Comment choisir entre bail commercial et contrat de prestation de services ?

Autrefois, si vous cherchiez de la flexibilité, les solutions n’étaient pas nombreuses. Il existait quelques centres d’affaires mais qui ne correspondaient pas toujours à vos attentes ou vos besoins.

Heureusement cette époque est révolue et il n’y a jamais eu autant d’options possibles sur le marché. Une bonne nouvelle certes, mais pas facile de s’y retrouver pour comparer les offres : les durées d’engagement, ce qui est inclus dans les charges, ce qui ne l’est pas…les services proposés…les salles de réunion et le système de quotas, et on en passe !

Vous pouvez facilement régler ce problème en nous confiant votre recherche, mais essayons d’y voir plus clair néanmoins.

Les bureaux en baux commerciaux

Qu’est-ce que c’est ?

Ce sont des bureaux loués selon la loi des baux commerciaux et soumis aux dispositions des articles L. et R. 145- et suivants du Code de commerce. On y retrouve notamment :

 Le bail commercial 3/6/9
Le bail dérogatoire (appelé aussi bail précaire)
 Le bail de sous-location

La plupart du temps, ce sont des bureaux indépendants, loués vides avec des contrat supérieurs à 1 an (et au minimum 3 ans pour le bail 3/6/9).

En une phrase

Vous avez prévu de rester un petit moment dans vos bureaux et vous voulez avoir la main sur l’aménagement.

A quel moment lancer la recherche ?

 On vous conseille d’anticiper un peu. Cela peut prendre 1 mois à tout boucler (visite, négo, emménagement) mais cela peut aussi prendre bien plus… On vous conseille d’anticiper 4 – 6 mois à l’avance le temps d’être au clair avec votre équipe sur vos besoins. La recherche et les négociations prennent en moyenne 1 ou 2 mois (chez Leosquare, on trouve en moyenne en 23 jours vos bureaux) mais si le bailleur n’est pas très réactif ou s’il y a des travaux à prévoir mieux vaut prendre de la marge.

Pour des recherches de plus de 1000m2, il peut valoir le coup d’anticiper 9-12 mois à l’avance, notamment si vous recherchez un immeuble indépendant. Une grande partie des offres > 1000m2 concerne des immeubles en cours de restructuration. La bonne nouvelle c’est que vous aurez le temps de discuter avec le propriétaire pour faire vos bureaux sur-mesure, mais pour cela il faut montrer votre intérêt avant que toutes les cloisons ne soient montées 😉

Durée et flexibilité du contrat 

C’est une solution de moyen-long terme.

Le bail commercial 3/6/9 est conclu pour une durée de 9 ans mais peut être résilié par le locataire tous les 3 ans, sous réserve d’un préavis de 6 mois.

Le bail dérogatoire quant à lui, ne peut pas excéder 3 ans par nature mais il peut parfois se prolonger par un bail commercial.

Le bail de sous-location varie le plus souvent entre 1 et 3 ans, parfois plus.

Si d’aventure vous deviez quitter vos bureaux plus tôt que prévu ou s’ils devenaient trop grands pour votre équipe, vous pourriez envisager d’en sous-louer une partie ou entamer une recherche de successeurs. Les bailleurs sont souvent ouverts à ces initiatives, ils préfèrent trouver une solution avec vous plutôt que de risquer un défaut de paiement de votre part. Ceci étant dit, si votre bailleur accepte la sous-location ou la résiliation anticipée, c’est vous qui devrez trouver vos sous-locataires ou vos successeurs. Pas de stress, Leosquare s’occupe aussi de ça si besoin 😇

Personnalisation de l’espace 

La plupart du temps vous aurez une grande flexibilité sur l’aménagement de l’espace. Il faudra bien évidemment demander l’autorisation à votre bailleur avant tout travaux et anticiper/négocier la remise en état à la fin de votre contrat.

Plus la durée de votre bail sera longue, plus votre bailleur sera favorable à vous accorder de la franchise de loyer (=loyers gratuits) pour participer aux travaux que vous souhaitez réaliser.

Charges, taxes, services, entretien 

En complément de votre loyer, vous devrez vous acquittez des charges locatives de l’immeuble et de la fiscalité (taxe bureaux, taxe foncière…). Elles seront refacturées au prorata de votre surface dans l’immeuble. Ces coûts représentent en moyenne 20% de votre loyer et dépendent notamment du niveau de services de l’immeuble (présence d’ascenseur, accueil, sécurité, services…).

À cela s’ajoute les charges courantes : eau, électricité, chauffage, climatisation (refacturées au réel de votre consommation par le bailleur). En fonction de vos besoins vous aurez également les charges de fonctionnement : internet, ménage, assurance, consommables. Cela représente entre 15 et 25% de votre loyer en moyenne.

Le coût global de vos bureaux se compose donc de plusieurs éléments à appréhender : votre loyer d’une part, et les charges liées à l’immeuble et à vos locaux, d’autre part.

