Quelles sont les questions à (se) poser avant de louer vos bureaux ?

17 octobre 2022
Leosquare

Pas si facile que ça de changer de bureau. Étant donné que déménager n’est pas quelque chose que l’on fait quotidiennement, il est possible de se perdre pendant le processus.
C’est pour ça que Leosquare vous aide à vous préparer lorsque vous devrez trouver de nouveaux bureaux à louer. Peu importe que vous soyez locataire pour la première ou la dixième fois, il faut (se) poser les bonnes questions avant de signer votre contrat pour être sûr que vos bureaux vous conviennent sur tous les points

Au sommaire

  • Les déterminants du loyer de vos bureaux
  • Les questions à poser sur les bureaux en eux-mêmes
  • Durée de bail et flexibilité

Selon nous, voici quelques-unes des questions les plus importantes à poser lorsque vous changez de bureau :

Les déterminants du loyer de vos bureaux

Avant de chercher vos futurs bureaux, vous avez probablement déjà une idée en tête du prix que vous voulez dépenser. Néanmoins, il n’empêche qu’il y a des coûts à anticiper à l’avance histoire de respecter votre budget de base.

Sachez ce qui est inclus dans le loyer de vos bureaux

Il est important de bien comprendre ce qui est inclus dans le prix de vos bureaux. Par exemple : certains services tels qu’internet, le ménage et la gestion du courrier sont compris dans un contrat de prestation de services et pas dans un contrat de bail commercial. Assurez-vous donc de savoir exactement ce que vous payez et ce qui est inclus dans votre prix de location mensuel.

Et ce qui ne l’est pas…

Y a-t-il des frais supplémentaires que vous devrez payer mensuellement et qui ne sont pas couverts par le prix de location du bureau ? Cette question est assez importante lorsque vous louez des bureaux car les frais “cachés” peuvent rapidement s’accumuler. Assurez-vous donc de prendre en compte tous les coûts avant de signer le contrat.

Qui est responsable des réparations et de l’entretien des bureaux ?

Dans la plupart des cas, la répartition des travaux entre le locataire et le bailleur est précisée dans le contrat. Les coûts induits par ces travaux d’entretien peuvent être conséquents et doivent être nécessairement anticipés. Avant de signer, assurez-vous donc de savoir ce qui est à votre charge et ce qui ne l’est pas afin d’éviter les mauvaises surprises.

Le loyer va-t-il augmenter pendant la durée du bail ?

Ce qui vous semble aujourd’hui être un bon deal peut très bien ne plus l’être plus tard. Il peut arriver que le prix de votre loyer augmente au fur et à mesure des années. Lorsque cette augmentation est contractualisée on parle de clause d’indexation du loyer de vos bureaux. Celle-ci permet au bailleur et au locataire d’acter leur accord concernant la révision du loyer. Elle va donc déterminer quand et comment le loyer peut augmenter.

La hausse des impôts fonciers, des charges de l’immeuble ou des services publics peut aussi être un facteur d’augmentation de votre coût immobilier global.

Les questions à poser sur les bureaux en eux-mêmes

Quels sont les services et les équipements mis à disposition dans les locaux?

Si vous louez un bureau dans un espace de coworking ou un bureau indépendant en prestation de services, vous pouvez avoir accès à des services complémentaires à la location de vos bureaux. C’est le cas notamment de facilities comme la réception, des parkings, un système de sécurité, internet, etc. Il peut aussi y avoir des équipements comme les phone box et des espaces partagés tels que des salles de conférence, salles à manger ou autre. Les prix des bureaux peuvent donc varier selon les services proposés.

D’ailleurs, on vous dit tout sur les bureaux Plug and Play.

Qu’en est-il du parking ?

Est-ce qu’il y a un parking pour vélos ou pour voitures dans le bâtiment ? Combien cela coûte-t-il ? Qu’en est-il du stationnement pour les clients ? Le stationnement peut être un facteur important lorsqu’on loue un bureau. Il est donc important de voir s’ il y a moyen d’avoir un parking si vous en avez besoin mais aussi, de voir si cela rentre dans votre budget. En parlant de budget, on vous explique quel budget prévoir pour vos bureaux.

Qui sont les autres locataires de l’immeuble ?

L’entreprise voisine va-t-elle faire du bruit dans l’immeuble lorsque vous serez en réunion avec un client important ? La clientèle de vos voisins sera-t-elle rebutante pour vos clients ? Que se passe-t-il si l’un de vos concurrents souhaite emménager dans l’immeuble ? Vous pouvez négocier ces questions avec votre propriétaire avant de signer votre bail si vous pensez que c’est nécessaire pour votre entreprise.

Durée de bail et flexibilité

Quelle est la durée du bail ?

En fonction du type de contrat que vous choisirez (bail commercial, bail dérogatoire, contrat de prestation de services, coworking) les conditions de durée seront différentes. Pour le bail commercial, il est établi par défaut sur des contrats de minimum 3 ans pour le locataire (bail 3/6/9 ans) Le bailleur est engagé pendant 9 ans mais le locataire a la faculté de résilier son bail tous les 3 ans s’il le souhaite (sauf dispositions contraires). Pour les autres types de location, la durée est plus flexible et doit être négociée avant la signature du contrat.

Le bail de vos bureaux est-il renouvelable ?

À la fin de votre bail, sauf indication contraire, votre propriétaire n’a aucune obligation de vous offrir le même bureau ou le même prix de location. Si vous souhaitez rester à la fin de votre bail, vous pourriez vous retrouver confronté à une augmentation du loyer pour correspondre aux taux du marché. Vérifiez si une option de renouvellement est prévue dans le bail commercial et si ce n’est pas le cas, envisagez d’en négocier une avant de signer.

Est-il possible de sous-louer une partie de la surface ?

Le marché de la sous-location de bureaux s’est considérablement développé. En France, le phénomène se développe de plus en plus, notamment via l’émergence des startups et le besoin de flexibilité des entreprises.

Mais ce n’est pas si simple de sous-louer ses bureaux. Cela implique de nombreux principes à respecter afin d’éviter de nombreux litiges avec votre bailleur et/ou votre sous-locataire. On vous en dit plus dans notre livre blanc sur comment sous-louer ses bureaux sans risque ?

Chez Leosquare, nous sommes experts dans la recherche de bureaux à Paris. Il suffit de nous expliquer quels sont vos besoins et vos envies et on vous trouve votre (futur) bureau idéal.

Nous vous accompagnons dans toutes les étapes du projet : conseil, sourcing, visites, négociation, travaux et aménagement. Quelle que soit votre problématique, on trouvera la solution.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services et qu’un consultant vous rappelle pour en discuter de votre projet ? Contactez-nous 😊.

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