Au sommaire
- Étape 1 : Vérifier votre bail actuel
- Étape 2 : Monter votre équipe projet
- Étape 3 : Définir votre cahier des charges
- Étape 4 : Trouver vos nouveaux bureaux
- Étape 5 : Sécuriser le projet
- Étape 6 : Imaginer l’aménagement adéquat
- Étape 7 : Résilier ou transférer les contrats
Étape 1 : Vérifier votre bail actuel
Vérifiez la date de résiliation de votre bail actuel et les modalités du préavis. Si c’est un bail commercial, normalement la résiliation peut intervenir tous les 3 ans sous réserve de respecter un préavis de 6 mois. Pour les contrats en prestation de services, la date de résiliation a du être définie dans votre contrat lors de la signature. C’est essentiel de connaître cette date car si vous êtes loin de votre échéance, il faudra surement entamer une recherche de successeurs en parallèle de votre recherche de bureaux. Si vous avez besoin on vous explique ici comment résilier son bail commercial.
Nous vous recommandons de commencer la planification de votre déménagement entre 6 à 18 mois avant cette date. Cela vous laissera le temps nécessaire pour la recherche de vos nouveaux bureaux, les négociations et le temps de réaliser les éventuels travaux et aménagements que le futur espace nécessiterait.
Actez la date du déménagement souhaitée et mettez vous en ordre de bataille en informant toutes les parties concernées : votre bailleur, vos employés et votre conseil immobilier qui vous accompagnera dans ce projet.
Vérifier le coût de votre loyer actuel, les taxes et les charges pour établir le budget de votre nouveau bureau. Attention, ne reprenez pas nécessairement votre contrat mais vérifier bien vos dernières quittances de loyers car il y a pu avoir une indexation de votre loyer et de vos charges depuis la signature.
Vérifiez également si vous avez des obligations de remise en état avant de partir. C’est notamment le cas lorsque vous avez signé un bail commercial. La remise en état peut se négocier à postériori avec votre bailleur, mais il faut anticiper ce sujet car ces coûts peuvent parfois être lourds et sources de stress. Plus vous avez en tête tôt de ces obligations, mieux ce sera.
Étape 2 : Monter votre équipe projet
• Engagez un Conseil immobilier spécialisé
C’est ce qu’on appelle un Conseil Utilisateur. Chez Leosquare, nous accompagnons depuis 2016 les entreprises pour s’occuper à leur place de toute leur recherche (du conseil à l’emménagement) et les aider à négocier les meilleures conditions.
• Mettez en place une équipe en interne
pour être en lead sur le déménagement. Déléguer des responsabilités spécifiques à des personnes dédiées assurera une planification efficace et évitera les oublis. Parmi les membres de l’équipe sollicités sur le projet, on retrouve généralement : l’office manager, le CFO et la RH. Si vous êtes CEO il est essentiel que vous soyez également investi dans le projet de recherche de vos nouveaux bureaux, même si vous déléguez une partie de la gestion à votre équipe. C’est vous qui devra notamment définir et partager le cahier des charges avec votre Conseil. Vous seul aurez les réponses stratégiques et financières qui seront déterminante dans le choix de votre bureaux.
• Réfléchissez à votre futur aménageur / architecte pour l’aménagement
Une fois vos bureaux trouvés, il sera utile de pouvoir faire valider le bureau par l’équipe qui sera chargée de réaliser les travaux et/ou de les aménager. Il est judicieux de les solliciter avant de signer votre bail afin de vous assurer que les bureaux correspondront bien à vos attentes et qu’il n’y aura pas de mauvaises surprises le jour où les travaux devront commencer. Votre Conseil immobilier aura très certainement des aménageurs à vous recommander. Par exemple, chez Leosquare nous travaillons notamment avec Yemanja qui est l’un de nos partenaires privilégiés sur ces sujets.
• Engagez un avocat spécialisé en droit immobilier.
