Comment se fait la répartition des charges entre locataire et propriétaire dans un bail commercial ?

Obligations d’un contrat de bail commercial 3/6/9

Le bail commercial est tout aussi communément appelé « bail 3/6/9 ». Selon la loi Hoguet qui implique que le bail doit être adapté à l’activité de l’entreprise, ce contrat de bail stipule qu’il est destiné uniquement aux entreprises exerçant une activité commerciale, comme l’indique effectivement son intitulé. Certaines clauses de ce type de bail sont d’ordre public et ne peuvent donc être modifiées. Or, d’autres sont cependant négociables, telles que la répartition des charges et des dépenses.

La répartition conventionnelle

Cette répartition entre le bailleur et son locataire doit impérativement figurer dans le contrat de bail, et ce dans un inventaire précis et limitatif des catégories de charges de copropriété, impôts, taxes et redevances liés au bien loué. Par exemple, on note que bien souvent, les dépenses d’entretien et de réparations courantes sont en général à la charge du locataire et celles liées à des travaux ou de grosses réparations sont plus généralement à la charge du bailleur.

Pour faire état de transparence, le bailleur a pour obligation de transmettre à son locataire un récapitulatif des charges de l’année passée, comprenant notamment la liquidation et la régularisation des comptes de charges.

Quelques points à connaître

• dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires
Le bailleur ne peut imputer les charges et les impôts relatifs à des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires. Ainsi, il doit expressément préciser la répartition des charges ou coût des travaux entre les différents locataires, selon la surface exploitée.

• changements en cours de bail
En cours de bail, le bailleur doit informer le locataire de toute création de nouvelles charges, ainsi que de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires.

• en cas de litige
Lorsqu’un un désaccord apparaît entre bailleur et locataire, il appartient alors à un juge d’interpréter la répartition des charges entre les parties. Si une clause de répartition des charges a été spécifiée, le juge interprète strictement celle-ci et le preneur ne peut prétendre à un paiement de charges n’étant pas susmentionnées dans le bail. Si cette clause n’est pas rédigée, le juge se réfèrera alors au code civil.

• travaux
Lors de la conclusion du contrat de location, puis lors de chaque échéance triennale, le bailleur doit communiquer à son locataire :
– un état prévisionnel des travaux qu’il envisagerait réaliser dans les 3 années à venir, ceci accompagné d’un budget prévisionnel,
– un état récapitulatif des travaux qu’il a réalisés lors des 3 années passées, tout en précisant le coût engendré.

A noter qu’il existe plus spécifiquement une clause de travaux d’amélioration pouvant être prévue dans le bail. Elle englobe des travaux d’embellissement tels que peintures, ou revêtements de sol, et des réparations légères comme le changement d’une porte. La contrepartie pour le locataire, si celui-ci s’engage à faire les travaux d’amélioration, est soit une réduction partielle de loyer, soit une franchise totale temporaire dont les modalités sont stipulées dans ladite clause.

La répartition précise des charges d’un bail commercial

Comme vu précédemment, l’inventaire précis et limitatif rédigé dans le bail doit impérativement indiquer la répartition des charges entre le bailleur et le locataire. Alors, concrètement, quelles charges peuvent être allouées à qui ?

Systématiquement à la charge du bailleur

Certaines charges ne peuvent être imputées au locataire puisqu’elles incombent au bailleur. Ces dernières, liées à la propriété des locaux, sont les suivantes :
– dépenses relatives au gros œuvre, relatant donc du bâti (charpente, toiture, isolation, ravalement, etc)
– dépenses relatives aux travaux liés à la vétusté, ou mise aux normes
– honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du bien loué
– impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : contribution économique territoriale
– charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.

Eventuellement à la charge du locataire

De prime abord, il faut savoir qu’à la simple demande du locataire, son bailleur est dans l’obligation de lui remettre tout document justifiant des montants de charges, impôts, taxes et redevances lui étant imputés. En majeur partie, ces dépenses, dites locatives, sont d’ordre tel que l’entretien ou les réparations courantes. Sont également considérées comme étant liées à l’occupation des locaux, les dépenses du locataire liées à sa consommation d’énergie ou d’eau ou encore les taxes liées à son activité.

Les charges concernées sont les suivantes :
– dépenses courantes d’eau, de gaz et d’électricité
– dépenses d’entretien et de réparations courantes (peintures ou papiers peints, compteurs, volets, etc)
– dépenses d’équipement de la copropriété : quote-part des frais d’ascenseurs ou des charges du personnel d’entretien
– travaux d’embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l’identique,
– impôts, taxes et redevances liés à l’usage du bien ou de l’immeuble auquel il appartient : taxe foncière, taxes additionnelles à la taxe foncière, voirie, enlèvement des ordures ménagères, etc.

Les autres catégories de charges comme les honoraires de prestataires externes, ou primes d’assurances, sont à répartir entre les parties. A savoir que la plupart du temps, ces dépenses sont également gérées par le locataire.

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