Choisir le mauvais bureau peut vous coûter (très) cher !

Choisir un bureau n’a jamais été aussi compliqué. Manque de temps, de conseils et une liste de critères qui n’en finit plus. Que ce soit la localisation, le type de contrat ou encore la surface, choisir le mauvais bureau peut mettre à mal votre entreprise et vous coûter très cher.

Alors, quelles sont les éléments à prendre en compte pour faire le bon choix ?

1. Choisir le bon contrat : bail classique ou coworking

La première étape de la recherche de bureaux se porte généralement sur le type de contrat. Allez-vous plutôt choisir un bureau indépendant en bail classique (bail 3/6/9) ou un bureau en espace de coworking ou dans un centre d’affaires (prestation de services) ?
Bon à savoir : si vous aviez en tête de choisir un bail dérogatoire (ou précaire), sachez que ces derniers sont généralement soumis aux mêmes conditions financières que les baux classiques (dépôt de garantie, charges, taxes etc.), seule la durée du bail sera moins longue.

Un bureau en bail classique vous permettra une plus grande liberté dans le choix et l’aménagement de vos bureaux. C’est aussi la solution à privilégier si vous voulez une solution stable dans le temps. Le coworking en revanche s’adaptera à vos besoins si vous cherchez de la flexibilité, une communauté de travail et des espaces de vie communs / services.

Capacité de trésorerie et besoin de flexibilité : les deux éléments a prendre compte pour ne pas se tromper

Un bail classique peut vous demander jusqu’à 18 mois de loyer immobilisé !

Si la trésorerie est une problématique pour vous, alors le bail classique n’est peut-être pas la meilleure option. En effet, le bail classique engendre des frais d’entrées (appelés également frais à la prise à bail). Ces frais correspondent :

  • Au dépôt de garantie (encaissé et rendu à la fin du bail), soit l’équivalent de 3 à 6 mois du loyer hors taxes, hors charges (HT HC)
  • Aux loyers payés d’avance : en général 3 mois de loyer
  • A la caution bancaire (trésorerie immobilisée) : pouvant aller jusqu’à l’équivalent de 12 mois de loyer
  • Aux honoraires d’agence : entre 15 et 30% du loyer
  • Autres frais d’actes et d’état des lieux (entre 500 et 2 000€ HT)

Finalement, il faut prévoir une « trésorerie d’installation » qui correspond à l’équivalent de 6 à 18 mois de loyer.

Exemple : La société Léo, start-up d’une dizaine de salariés, loue ses bureaux au prix de 4 000€ HT HC par mois. Elle devra donc prévoir entre 24 000 et 72 000€ d’avance de trésorerie lors de la signature du bail.

Vous l’aurez compris, si vous optez pour un bail classique, il vous faudra une certaine solidité financière. Si vous ne voulez pas bloquer autant de trésorerie, vous pourrez toujours vous orienter vers des solutions en coworking. Beaucoup plus souples, les espaces de coworking demandent généralement 1 à 3 mois de dépôt de garantie. Nettement plus confortable pour une start-up mais c’est une solution moins pérenne et moins indépendante.

Vision sur le long-terme ou besoin de flexibilité ?

Le bail classique, appelé également bail 3/6/9, porte bien son nom : 3 ans d’engagement minimum (renouvelable 2 fois).
L’avantage ? Vous pouvez investir dans des travaux, aménager l’espace comme il vous plait, choisir le mobilier adéquat et vous faire plaisir sur la décoration !

En revanche, la nécessité de changer de bureaux peut vite arriver. Dans le meilleur des cas, votre activité se développe (levée de fond, croissance, recrutement) et vous vous retrouver vite à pousser les murs. Et pourtant, vous êtes engagés pour 3 ans et ne pouvez pas partir de votre bureau en arrêtant simplement de payer votre loyer.

Evidemment, vous pouvez toujours trouver un repreneur de bail mais ce n’est pas idéal et peut représenter un certain coût:

  • Honoraire à verser à l’agence pour la recherche de successeurs (à négocier)
  • Participations aux frais d’installation de vos repreneurs
  • Frais de déménagement (les 5 étapes pour déménager)

Bref, des dépenses non prévues et du temps perdu !

En effet, avoir son indépendance, c’est bien mais le bail classique n’est pas toujours la solution pour des entreprises en expansion ou pour celle qui n’ont pas de vision de leur croissance à moyen-long terme. Pour une jeune startup, par exemple, il est rare de pouvoir dire où elle sera d’ici 3 ans.

C’est principalement pour cette raison que l’offre en espaces de coworking en prestation de service s’est accrue. En effet, seulement 1 mois d’engagement minimum et 1 à 3 mois de préavis. Flexibilité et adaptabilité : les mots clés du coworking.

2. Surface non adaptée : surcoûts assurés

Un deuxième élément essentiel pour votre recherche de bureaux : bien cibler la surface idéal pour votre équipe.

Des bureaux trop petits : départ anticipé et coûts supplémentaires

Vous l’aurez compris, si vous louez un espace trop petit, vous devrez rapidement pousser les murs. Comme vu précédemment, un départ anticipé engagera des dépenses inutiles lié à la recherche de successeurs et d’un nouveau déménagement.

Des bureaux trop grands : un loyer gonflé inutilement

Quand on sait que le loyer est le deuxième poste de dépense d’une entreprise, il vaut éviter de gonfler les loyers inutilement !

