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Quand commencer sa recherche de bureaux

Quand lancer sa recherche de bureaux ?

Mis à jour le 29/03/2021 | Publié le 14/01/2021
Leosquare

Chez Leosquare on adore les défis, surtout ceux où vous nous demandez de trouver vos bureaux pour hier. Mais malgré tout nous vous conseillons d’anticiper pour éviter tout stress inutile. Concernant le bon timing pour lancer sa recherche de bureaux, il n’y a pas de règle, mais le délai d’anticipation dépend notamment du type de bureaux que vous recherchez.

Au sommaire

  • Les délais incompressibles
  • Pour un bureau en coworking
  • Pour un bureau indépendant
  • Pour les recherches atypiques ou de plus de 3000m2

⏳ Les délais incompressibles à avoir en tête

Trouver le bon bureau pour votre équipe n’est pas forcément la partie qui prend le plus de temps. Surtout si vous confiez votre recherche à un Conseil en immobilier d’entreprise – comme Leosquare – qui saura rapidement comprendre vos besoins et vous proposera rapidement les bonnes opportunités.

Le préavis de votre bail actuel

Si vous avez un préavis à respecter pour vos bureaux actuels, il faudra en tenir compte. Par exemple, si vous louez vos bureaux en bail commercial, vous devrez donner votre préavis au moins 6 mois avant la date de l’échéance triennale.

La phase de réflexion en amont

Définir la bonne surface pour vos bureaux bureaux, quel le contrat de location choisir, la localisation, les finances, sont autant de paramètres sur lesquels vous devrez réfléchir avant de vous lancer dans votre recherche de bureaux. Parfois, visiter quelques bureaux peut vous aider à mieux figurer ce qui vous convient ou non. Il est important de bien préparer son cahier des charges et d’avoir les enjeux financiers bien en tête. C’est parfois cette partie qui est la plus longue. Tout dépend de votre maturité sur le sujet et du nombre de parties prenantes au projet pour décider de la bonne approche à adopter.

Les délais de négociation

Une fois vos bureaux trouvés, il vous faudra échanger (et négocier votre bail) avec le bailleur pour parvenir à un accord sur les conditions financières (le loyer, la date d’entrée dans les bureaux…) et les conditions juridiques (la relecture du bail et de toutes ses clauses).

En fonction de votre réactivité et de celle du bailleur, cette phase peut prendre plus ou moins du temps. En général, on compte 1 mois de négociation entre le moment où vous montrez votre intérêt pour un bureau et le moment de la signature. 

Le profil du bailleur est important. Les bailleurs institutionnels (assurances, mutuelles…) sont généralement plus longs en négociation que les bailleurs privés (particulier, entreprise) qui ont moins de personnes impliquées dans l’opération et de validation en chaine à obtenir. Mais ce n’est pas toujours vrai, et malheureusement vous ne pourrez pas anticiper ces délais avant d’entamer les discutions avec le bailleur.

Afin d’accélérer les échanges, il est judicieux de grouper ses remarques afin d’éviter les multiples allers-retours. Chez Leosquare, nous organisons toujours un call entre le bailleur et le futur locataire après avoir envoyer les premières remarques ou échanger sur les conditions financières. Cela permet de personnaliser le contact (on est toujours plus réactif quand on « connait » quelqu’un) et de dénouer rapidement certains points de friction.

Même s’il est recommandé de faire appel à un conseil juridique sur certaines opérations, il n’est pas rare que ces tierces personnes ralentissent les discussions, voire soient contre-productives si les avocats ne sont pas spécialisés en droit immobilier. Soyons donc vigilant sur le choix de votre conseil juridique immobilier pour suivre la transaction.

Les travaux et aménagement

En fonction de l’état des locaux, vous aurez probablement quelques petits travaux à prévoir. Ne serait-ce que refaire les peintures ou ré-agencer quelques pièces. Les délais de travaux dépendent évidemment du travail à faire.

La livraison du mobilier est un point important à prendre en compte également. En fonction des prestataires ou des marques que vous choisirez, vous pourrez attendre plusieurs semaines pour vous faire livrer. Pensez à anticiper au maximum le choix de vos tables, chaises et accessoires si possible. Un canapé, dans la plupart des magasins, met en moyenne 2 mois pour être livré par exemple. Nous pourrons vos recommandez nos partenaires aux tarifs négociés pour vous accompagner dans la sélection de vos meubles si vous le souhaitez.

 

Si vous cherchez un bureau en coworking, anticipez 2-3 mois avant

Pas besoin de s’y prendre plus tôt car les disponibilités changent chaque semaine et une fois que vous aurez trouvé le bon coworking à Paris, vous devrez démarrer le contrat rapidement. Les coworkings ne bloquent pas votre bureau plus de 1 ou 2 mois en avance (à moins de payer le bureau le temps d’emménager mais ce n’est pas très économique).

Pour un bureau indépendant, environ 4 mois avant.

Vous pourriez très bien trouver vos bureaux en 1 jour (on l’a déjà fait plusieurs fois !) ou bien y passer plus d’un an. Parfois, des bureaux en cours de rénovation ou avec des travaux à faire sont les meilleures options car vous pourrez définir la configuration et l’aménagement idéal pour vos besoins, mais pour cela vous devrez prendre une longueur d’avance.

Pour des recherches atypiques, à l’achat ou de plus de 1500 m2, au moins 9-12 mois en avant.

Les recherches atypiques ou les recherches de surfaces importantes nécessitent plus de temps, du à la rareté de l’offre. C’est notamment le cas pour l’achat de bureaux à Paris, qui peut etre très long compte-tenu du peu d’offres sur le marché (moins de 200 bureaux à vendre dans tout Paris. Il vous faudra sans doute plus de temps pour trouver les bons bureaux.

Pour les bureaux supérieurs à 1500m2, la plupart du temps les commercialisations sont faites très en amont de la date de disponibilité des bureaux. Soit parce que des travaux ou des restructurations sont en cours , soit parce que les commercialisateurs ont l’habitude de prendre une longueur d’avance pour être certains de trouver le locataire en temps et en heure et éviter une vacance locative.

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