Il existe de nombreux types de contrats différents pour louer des bureaux. Le besoin de flexibilité des entreprises ayant notamment fait émerger de nouveaux contrats. S’il existe autrefois le bail commercial et le bail professionnel, aujourd’hui les baux de courte durée, le coworking et la prestation de services se font la part belle dans l’univers de la location de bureaux.
Au sommaire
- Les 2 grandes types de contrat
- Tableau des avantages et inconvénients
- Quel contrat pour quel profil ?
Pour faciliter les choses, il y a 2 grandes catégories de contrat de location de bureaux : les baux et les contrats de prestation de services.
Les baux
La plupart du temps, les baux concernent des bureaux indépendants, loués vides avec une durée d’engagement supérieure à 1 an. La catégorie des baux est sous-divisée en 3 types de contrat.
Le bail commercial 3 6 9 ans (ou plus)
le type de bail le plus répandu sur le marché. Le bailleur est engagé pour une durée de 9 ans alors que le locataire a la possibilité de mettre fin à son bail tous les 3 ans (d’où l’idée de 3/6/9) sous réserve d’un préavis de minimum 6 mois.
Il n’est pas rare que le locataire propose au bailleur de louer les bureaux pour une durée ferme supérieure à 3 ans. C’est le cas d’un bail ferme de 6 ans, 9 ou 12 ans. Cela permet de négocier plus facilement les conditions de location, notamment la valeur locative, la franchise de loyers ou encore la réalisation de travaux spécifiques pour le locataire.
En savoir plus sur le bail commercial 3 6 9
Bail dérogatoire de moins de 3 ans (appelé aussi bail précaire)
Il ne peut pas dépasser 3 ans au total (mais il est possible de faire plusieurs baux successifs tant que cette durée de 3 ans n’est pas excédée). Au-delà le bail est re-qualifié en bail commercial. C’est souvent le type de bail que les bailleurs choisissent lorsqu’ils ne souhaitent pas s’engager 9 ans (soit pour réaliser des travaux, pour un projet de vente à court-moyen terme etc.)
En savoir plus sur le bureau flexible
Le bail de sous-location
de durée variable mais le plus souvent entre 12 et 36 mois. Le bail est porté par le locataire principal, vous n’avez en théorie aucun droit direct sur le bail ni envers le bailleur. L’avantage, il est souvent peu cher car le locataire principal ne peut pas sous-louer plus cher que son loyer. Vous bénéficiez donc d’un loyer, souvent conclu il y a plusieurs années, et donc souvent moins cher que les prix du marché.
En savoir plus sur la sous-location
Les contrats de prestation de services
Les bureaux sont loués avec du mobilier avec un certain nombre de services et une durée d’engagement flexible (de 1 mois à plusieurs années)
Bureau au sein d’un coworking
La durée des contrats varient de 1 mois à plusieurs années en fonction de vos souhaits. On constate en général que les contrats de long terme sont exprimé sur 12 mois renouvelables afin de laisser de la flexibilité au coworking si jamais l’espace venait à fermer.En bureau fermé ou en bureau attitré ou non dans un open space. Vos bureaux se trouvent dans un espace qui accueillent d’autres entreprises. Si vous avez votre espace de travail qui vous est propre, vous partagez les espaces de communs et les salles de réunion. Vous mutualisez l’espace et donc les coûts pour bénéficier de services que vous n’auriez peut etre pas pu avoir en bureaux indépendant.
En savoir plus sur le coworking à Paris
Bureau indépendant meublé et équipé (appelé aussi Plug & Play)
C’est presque la même chose qu’un bail commercial en terme de flexibilité, indépendance à la différence que les bureaux seront livrés meublés et équipés et avec un certain nombre de services inclus dans le loyer (ménage, internet…) ; d’où la notion de prestation de services.
Bureau en sous-location meublé et équipé
Indépendant ou au sein d’un espace partagé. Différent du bail commercial de sous-location du fait qu’il soit meublé et équipé. Il ne relève pas du statut des baux commerciaux et vous n’avez donc pas les mêmes droits et obligations.