Exemple : Léo réalise qu’il n’utilise pas la totalité de ces bureaux, un open-space de 50m2 est libre. Cet espace inutilisé représente un loyer d’environ 30 000€ annuel HT (prix moyen Paris intramuros).

Finalement, si vous pensez que vos bureaux sont bien trop grands pour vous, deux options sont possibles : organiser un départ anticipé avec un reprise de bail ou sous-louer une partie de vos bureaux.
Attention néanmoins, la sous-location doit être effectuée en bonne et due forme et nécessite, entre autre, l’accord impératif du propriétaire.

Alors, comment ne pas se de tromper ?

Pour le coworking, on compte entre 3 à 5m2 par poste pour un bureau fermé. Moins difficile de se tromper, le loyer est directement calculé par poste (entre 400 et 700€ HT par poste par mois en moyenne).

Exemple : pour éviter toute dépense inutile, Léo devra donc prévoir entre 70 et 100 m2 pour un bureau indépendant et environ 40m2 pour un bureau fermé en espace de coworking.

3. Deux quartiers, deux loyers : le choix de la localisation

Un autre élément important dans la recherche de votre bureau est la localisation. Au-delà des aspects pratiques et stratégiques de l’emplacement de vos bureaux, choisir la bonne localisation peut faire significativement varier le montant de votre loyer.

Paris intramuros : près de 40% d’augmentation entre le 11e et le 8e arrondissement

Le prix moyen d’un bureau à Paris intramuros est de 420€/m2/an hors taxe, hors charges. Pourtant, louer des bureaux dans le 8e arrondissement vous coutera quasiment 40% plus cher que dans le 11e arrondissement.

Exemple : Léo loue 80m2 dans le 8e arrondissement (prix moyen constaté : 475€/m2/an HT HC), soit un loyer annuel de 38 000 € HT HC. Pour la même surface, Léo payera un loyer annuel de 27 600€ HT HC pour un bien situé dans le 11e arrondissement. Sur 3 ans, Léo aura versé près de 30 000€ de loyer en plus. Dommage !

Le principe est quasiment le même pour le prix d’un poste en espace de coworking. Les espaces étant souvent locataires des locaux mis à disposition, le prix de leur loyer se répercutera aussi sur le vôtre. Toute proportion gardée par rapport aux types de prestations incluses, il faudra compter au moins 650€ HT par poste par mois pour un bureau situé dans le triangle d’or Parisien. Comptez plutôt entre 400 et 500€ HT par poste pour des espaces rives gauche par exemple.

Et pourquoi pas la proche banlieue ?

Si la petite couronne parisienne n’est pas le premier choix des entreprises, elle peut facilement le devenir au vu des loyers et de la fiscalité plus qu’attractifs.

Montreuil, Vincennes, Bagnolet pour l’est parisien et Issy-les-Moulineaux, Neuilly-sur-Seine, Levallois-Perret, Clichy pour l’ouest : des options qui sont souvent oubliées des entreprises. Et pourtant, les loyers peuvent parfois être divisé par 2 ou 3 !

Finalement, la connaissance des prix du marché est essentielle. L’aide d’un chasseur de bureaux peut s’avérer très utile pour être conseillé, négocier les prix et éviter les désillusions.

4. Choisir le bon bureau : un impact sur le bien-être général de la société

Finalement, choisir le mauvais bureau peut avoir des impacts financiers assez lourds. Mais qu’en est-il des impacts sur le bien-être de vos collaborateurs, votre recrutement et l’image même de votre entreprise ?

Le bien-être de vos collaborateurs à travers vos bureaux

Bien-être, convivialité, qualité de vie au travail, un sujet d’actualité qui pousse les sociétés a bien choisir leurs bureaux. Et à juste titre, quand les salariés passent la quasi-totalité de leur journée au bureau, l’environnement de travail est plus qu’essentiel à leur bien-être.

Alors comment le choix de votre bureau peut entamer le bien-être et la productivité de vos collaborateurs ?

  • La localisation 

Un salarié dont le trajet était de 20min, aura moins d’entrain à venir au bureau si le temps de son trajet doit être doublé. De plus, un accès facile aux lieux de restauration peut un critère majeur pour vos employés si ceux-ci ont pour habitude de sortir déjeuner.

  • La surface et l’aménagement

Une surface trop petite, des bureaux collés les uns aux autres, un manque d’espaces communs : les salariés vont vite se retrouver démotivés.
L’aménagement des espaces est aussi un élément essentiel ! 60% des Français déclarent qu’un bon aménagement des locaux est un plus pour se sentir bien, être motivé et avoir envie de rester. Espace vert, salle de sport, terrasse, lumière naturelle ou espace de jeux : des idées pour satisfaire les envies de leurs salariés.

Retrouver ici quelques conseils pour bien aménager et décorer vos bureaux !

L’attractivité de vos bureaux : un sujet de recrutement

N’oubliez pas, des bureaux peu attractifs et situés loin des axes de transport ou des commerces ne donnera malheureusement pas envie aux candidats. Choisir le mauvais bureau pourrait être un frein  à votre recrutement , à votre croissance.

Google, Apple, Facebook, ces entreprises dont tout le monde parle ! Et pour cause, leurs bureaux font vraiment rêver : plusieurs espace détente, open-space, salle de jeux, décoration design…
Car vos bureaux sont votre vitrine, l’aménagement et l’emplacement de votre société aura un fort impact votre image.

De plus, si vos locaux sont originaux, la presse n’hésitera surement pas à vous citer dans des articles ou des posts sur les réseaux sociaux.

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