La domiciliation d’entreprise : comment faire ?

Qu’est-ce-que la domiciliation d’entreprise ?

L’immatriculation d’une entreprise au RCS (régime du commerce et des sociétés) ou au RM (répertoire des métiers) impose de faire état d’une domiciliation. Sans cette dernière, l’immatriculation se verra refusée puisque c’est l’adresse qui doit figurer sur les documents administratifs et commerciaux (devis, factures…) de votre entreprise.

Mais concrètement, qu’est ce que la domiciliation d’entreprise ? Elle permet à une entreprise de bénéficier d’une adresse postale, autrement dit celle de son siège social, différente de celle où l’entreprise se situe physiquement. Cette adresse doit cependant préalablement être déclarée au centre de formalités des entreprises (CFE).

En connaître ses avantages

Le principal avantage de la domiciliation est de disposer d’une adresse différente, souvent plus prestigieuse, de celle des locaux où s’exerce l’activité, ce qui permet donc de valoriser l’image de l’entreprise.

Dans un second temps, c’est un moyen de passer outre les frais relatifs à location d’un local. Par exemple, un jeune entrepreneur ne nécessite pas forcément au démarrage de son activité de l’usage de locaux commerciaux, et un bail 3/6/9 ou un bail précaire engageraient de surcroît des charges inhérentes à l’utilisation des lieux. Cette solution de domiciliation permet ainsi de s’affranchir des coûts dus aux locaux si l’entrepreneur travaille, entre autre, de son domicile.

Justement, la domiciliation d’entreprise permet également de protéger l’adresse personnelle du représentant légal. Si il est néanmoins possible de domicilier une entreprise à l’adresse de son représentant, mieux vaut privilégier la domiciliation pour se protéger contre d’éventuelles représailles de clients ou prestataires mécontents par exemple. De surcroît, en engageant son adresse personnelle, si le représentant est amené à déménager de son domicile, le transfert du siège social de l’entreprise engendrera des coûts inhérents aux procédures administratives à effectuer.

Savoir à qui s’adresse la domiciliation

Disposer d’un siège social fait partie des étapes obligatoires dans la création de toute entreprise, que sa raison sociale soit une société ou encore une entreprise individuelle. Toute entreprise s’étant vue attribué un numéro de SIRET peut accéder à la domiciliation d’entreprise. En effet, cette dernière permet d’identifier une société, c’est un indicateur quant à sa nationalité et ses statuts juridiques et fiscaux.

Comment domicilier son entreprise ?

Dès lors où une entreprise est immatriculée, elle peut alors choisir son siège social. Lors de sa demande d’immatriculation, le créateur d’entreprise, le domicilié, doit présenter le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ses locaux, le domiciliataire.

Définir où se domicilier

À son domicile personnel

Le représentant d’une entreprise individuelle (par exemple un commerçant, artisan ou un auto-entrepreneur) peut domicilier son activité à l’adresse de son domicile personnel puisque effectivement un entrepreneur peut pratiquer son activité chez lui si le bail ou le règlement de copropriété y est favorable. Si vous êtes locataire et qu’aucun contrat ou loi ne s’y oppose, une simple lettre recommandée avec accusé de réception est nécessaire pour prévenir votre propriétaire.

Dans le cas d’une société, la domiciliation au domicile du représentant légal est là encore possible, mais seulement à l’adresse du domicile du dirigeant (PDG ou gérant par exemple), or l’adresse d’un associé n’est nullement envisageable.

Dans les locaux dédiés à l’activité

Une entreprise, une société aussi bien qu’une entreprise individuelle, peut être domiciliée dans un local dédié à son activité, qu’importe que le dirigeant soit locataire ou propriétaire des lieux. Cependant, comme vu précédemment, il est nécessaire de s’assurer au préalable qu’aucune règle d’urbanisme ou clause du bail ne s’oppose à la pratique d’une activité professionnelle dans ces locaux pour y fixer sa domiciliation sans limitation de durée. Dans le cas contraire, seule une durée maximale de cinq ans est envisageable.

Au sein d’une pépinière d’entreprise

Afin de modérer les coûts, le représentant peut choisir de rejoindre une pépinière d’entreprise, dont les locaux communs sont partagés par plusieurs sociétés. Cette solution s’avère intéressante notamment pour les entreprises naissantes ou en cours de création, puisqu’elle permet d’être accompagné dans les démarches, de profiter d’équipements comme les salles de réunion, et de services mutualisés comme la réception des clients ou celle du courrier.

Auprès d’une société de domiciliation

Un entrepreneur peut aussi opter pour les services d’une société de domiciliation, celle-ci devant être agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS. Elle permet à l’entrepreneur de profiter d’un siège social dont l’adresse est souvent valorisante ainsi que d’une adresse postale, commerciale et administrative. Cela signifie une réception et gestion des courriers et colis, la mise à disposition de locaux pour toute réunion, la réception des clients et autres services pouvant être associés (juridique, comptable etc).

Le contrat de domiciliation devant être conclu entre le domicilié et le domiciliaire, doit être écrit, doit contracter une durée minimale de 3 mois et être renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Il doit également être mentionné au RCS du domicilié, avec l’indication du nom ou de la dénomination sociale et les références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire.

Au sein d’une autre entreprise

Par ailleurs, une société peut être domiciliée dans les locaux d’une entreprise tierce (s’il s’agit d’une société et de ses filiales, un contrat de domiciliation n’est dans ce cas pas obligatoire). Néanmoins, si cette-dernière n’est pas propriétaire des locaux où elle exerce, il faudra en amont qu’elle fasse la demande d’accord écrite de son bailleur.

Les démarches à suivre pour sa domiciliation

Lorsque le créateur d’entreprise s’adresse au CFE, c’est l’instant où s’officialise la domiciliation de son entreprise. Parmi les formulaires et autres papiers demandés pour la création du dossier, il se doit de fournir le justificatif de sa domiciliation comme la copie du bail et la lettre au propriétaire, ou encore un titre de propriété.

En faisant appel à une société de domiciliation, c’est le contrat de domiciliation établi entre le domicilié et le domiciliataire que l’entrepreneur doit fournir.

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