Vous vous demandez peut-être ce qu’est réellement la domiciliation d’entreprise. Est-ce obligatoire ? À quoi ça sert et quelles sont les situations qui la préconisent. Si vous avez décidé de domicilier votre entreprise, nous allons vous aider à y voir plus clair sur les démarches et qui peut vous aider au besoin.
Au sommaire
- Qu’est-ce-que la domiciliation d’entreprise ?
- En connaître ses avantages
- À qui s’adresse la domiciliation
- Comment domicilier son entreprise ?
Qu’est-ce-que la domiciliation d’entreprise ?
Domicilier son entreprise est une obligation légale
L’immatriculation d’une entreprise au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Répertoire des Métiers) impose d’avoir d’une domiciliation. C’est une obligation légale car toute entreprise doit déclarer une adresse physique au CFE (Centre des Formalités des Entreprises).
Sans cette dernière, l’immatriculation se verra refusée puisque c’est l’adresse admnistrative et fiscale de l’entreprise. C’est notamment cette adresse qui devra figurer sur vos documents administratifs et commerciaux (devis, factures…). C’est obligation s’adresse aux entreprises mais également aux auto-entrepreneurs.
Comment domicilier son entreprise ?
Dès lors où une entreprise est immatriculée, elle peut alors choisir son siège social. Lors de sa demande d’immatriculation, le créateur d’entreprise « le domicilié », doit présenter le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ses locaux, le domiciliataire.
Où peut-on domicilier son entreprise ?
À son domicile personnel
Le représentant d’une entreprise individuelle (par exemple un commerçant, artisan ou un auto-entrepreneur) peut domicilier son activité à l’adresse de son domicile personnel puisque effectivement un entrepreneur peut pratiquer son activité chez lui si le bail ou le règlement de copropriété y est favorable. Si vous êtes locataire et qu’aucun contrat ou loi ne s’y oppose, une simple lettre recommandée avec accusé de réception est nécessaire pour prévenir votre propriétaire.
Dans le cas d’une société, la domiciliation au domicile du représentant légal est là encore possible, mais seulement à l’adresse du domicile du dirigeant (Président ou Gérant), or l’adresse d’un associé n’est nullement envisageable.
Dans les locaux dédiés à l’activité
Une entreprise, une société aussi bien qu’une entreprise individuelle, peut être domiciliée dans un local dédié à son activité, qu’importe que le dirigeant soit locataire ou propriétaire des lieux. Cependant, comme vu précédemment, il est nécessaire de s’assurer au préalable qu’aucune règle d’urbanisme ou clause du bail ne s’oppose à la pratique d’une activité professionnelle dans ces locaux pour y fixer sa domiciliation sans limitation de durée. Dans le cas contraire, seule une durée maximale de cinq ans est envisageable.
Si vos bureaux se trouvent dans un coworking à Paris, vérifiez que vous pouvez y domicilier votre entreprise. La plupart des coworking vous permettent de domicilier votre entreprise mais certains n’ont pas l’agrément préfectoral nécessaire.
Au sein d’une pépinière d’entreprise
Afin de modérer les coûts, le représentant peut choisir de rejoindre une pépinière d’entreprise, dont les locaux communs sont partagés par plusieurs sociétés. Cette solution s’avère intéressante notamment pour les entreprises naissantes ou en cours de création, puisqu’elle permet d’être accompagné dans les démarches, de profiter d’équipements comme les salles de réunion, et de services mutualisés comme la réception des clients ou celle du courrier.
Auprès d’une société de domiciliation d’entreprise
Un entrepreneur peut aussi opter pour les services d’une société de domiciliation, celle-ci devant être agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS. Elle permet à l’entrepreneur de profiter d’un siège social dont l’adresse est souvent valorisante ainsi que d’une adresse postale, commerciale et administrative. Cela signifie une réception et gestion des courriers et colis, la mise à disposition de locaux pour toute réunion, la réception des clients et autres services pouvant être associés (juridique, comptable etc).