Négociation et candidature

Le bail commercial est un document assez costaud, entre 20 et 50 pages auquel s’ajoute des annexes (diagnostic, répartition des charges …). Ne paniquez pas, c’est normal.

Pour obtenir le bureau de vos rêves vous devrez candidater : c’est la lettre d’intention. Le bailleur souhaitera recevoir vos bilans, la présentation de votre société pour valider ou non votre candidature. La lettre d’intention présentera aussi les conditions financières et juridiques auxquelles vous êtes prêt à prendre à bail les bureaux. C’est un exercice assez difficile, pour lequel il vaut mieux être accompagné d’un professionnel. En effet, il faudra pouvoir juger de la négociation possible selon le profil du bailleur mais aussi de votre situation et des autres candidatures éventuelles.

Les frais à la prise à bail

Prévoyez l’équivalent de 5 et 9 mois de loyer, à verser le jour de la signature :

3 mois de dépôt de garantie
3 loyers d’avance (variable en fonction de la franchise de loyer négociée)
10 à 30% d’honoraires d’agence
Entre 1 000 et 2 000€ de frais d’acte et d’état des lieux.

Attention il n’est pas rare que les bailleurs demandent une caution bancaire aux locataires dont la santé financière ne leur parait pas rassurante. Pas de panique, des solutions existent pour s’en affranchir.

En résumé, le bail commercial est fait pour vous si :

   Vous vous projetez facilement 2-3 ans ou plus dans vos prochains bureaux
   Vous avez besoin d’aménagements spécifiques
   Vous voulez avoir la main sur l’agencement de l’espace
   Vous avez la trésorerie pour absorber les travaux éventuels et les frais de prise à bail
   Vous avez le temps (négociations parfois longues, travaux en cours…)

En résumé, le bail commercial est à éviter si :

●   Vous n’avez pas envie de vous engager dans la durée
   Votre équipe grandit vite et il y a fort à parier que vos bureaux soient trop petits rapidement
   Vous avez horreur de vous occuper des travaux et de l’aménagement
   Vous n’avez pas la trésorerie suffisante pour encaisser les frais de prise à bail
   Vos bilans sont négatifs ou votre activité démarre et vous n’êtes pas à l’aise avec l’idée d’un cautionnement bancaire ou solidaire

Gardez en tête

Si sur le papier le bail commercial parait contraignant, les bailleurs sont souvent ouverts à la négociation pour proposer des durées de contrat plus courtes ou pour offrir des mois de loyer gratuits pour financer tout ou partie des frais d’installation. Le marché a changé ces dernières années et l’essor du coworking et des contrats en prestation de services flexibles ont permis aux bailleurs de mettre un peu d’eau dans leur vin.

Ne vous arrêtez donc pas à un loyer trop cher ou au bail 3/6/9, si les bureaux vous plaisent il ne tiendra qu’à vous (à nous) de négocier des conditions plus avantageuses.

Les bureaux en contrat de prestation de services

Qu’est-ce que c’est ?

Ce sont des contrats assez récents qui ont vu le jour avec le changement des usages. Plus flexibles en termes d’engagement, ils incluent le mobilier et un certain nombre de services pour présenter un loyer global tout inclus. Les contrats de prestation de services se retrouvent notamment pour la location de :

   Bureau en coworking (bureau fermé ou en open-space)
   Bureau indépendant, meublé et équipé
   Bureau en sous-location, meublée et équipée (indépendant ou en espace partagé avec le locataire principal)

En une phrase 

Des bureaux prêts à l’emploi, avec un engagement flexible. Aussi appelés bureaux « Plug and Play ».

A quel moment lancer la recherche ?

Plus rapide que pour des bureaux en bail commercial, votre recherche peut être finalisée en 2 jours. 1 jour de visite, 1 jour pour signer le contrat. C’est aussi simple que ça ! En réalité, on vous conseille d’anticiper 2 mois en avance mais si vous aimez prendre votre temps pour évaluer les différentes options considérez plutôt 3-4 mois. 

Durée et flexibilité du contrat 

La plupart des contrats sont de 1 an renouvelable, mais on trouve des contrats à partir de 1 mois (en coworking notamment) voire de plusieurs années.

Personnalisation de l’espace 

Cela dépend du type de bureaux. La plupart des bureaux en prestation de services seront déjà aménagés lorsque vous visiterez. Si vous souhaitez faire des aménagements spécifiques ou que le mobilier ne vous plait pas, il est possible que vous deviez participer financièrement aux changements. Cela vous reviendra alors assez cher puisque le loyer comprend déjà l’aménagement initial.

Si vous choisissez des bureaux dans un espace de coworking, vous aurez peu de latitude sur l’aménagement et la décoration. Vous pourrez faire plus ou moins ce que vous voulez dans vos bureaux, mais il va sans dire que vous ne pourrez pas refaire la décoration des espaces communs.