Il sera en mesure de clarifier tout jargon juridique du bail, de s’assurer que tous les accords verbaux avec le bailleur sont bien retranscrits dans le bail et que vos intérêts sont protégés. Si la négociation financière est du ressort de votre Conseil immobilier, ne négligez pas l’importance de la négociation juridique.
Étape 3 : Définir votre cahier des charges
Déterminez la surface dont vous aurez besoin
Réfléchissez bien à la surface dont vous aurez réellement besoin. Cela dépendra de plusieurs facteurs, tels que le nombre d’employés, vos projets de développement, l’adoption éventuelle du télétravail, et la manière dont vous envisagez d’utiliser l’espace au quotidien.
Quelle est la bonne localisation
Choisir le bon quartier pour ses bureaux est déterminant. Considérez la facilité d’accès pour vos employés, les solutions de restauration environnantes et l’image que renvoie chaque quartier. La plupart des entreprises cherchent aujourd’hui à s’installer dans le centre de Paris car cela permet d’être facilement accessible et de favoriser le retour au bureau dans un contexte où le télétravail est de plus en plus souhaité par les collaborateurs.
Définissez votre budget
Il n’est pas simple de savoir quel budget prévoir pour ses prochains bureaux. Les loyers ont très probablement changé depuis la signature de votre bureau actuel. Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte pour bien déterminer le budget. Le loyer est bien sûr la principale composante, mais en fonction du type de contrat que vous choisirez il faudra également évaluer le montant de charges, de taxes et le coût des services pour gérer vos bureaux au quotidien.
Nous avons créé un simulateur de coût de bureaux pour vous aider à anticiper le budget en fonction des prix actuels du marché à Paris.
Déterminez vos principaux critères
Avant de vous lancer dans la recherche de vos bureaux, il vous faudra également définir vos principaux critères au-delà du budget, de la surface et du quartier. Quel style de bureaux préférez-vous (plutôt moderne, haussmannien, atypique), y a t’il des éléments qui sont importants à garder en tête ? La climatisation, la luminosité, des espaces plutôt ouverts ou cloisonnés, possibilité de stationnement etc. Même s’il y a peu de chances que votre Conseil trouve le bureau qui a déjà toutes les caractéristiques d’aménagement, il est important d’avoir en tête vos « must have » et vos « nice to have ». De la même manière, essayez de lister nos « no go ». Cela facilitera grandement la sélection des offres et votre shortlist finale.
Étape 4 : Trouver vos nouveaux bureaux
Cette partie est principalement du ressort de votre Conseil immobilier à qui vous aurez partager votre cahier des charges (et qui l’aura challengé). Veillez encore une fois à bien le choisir et vous assurez qu’il sera en mesure de vous présenter toutes les offres du marché. Certains agents sont spécialisés sur un type de contrat (la prestation de services par exemple) et ne pourrons pas vous proposer des opportunités en bail commercial, bail dérogatoire ou bail commercial de sous-location car il n’aura pas la Carte T pour se faire (les activités immobilières sont réglementées).
Demandez bien à votre Conseil s’il dispose de la Carte T. Enfin, un Conseil qui opère depuis plusieurs années sur le marché aura naturellement plus de réseau et de contacts qui lui sera utile pour agréger l’ensemble des solutions du marché.
Veillez également à ce que votre Conseil n’est pas de conflit d’intérêt et qu’il ne vous propose pas en priorité des bureaux pour lesquels il a un mandat de commercialisation. Pour se prémunir d’un tel risque, orientez vous vers un Conseil Utilisateurs comme Leosquare, qui représente exclusivement les intérêts des preneurs (et jamais des bailleurs).
Une fois que votre Conseil vous aura fait une première sélection de bureaux, aller visiter avec un oeil critique. Posez toutes les questions lors de la visite pour ne passer à côté d’aucun détail.
Définissez une shortlist de 3 à 5 bureaux qui vous ont réellement plu afin de passer à l’étape suivante de la négociation. En fonction des discussions et sécuriser l’opération.