Le contrat de domiciliation devant être conclu entre le domicilié et le domiciliaire, doit être écrit, doit contracter une durée minimale de 3 mois et être renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Il doit également être mentionné au RCS du domicilié, avec l’indication du nom ou de la dénomination sociale et les références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire.
Au sein d’une autre entreprise
Par ailleurs, une société peut être domiciliée dans les locaux d’une entreprise tierce (s’il s’agit d’une société et de ses filiales, un contrat de domiciliation n’est dans ce cas pas obligatoire). Néanmoins, si cette-dernière n’est pas propriétaire des locaux où elle exerce, il faudra en amont qu’elle fasse la demande d’accord écrite de son bailleur.
Les services de domiciliation d’entreprise
Quand a t’on recours à un service de domiciliation ?
La domiciliation d’entreprise se définit comme l’attribution d’une adresse postale différente de celle où l’entreprise exerce réellement son activité.
Certaines entreprises comme SeDomicilier proposent justement des services de domiciliation. Grâce à elles, vous pourrez bénéficiez d’une adresse que vous choisirez et qui deviendra l’adresse fiscale et juridique de votre entreprise. Cette activité de domiciliation est règlementée par le décret n° 85-1280 du 5 Juillet 1985. Les sociétés qui proposent de tels services sont tenues de respecter un certain cadre légal (agrément préfectoral, proposer des salles de réunion, et elles-mêmes être immatriculées au RCS).
Quels sont les avantages de la domiciliation d’entreprise ?
Le principal avantage de la domiciliation est de disposer d’une adresse différente, souvent plus prestigieuse, de celle des locaux où s’exerce l’activité, ce qui permet donc de valoriser l’image de l’entreprise.
Une société peut avoir aussi recours à la domiciliation si elle ne souhaite pas louer de bureaux. Par exemple, un jeune entrepreneur n’a pas forcément besoin au démarrage de son activité de bureaux. La signature d’un bail commercial 3/6/9 ou même d’un bureau flexible représenterait une charge financière trop importante au début. Avoir recours à la domiciliation permet donc de s’affranchir des coûts dus aux locaux si l’entrepreneur travaille, entre autre, de son domicile.
Justement, la domiciliation d’entreprise permet également de protéger l’adresse personnelle du représentant légal. Si il est néanmoins possible de domicilier une entreprise à l’adresse de son représentant, mieux vaut privilégier la domiciliation pour se protéger contre d’éventuelles représailles de clients ou prestataires mécontents par exemple.
Ne pas effectuer les lourdes démarches de transfert d’établissement, en cas de déménagement. Lorsqu’une entreprise change d’adresse (que ce soit son siège social ou un autre établissement), il faudra faire de nombreuses démarches administratives pour signifier auprès des organismes et tiers, votre changement d’adresse. Avoir une adresse de domiciliation pour votre social social, si vous êtes amené à déménager souvent, est alors une très bonne idée ? À toutes fins utiles, si vous devez déménagez, nous avons préparer une todo list de toutes les démarches à faire.
En faisant appel à une société de domiciliation, c’est le contrat de domiciliation établi entre le domicilié et le domiciliataire que l’entrepreneur doit fournir.
Les démarches à suivre pour sa domiciliation
Lorsque le créateur d’entreprise s’adresse au CFE, c’est l’instant où s’officialise la domiciliation de son entreprise. Parmi les formulaires et autres papiers demandés pour la création du dossier, il se doit de fournir le justificatif de sa domiciliation comme la copie du bail et la lettre au propriétaire, ou encore un titre de propriété.
Les principales entreprises de domiciliation
Il existe de nombreuses sociétés qui proposent des services de domiciliation aux entreprises. Parmi les plus connues vous trouverez notamment : Se Domicilier, Kandbaz, ou encore Sofradom.
