Les bureaux sont le 2e poste de charges des entreprises après les salaires. Ça mérite donc une bonne anticipation pour éviter les mauvaises surprises. Si le loyer est bien évidemment la composante principale du coût d’un bureau, il y a de nombreux autres postes de coûts à prévoir et qui ne sont pas toujours visibles à première vue.
Au sommaire
- Loyer
- Charges et taxes
- Frais à la signature
- Frais d’installation
- Nos outils de simulation de budget bureaux
Le loyer des bureaux
À Paris, pour la location d’un bureau comptez environ :
550€ HT/m2/an pour un bail commercial
1 100€ HT/m2/ an pour un bureau indépendant en contrat de prestation de services
700€ HT/poste/mois en coworking (on en trouve à partir de 450€ jusqu’à plus de 1000€..)
Pour une équipe de 30 personnes qui aura besoin d’un bureau de 200 m2 environ :
– 9 100€ HT par mois en bail commercial
– 18 500€ HT par mois en contrat de prestation de services
– 21 000€ HT par mois un bureau fermé en coworking
Mais attention, les prix des loyers varient fortement d’un arrondissement à un autre (voir notre carte des loyers) et selon le standing attendu pour vos futurs bureaux. Il n’est pas rare de voir des bureaux affichant des loyers de 800-900€/m2/an HT HC dans le centre de Paris.
Les charges et les taxes
À ce loyer s’ajoute les charges locatives et la fiscalité comme la taxe bureau (l’équivalent de la taxe d’habitation), la taxe foncière, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères…
L’ensemble représente environ 20% du loyer pour un bail commercial.
A savoir sur la fiscalité :
La taxe bureau est définie par arrondissement, vous trouverez le coût de cette taxe à jour sur le site des services publicsLa taxe foncière, elle, dépend principalement de l’emprise au sol du batiment est se situe généralement autour de 15-20€/m2/an.
A savoir sur les charges :
Elles dépendent des services et équipements présents dans l’immeuble. Plus vous aurez de services, plus les charges seront élevées. Par exemple, un immeuble de bureaux avec un ou plusieurs ascenseur, une hotesse d’accueil, un service de sécurité, des solutions de restauration sont autant d’éléments qui font vite grimper la facture. Un immeuble sans ascenseur, gardien présentera des charges autour de 20-30€ alors qu’un immeuble avec sera plutôt autour de 50-60€ et si vous choisissez un immeuble de services avec restauration, business center etc, vous pourrez facilement avoir des charges autour de 80-100€/m2/an !
Le loyer est la principale composante d’un prix d’un bureau, mais les charges peuvent également avoir un impact important. Il est essentiel de faire un petit audit des différentes charges entre les immeubles afin de calculer le coût global de vos bureaux et être certain de faire le bon choix.
Pour un bureau en prestation de services, les charges et les taxes sont incluses dans le loyer (d’où un loyer plus élevé)
Les charges courantes
Eau, électricité, chauffage, internet, ménage, sécurité… Ce sont les dépenses liées à l’usage de vos bureaux, indépendamment des charges de l’immeuble.
Pour des bureaux en bail commercial : leur coût est difficile à évaluer car dépend d’une société à l’autre. On estime qu’elles représentent environ 100€ HT/m2/an.
Tout dépend de votre consommation de clim et chauffage, si vous avez des besoins spécifiques en matière d’internet, IT ou sécurité des bureaux, de votre fréquence de ménage etc.
Pour des bureaux en prestation de services, vous l’aurez compris c’est inclus dans le loyer. À relativiser néanmoins si vous avez des demandes particulières qui pourraient amener une facturation complémentaire.
Les autres coûts d’un bureau à prendre en compte
Les frais à la signature
Entre 6 et 9 mois de loyer pour un bail commercial et entre 4 et 5 mois de loyer pour un contrat en prestation de services. Ce sont notamment les frais liés au :
- Dépôt de garantie (3 mois en général)
- Honoraires d’avance (entre 10 et 30% du loyer annuel)
- Frais de rédaction d’acte, état des lieux (environ 2000€ HT)
Les frais d’installation et de départ
Les frais d’installation
Pour des bureaux en prestation de services, il y a fort à parier que vos bureaux soient déjà prêts à l’emploi ou que le coût des travaux soient inclus dans le loyer que vous paierez mensuellement. Ce qui explique notamment que les loyers soient plus élevés qu’en bail commercial.
Pour des bureaux en bail commercial, vous aurez en revanche probablement des travaux à prévoir avant de pouvoir emménager. De la simple couche de peinture à de lourds travaux, les frais à prévoir dépendront de l’état initial des bureaux et de votre aménagement souhaité. La peinture, le câblage, le cloisonnement sont les postes les plus chers et souvent mal évolués au départ.
On compte en général entre 200€ et 1200€/m2 pour des travaux et l’aménagement de base.
Rassurez-vous votre bailleur pourra vous accorder de la franchise de loyer pour financer tout ou partie de ces travaux.
Les frais de déménagement et remise en état des bureaux
Lorsque vous quitterez vos bureaux, il vous faudra prévoir le coût du déménagement et la remise en état de vos bureaux selon les modalités de votre bail/contrat. En moyenne, il faut prévoir des frais de remise en état autour de 200€/m2 sauf cas particulier.
A savoir que les conditions de remise en état peuvent se négocier dans le bail, c’est un coût invisible au départ mais qui peut vous coûter très cher s’ils ont été mal anticipés ou tout simplement mal négociés. D’où l’importance de faire appel à un conseil indépendant comme Leosquare pour vous assurer d’avoir une négociation optimale de vos bureaux.
Utilisez nos outils de simulation de budget
Pour vous aider à mieux anticiper (ou comparer) le budget de vos futurs bureaux, nous avons créé pour vous 2 outils (les fameux Toolbox de Leosquare).
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Faites appel à un Conseil indépendant
Un conseil indépendant comme Leosquare ne représente que les intérêts du preneur lors d’une transaction. Cela vous permet d’avoir un allié dans votre recherche qui saura avoir une vision critique des loyers et des différentes charges pour vous conseiller au mieux entre les différentes options qui s’offrent à vous.
Rappelez-vous que le loyer est important mais les charges, les taxes et la négociation de votre bail ou de votre contrat le sont tout autant et représente des coûts indirects à ne pas négliger.
