette de services est large.

Nous nous occupons de :

La qualification de votre besoin ;
La chasse de vos bureaux ;
La négociation du bail ou de la vente ;
L’accompagnement tout au long mais aussi après la signature.

Si vous voulez en savoir plus, Cynthia Bernard, la CEO de Leosquare a été invitée à participer à un webinaire organisé par Deskare afin de répondre à la question suivante :

“Quelles sont les attentes des collaborateurs par rapport à leurs (futurs) bureaux ?”

Pour y participer, ça se passe juste ici.

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Nous transformons votre projet immobilier en une expérience agréable, efficace et sur-mesure.

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