Renouvellement de votre bail commercial : ce que vous devez savoir

Le renouvellement d’un bail commercial n’est pas simple à négocier pour toute personne non initiée. Afin de renégocier les conditions de location, il est fortement recommandé de s’appuyer sur l’expertise d’un professionnel immobilier.

Si votre bail commercial arrive à l’une de ses échéances triennales ou à son terme, voici ce que vous devez absolument savoir.

Au sommaire

• Renouvellement du bail commercial : les points principaux
• Si le congé du bail commercial est donné par le bailleur
• Si le congé du bail commercial est donné par le locataire
• Pourquoi faire appel à un Conseil pour négocier le renouvellement de votre bail commercial

Le renouvellement d’un bail commercial : les points principaux

Lorsqu’un locataire signe un bail commercial, il a normalement la possibilité de sortir de son bail tous les 3 ans (d’où le nom bail 369), alors que le bailleur, lui, est engagé pendant 9 ans. Lorsque l’on arrive à la fin de la période des 9 ans, on appelle ça, non plus l’échéance mais le terme du bail.

Si la renégociation du bail intervient la plupart du temps au terme du bail, elle peut également avoir lieu à tout moment et notamment lors des échéances triennales. Le bailleur est alors plus ouvert à la négociation car il sait que son locataire peut décider de mettre fin au bail de plein droit.

Lorsque vous arrivez à une échéance ou au terme de votre bail, 3 options s’offrent à vous :

– Soit le locataire ou le bailleur souhaite mettre fin au bail ;
– Soit le bail se prolonge de manière tacite ;
– Soit il y a renouvellement de bail à la demande du bailleur ou du locataire.

Que se passe t’il si les conditions de renouvellement ont été déjà négociées ?

Selon les cas, il est possible que votre bail commercial initial prévoit déjà les conditions du renouvellement, notamment en termes de loyer. Cela ne doit pas pour autant vous dissuader d’entamer une renégociation. Rien n’est figé dans le marbre et vous auriez tort de ne pas essayer.

La tacite prolongation du bail

Si le propriétaire et le locataire ne se prononcent pas à la fin d’un contrat de bail, il y a prolongation du bail commercial de manière tacite, pour une durée indéterminée. Il n’y a pas de rédaction d’un nouveau bail commercial, ce sont les conditions du bail initial qui s’appliquent.

Le montant du loyer

Le montant du loyer reste le même. Le bailleur a cependant la possibilité de réviser le loyer à chaque échéance triennale. A savoir qu’au-delà de 12 ans, le bailleur a la possibilité de déplafonner le loyer afin de l’ajuster à la valeur locative du marché. Il est donc judicieux d’échanger avec son bailleur avant l’anniversaire des 12 ans.

Mettre fin à la prolongation tacite du bail commercial

Pour mettre fin au renouvellement tacite du bail , un congé doit être envoyé par une des parties par acte de commissaire de justice 6 mois minimum avant la fin du bail commercial (et au dernier jour du trimestre civil).

💡A savoir : lors d’un renouvellement tacite du bail, le locataire n’est plus titulaire du droit au bail, mais il peut toujours revendre son fond de commerce (pour les commerces notamment, il n’y a pas de notion de fond de commerce pour des bureaux).

Le renouvellement du bail commercial

À la fin des 9 ans, le locataire ou le bailleur peuvent décider de renouveler le bail commercial et de négocier de nouvelles conditions de location. Un nouveau bail (repartant alors pour 9 ans) est alors conclu.

Aparté : de nouvelles conditions peuvent être négociées à tout moment, et notamment lors des échéances triennales. Un avenant au bail peut alors être conclu.

Quelles sont les conditions pour qu’un bail commercial soit renouvelé ?

– Il doit déjà y avoir un bail existant ;
– Il faut être immatriculé au registre du commerce ou au répertoire des métiers ;
– Le locataire doit être propriétaire du fonds de commerce ;
– Le fond doit avoir été exploité depuis minimum 3 ans.

Si le congé du bail commercial est donné par le bailleur

Le bailleur a le choix de donner congé à son locataire avec ou sans offre de renouvellement.

Néanmoins il doit nécessairement respecter un certain formalisme, il doit :

– Être donné par acte de commissaire de justice ;
– Au moins 6 mois à l’avance et pour le dernier jour du trimestre civil ;
– Préciser le motif du congé ;
– Indiquer que si le locataire veut contester ou demander le versement d’une indemnité d’éviction, il a 2 ans pour saisir le tribunal compétent.

Congé donné avec offre de renouvellement du bail

En général, lorsqu’il y a congé avec offre de renouvellement, le propriétaire profite de l’occasion pour augmenter le loyer. Ce nouveau loyer doit être clairement indiqué au locataire.

Il y a donc 3 possibilités pour le locataire :

– Accepter le renouvellement de bail au nouveau prix (de manière tacite, via commissaire de justice ou par lettre recommandée) ;
– Accepter le renouvellement mais refuser la révision du loyer ;
– Refuser le renouvellement de bail. Dans ce cas, le bail prend fin sans versement d’indemnité d’éviction.