A noter : de plus en plus de prestataires se lancent sur le marché pour proposer des bureaux en prestation de services mais en vous laissant définir avec eux les aménagements que vous souhaitez. Ils réaliseront alors à votre place les travaux souhaités. Ces solutions sont généralement plus chères mais vous réunissez le meilleur des 2 mondes (la flexibilité de la prestation de services et la personnalisation du bail commercial).

Charges, taxes, services, entretien 

Tout est inclus dans le loyer qui est affiché, à priori vous n’aurez rien de plus à dépenser mis à part :

   La location de salles de réunion au-delà des quotas ou la privatisation d’espaces quand vous êtes dans un coworking
    Les compléments de ménage si le contrat de base ne vous convient pas
    Les équipements IT spécifiques
    Parking

Négociation et candidature

Il n’y en a pas ou presque. Une fois que vous avez trouvé le bureau de vos rêves, le prestataire vous envoie un contrat qui reprend le prix et l’ensemble des services inclus. Il vous suffit de retourner le contrat signé et les bureaux sont à vous. Il n’y a pas de candidature, premier signé, premier emménagé !

Les frais à la prise à bail

Prévoyez l’équivalent de 2 et 5 mois de loyer, à verser à la signature du contrat :

   Entre 1 et 3 mois de dépôt de garantie
   1 mois de loyer d’avance généralement
    10% d’honoraires d’avance en moyenne (Gratuit avec Leosquare si vous vous engagez 12 mois) 

On ne vous demandera pas vos bilans financiers, donc aucun risque de se voir demander une caution bancaire et ça c’est une vraie bonne nouvelle.

Attention néanmoins, si le contrat de prestation de services ne mobilise que 2 à 5 mois de loyer à la signature versus le bail commercial, le loyer mensuel est plus élevé (un ratio de 1, 8 versus le loyer d’un bail commercial).

En résumée, le contrat de prestation de services est fait pour vous si :

●    Vous avez besoin d’une solution court-terme ou vous n’aimez pas l’engagement
    Si votre équipe grandit vite et que vous souhaitez pouvoir déménager rapidement (ou vous étendre si vous êtes en coworking)
    Vous venez de lancer votre société et vous n’avez pas les reins suffisamment solides pour monter une candidature de bail commercial
    Vous voulez préserver votre trésorerie
   Vous voulez être entouré d’autres sociétés et êtes à l’aise à l’idée de partager des espaces (en coworking)

En résumé, le contrat de prestation de services est à éviter si :

   Vous avez une vision long-terme ou une taille d’équipe stable
   Vous avez besoin d’aménagements spécifiques pour votre activité
   Vous voulez avoir la main sur la déco pour créer un lieu unique pour vos équipes
   Vous avez des sujets de confidentialité ou de sécurité importants (difficilement compatibles avec le coworking ou la sous-location)
   Vous êtes très consommateurs de salles de réunion (votre budget en coworking risque d’exploser)
   Vous préférez avoir un loyer lissé plus faible sur le long terme

Gardez en tête

Avant on imaginait le bureau équipé meublé à l’image des appartements loués meublé avec une déco douteuse et le strict minimum, aujourd’hui les choses ont bien changé.

Il y a une réelle compétition entre les acteurs pour proposer des bureaux où la notion de services compte réellement.

Important à savoir : derrière la prestation de services, il y a souvent un bail commercial porté par le prestataire qui vous loue les bureaux. Lorsque son bail prendra fin (potentiellement tous les 3 ans), votre contrat de prestation de services prendra aussi fin de facto. Et parfois, vous l’apprenez un peu au dernier moment et vous n’avez pas le temps de trouver une alternative convenable. En prestation de services, vous ne maitrisez pas tout.

En conclusion d’un point de vue purement financier

Les frais de prise à bail sont plus importants pour la conclusion d’un bail commercial mais les loyers mensuels sont en revanche plus faibles que ceux d’un contrat de prestation de services.

Par conséquent, une fois que les frais de départ sont amortis, le bail commercial devient financièrement plus avantageux qu’un contrat en prestation de services sur lequel le prestataire prend une marge chaque mois…

Nous avons calculé que pour un bureau de 200 m2 (soit environ 30 personnes) à un prix marché, le bail commercial devient moins cher à partir du 21e mois d’occupation. Pour un bureau de 600 m2, c’est au bout du 17e mois.

Vous n’êtes toujours pas décidé ?

Pas de panique, c’est fréquent qu’une société change d’avis au cours de sa recherche. Vous aurez probablement besoin de voir différentes options pour vous faire un avis sur la question.

L’avantage de travailler avec un acteur comme Leosquare qui agrège l’ensemble des offres du marché, c’est que vous ne passerez à côté de rien et nous vous aiderons à faire le meilleur choix pour votre équipe.

Besoin d’aide ou d’un conseil ? 
Nos équipes sont à votre écoute au 01 71 76 38 37 ou envoyez-nous un message.

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