Les démarches administratives à faire lors d’un changement de bureau

Les démarches administratives immanquables

Ça y est, vous avez trouvé vos nouveaux bureaux, le changement de locaux est proche. Mais déménager n’engendre pas seulement un changement de localité et d’espace de bureaux. Cela implique de s’atteler à des démarches administratives diverses, dont certaines nécessitant d’être traitée plusieurs semaines en amont.

Le bail actuel

Si vous êtes locataire en bail 3-6-9 ou bail dérogatoire, n’oubliez pas de prévenir le propriétaire des locaux de votre départ imminent afin de respecter le délais de préavis de 6 mois. Pour informer le bailleur, le locataire peut ainsi donner congé à tout moment par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d’huissier.

Les contrats de services

Procédez à la résiliation de l’ensemble des abonnements contractés pour vos anciens bureaux au moins une semaine avant votre déménagement, afin de pouvoir enclencher les nouveaux lors de votre emménagement. Reprenez tous vos contrats un à un pour être certain des délais à tenir :
– électricité
– gaz
– eau
– suivi de courrier
– lignes téléphoniques
– contrat Internet
– contrat d’assurance

Les interlocuteurs à ne pas oublier

Toutefois, certains interlocuteurs doivent également être prévenus afin de leur notifier votre changement d’adresse, bien que cela n’affecte pas les contrats engendrés avec eux :
– sécurité sociale
– Urssaf
– banque
– clients
– prestataires
– salariés
– les organismes de santé et prévoyance où l’entreprise à souscrits les contrats pour les collaborateurs
– l’organisme de retraite
– la médecine du travail (dont le lieu peut changer en fonction de la nouvelle adresse)
– Pôle Emploi
– compagnie d’assurance
– cabinet comptable
– cabinet RH

Et les procédures indispensables

Au delà des procédures dites « classiques » évoquées ci-dessus, le bal des démarches n’est pourtant pas clos à ce chapitre. Reste des démarches cruciales à entamer pour déménager sereinement et en toute légalité.

Domiciliation

La domiciliation d’une entreprise correspond à son adresse administrative (siège social) et doit être déclarée au centre de formalités des entreprises. Cette démarche nécessite de s’y prendre au moins un mois à l’avance pour que le changement soit effectif au moment de votre arrivée dans vos nouveaux locaux. A savoir, cette action engendrera certainement le changement de numéro SIRET identifiant l’établissement de votre entreprise.

Pour cette étape, il vous sera demandé les éléments suivants :
– le formulaire M2 (Déclaration de modification d’une entreprise – Personne morale) signé en 3 exemplaires
– 2 copies des statuts à jour certifiées conformes
– 2 exemplaires de la décision d’assemblée générale extra-ordinaire (AGE) certifiés conformes
– 1 copie du journal d’annonce légale ou attestation du dépôt de l’annonce légale
– 1 justificatif de la prise en mains des locaux (facture)
– 1 attestation de domiciliation (personnes morales), dans laquelle on précise qu’on a le droit (provisoirement, ou définitivement) d’installer le siège social de la société chez soi (et s’engager à ne pas recevoir de clientèle, ni à entreposer des marchandises)
– 1 chèque d’un montant variable selon la situation (89.54€ par exemple si le transfert du siège est au sein de la même circonscription, dans un nouvel établissement, que l’établissement de départ est supprimé et que la société est gérée par son associé unique)
– 2 procès-verbaux de l’assemblé générale décidant du déménagement en guise de justificatif au CCI
– la preuve de passage d’une annonce légale.

Il faudra en conséquent penser à changer les mentions légales ainsi que les conditions générales d’utilisation du site internet avec la nouvelle adresse et le nouveau numéro SIRET.

Cadre juridique

Enfin, veillez à bien respecter le cadre juridique lié à ce déménagement. Pour cela, le transfert d’entreprise est soumis au régime du contrat de transport. Ainsi, une déclaration de valeur des biens doit être faite.

A savoir également, si votre société emploie plus de 50 salariés, il est également indispensable de prévenir le CE (Comité d’entreprise) et le CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) de votre déménagement. Les représentants du personnel doivent impérativement participer au projet de déménagement.

Legalstart

Legalstart facilite les démarches juridiques, administratives et comptables. Pour vous accompagner toujours plus, Leosquare a établi un partenariat avec Legalstart afin d’établir notamment les formalités de changement de siège. Nos clients bénéficient de tarifs préférentiels sur toutes les démarches Legalstart, contactez-nous pour en savoir plus.

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