Congé donné sans offre de renouvellement du bail

Cela signifie que le bailleur ne souhaite pas renouveler le bail. Pour ce faire, il doit se justifier et expliquer les raisons de cette décision. Par exemple : paiement non-fait ou locaux détériorés, etc.

Si le bailleur n’arrive pas à justifier ses raisons auprès du locataire de manière légitime, une indemnité d’éviction pourra alors être demandée par le locataire.

Si le congé du bail commercial est donné par le locataire

Le locataire a la possibilité d’être à l’initiative de la demande de renouvellement. Un formalisme précis s’applique également :

– Au moins 6 mois à l’avance et pour le dernier jour du trimestre civil par lettre AR ou par acte de commissaire de justice.
– Indiquer la mention de alinéa 4 de l’article L. 145-10 du Code de Commerce
« dans les 3 mois de la notification de la demande en renouvellement, le bailleur doit, par acte d’huissier, faire connaître au demandeur s’il refuse le renouvellement en précisant les motifs de ce refus. A défaut d’avoir fait connaître ses intentions dans ce délai, le bailleur est réputé avoir accepté le principe du renouvellement du bail précédent ».

Le bailleur accepte le renouvellement du bail commercial

Le bailleur a 3 mois pour donner sa réponse. Dans le cas contraire, cela revient à l’acceptation du renouvellement du bail.

Le formalisme d’acceptation de l’acceptation n’est pas défini, l’accord peut être donné de manière orale ou écrite. Néanmoins, si le bailleur qui accepte le renouvellement du bail, sous condition d’augmentation de loyer,doit le faire savoir à son locataire via un acte de commissaire de justice.

Le bailleur refuse le renouvellement du bail commercial

Il est aussi possible que le bailleur décide de refuser le renouvellement proposé par le locataire. Cependant, il y a des conditions à respecter pour que le refus soit valable :

– Il doit le faire par acte de commissaire de justice ;
– Donner les raisons de son refus au renouvellement du bail, qui doivent être graves et légitimes (non paiement de loyer, détérioration des locaux etc.) ;
– Indiquer que si le locataire veut s’opposer au refus, il doit saisir le tribunal dans un délai de 2 ans.

Pourquoi faire appel à un Conseil pour négocier le renouvellement de votre bail commercial ?

Bénéficiez d’un effet de levier pour négocier

Dans la majorité des cas, les bailleurs ne vont pas faire de concessions s’ils sont sûrs que le locataire va rester. Un renouvellement doit donc être traité comme un nouveau projet. Cela passe par une nouvelle sélection de bureaux même si vous n’envisagez pas de déménager.

L’objectif de la démarche est de trouver une alternative qui puisse valoir la peine de quitter vos bureaux actuels afin que vous soyez indifférent au fait de partir ou de rester, et ainsi permettre d’avoir une négociation plus ferme.

Le renouvellement est souvent le meilleur scénario pour les bailleurs car c’est la solution la plus avantageuse financièrement pour eux :

– Cela évite la vacance locative ;
– Cela permet d’économiser sur les coûts liés à la re-commercialisation des bureaux ;
– La participation éventuelle du bailleur aux travaux sur la surface est moindre par rapport à une nouvelle location.

Si le renouvellement de bail est intéressant pour le bailleur, il faut que le locataire puisse également tirer un avantage de cette situation.

Ayez une meilleure vision du marché

Tout n’est pas uniquement une question de levier. Étudier de nouvelles propositions de bureaux potentiels permet aussi d’avoir une meilleure compréhension du marché. En effet, depuis la signature de votre bail, le marché a sûrement évolué. Les prix ont pu fluctuer (à la hausse comme à la baisse), la tension sur le marché et le contexte économique sont peut-être différents… Tous ces éléments de contexte permettent d’établir si vous êtes dans une position favorable ou non pour négocier le renouvellement de votre bail.

Travailler avec un Conseil immobilier qui fait de la renégociation vous permettra d’avoir accès à des informations de marché à jour et des références de bureaux comparables au vôtre.

Le renouvellement de votre bail approchant, vous pourrez aussi en profiter pour solliciter l’avis de vos collaborateurs pour savoir comment ils se sentent dans les bureaux et quelles sont leurs attentes. Par exemple, chez Leosquare nous avons créé une enquête collaborateurs qui vous sera utile pour connaître vos enjeux par rapport à vos espaces de travail.

Obtenez la meilleure négociation sur le renouvellement du bail

Il est important d’anticiper l’échéance de son bail. Nos experts recommandent de commencer à réfléchir à vos options de renouvellement un an avant l’expiration du bail. Cela vous donne la possibilité de tirer parti de toutes vos options et d’obtenir les meilleures conditions pour le renouvellement de celui-ci.

Faites appel à un expert comme Leosquare

Leosquare est un cabinet de Conseil immobilier spécialisé dans l’accompagnement des entreprises (Conseil Utilisateurs). Nos équipes vous accompagnent dans la recherche de vos nouveaux bureaux mais également dans la négociation et la renégociation de vos contrats de location.

Forts de notre expérience, nous vous aidons à définir la meilleure stratégie pour négocier le renouvellement de votre bail en préservant votre relation avec votre bailleur.

Notre audit sur votre situation est gratuit, n’hésitez pas à contacter nos équipes pour en savoir plus.