Comparatif des différents contrats de location de bureaux
Nous avons créé le tableau ci-dessous pour vous aider à comparer les différents contrats/baux en fonction de 5 critères de décision : le nombre d’offres sur le marché / le coût relatif du loyer / l’importance des frais à la signature et le process de candidature / la flexibilité du contrat dans la durée / la personnalisation des bureaux. Chaque critère est noté par un picto : rouge étant le plus difficile/cher et vert étant le plus simple/le moins cher
À chaque profil d’entreprise, son contrat pour louer des bureaux
S’il n’existe pas de vérité absolue, en fonction du cycle de vie de votre entreprise et de vos projections pour le futur, nous pouvons vous orienter vers un type de contrat spécifique.
Votre entreprise est jeune
Vos premiers choix : le coworking, la sous-location ou la prestation de services.
Le bail commercial qu’il soit 3 6 9 ou dérogatoire n’est pas optimal pour une société qui est jeune car ils mobilisent de la trésorerie pour les frais de prise à bail. Les bailleurs sont aussi plus rigides avec les jeunes sociétés et demandent parfois des cautions pour s’assurer de ne pas avoir défaut de paiement. Le coworking, la prestation de service ou les sociétés qui sous-louent seront beaucoup plus flexibles et vous n’aurez pas de candidature à soumettre (sauf pour la sous-location mais les conditions sont plus simple) pour louer les bureaux.
Vous n’avez pas envie de mobiliser trop de trésorerie
Vos meilleurs choix : le coworking, la prestation de services ou la sous-location.
Les frais de prise à bail pour les baux sont plus importants que la prestation de services. En moyenne, il vous faudra débourser entre 5 et 12 mois de loyer à la signature du bail pour régler les différents frais : dépôt de garantie, honoraires d’agence, loyer d’avance.
Pour les contrats en prestation de services, on demandera en général 2 mois de loyer et seulement un loyer d’avance.
Vos effectifs sont fluctuants ou vous êtes en phase de fort recrutement
Vos meilleurs choix : le coworking, la prestation de services ou le bail dérogatoire en version (très) courte. Etant donné que votre équipe grandit vite, la surface dont vous avez besoin va évoluer au fil des mois. Par conséquent, soit vous devrez prendre plus grand sans en avoir besoin au début (et donc payer inutilement des m2) soit déménagez rapidement car vous allez etre vite à l’étroit.
L’avantage du coworking et des bureaux indépendants en prestation de services en général, vous proposerons des contrats court que vous pourrez résilier sans indemnité dès que vous aurez besoin de plus de place. Investir des bureaux en coworking est probablement la meilleure option, car vous pourrez grandir en prenant des bureaux supplémentaires, sans avoir besoin d’organiser un déménagement de bureaux.
Vous souhaitez avoir de la flexibilité
Pour les mêmes raisons que ci-avant, vos meilleures options seront la prestation de services sous toutes ses formes avec des contrats de quelques mois, éventuellement renouvelables si d’aventure vous souhaiteriez rester plus longtemps dans vos bureaux que prévu.
Vous avez envie de vous installer dans vos bureaux dans la durée
Vos meilleurs choix : le bail commercial ou les bureaux indépendants en prestation de services en contrat long. Vous aurez sur ces types de contrat la possibilité d’investir des bureaux dans la durée, plusieurs années. Vous aurez le loisir de les personnaliser et de pouvoir investir dans l’aménagement et la décoration en amortissant le coût sur les années que vous passerez dans vos bureaux.
Vous avez besoin de personnalisation ou d’aménagements spécifiques
Votre meilleur choix : le bail commercial. Vous êtes chez vous contrairement au coworking ou la sous-location, par conséquent vous pourrez faire tous les aménagements que vous souhaitez. Il vous suffira simplement demander l’autorisation à votre bailleur, qui vous l’accordera sans trop de difficulté si vous ne touchez pas à la structure de l’immeuble et si vous remettez (éventuellement) en état à votre départ.
La meilleure solution est peut-être de demander conseil à un professionnel immobilier
Il n’est pas simple de s’y retrouver dans la jungle de l’immobilier d’entreprise et même si nous faisons tout notre possible pour rendre les différents contrats plus intelligibles, il n’en reste pas moins que nous contacter pour être utile pour avoir le bon conseil. Profites en nos conseils sont totalement gratuits et sans engagement.