Étape 5 : Sécuriser le projet
Si trouver les bureaux est bien évidemment la principale finalité, il est essentiel de ne pas négliger la partie de négociation. Votre Conseil se chargera de la partie financière mais nous vous recommandons de faire appel à un avocat ou un juriste spécialisé en immobilier d’entreprise afin de défendre vos intérêts et sécuriser votre projet.
En fonction de bureaux que vous aurez trouvé, il peut être utile de faire appel à un expert du bâtiment pour évaluer l’état des bureaux et les éventuelles mauvaises surprises à venir. Par exemple, vérifier l’état de la climatisation, l’isolation des bureaux ou bien encore l’état des câblages électriques pour vous éviter de devoir faire des travaux couteux pour tout remettre aux normes. Sachez que ces réparations sont à la charge du preneur et non du bailleur, il faut donc être vigilant en amont sur ces sujets.
Enfin avant de vous engagez dans les négociations on vous recommande d’organiser une visite des nouveaux locaux avec l’équipe que vous avez définie en lead sur le projet. Cela aidera votre équipe à se familiariser avec le nouvel espace et d’accroitre l’adoption de votre nouvel espace de travail.
Étape 6 : Imaginer l’aménagement adéquat
Engagez une entreprise d’aménagement pour visualiser l’espace.
Cela vous aidera à visualiser l’espace disponible pour les bureaux, les salles de réunion, les espaces de collaboration et les différentes façons d’agencer le tout. Les aménageurs que vous aurez retenu sur le projet pourront certainement vous envoyer des space planning d’aménagement afin de vous aider à visualiser le futur plan de vos bureaux. Vous pourrez ainsi vérifier que l’espace est de la bonne taille et pourra accompagner votre croissance.
Validez et confirmez les coûts d’aménagement.
Renseignez-vous sur ce qui est réalisable avec votre budget. Les travaux sont un poste important du déménagement, que vous ayez des travaux lourds à réaliser ou simplement quelques aménagements de mobilier. On dit qu’en moyenne il faut compter entre 300 et 1500€/m2 pour les travaux en fonction de l’état de la surface et des aménagements souhaités. Un poste de travail coûte environ 1000€/personne pour un poste de travail complet (table, chaise ergonomique et casier)
Vérifiez les délais de livraison en amont en fonction des choix que vous ferez pour vous assurez que vous pourrez vous installer à temps.
Confirmez les besoins en mobilier pour les nouveaux locaux.
Réfléchissez à vos besoins et aux coûts associés. Peut-être que vous pourrez récupérer une partie de votre mobilier actuel. Si ce n’est pas le cas, pensez aux ré-emplois !
Étape 7 : Résilier et transférer les contrats
C’est probablement l’un des parties les moins drôles du projet mais pour autant cruciale. Celle de la résiliation et du transfert de vos contrats entre vos anciens bureaux et les nouveaux. Parmi les contrats que vous devrez revoir en priorité, vous trouverez notamment :
– Fournisseur IT (internet, téléphonie)
– Contrat d’assurance
– Prévenir les différents organimes (Greffe de Commerce, banque, assurance, admnistration fiscale, cabinet RH et comptable)
– Nouvelle papeterie (cartes de visite et autres supports publicitaires)
– Modification de votre adresse sur l’ensemble de vos supports (site web, carte de visite, papeterie…)
– Service de réexpédition de la Poste
– Entreprises de nettoyage, sécurité, maintenance
– Informez votre propriétaire actuel de votre nouvel adresse.
Nous avons créé une check-list du déménagement qui vous sera utile pour ne rien oublier.
Conclusion
Et voilà, nous avons passé en revue la checklist complètes pour un déménagement de bureau sans stress ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez encore des questions sur les différentes étapes d’un changement de bureaux.
Notre équipe d’experts se fera un plaisir de vous accompagner tout au long de ce projet et vous apporter des conseils avisés tout au long du processus.
