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Déménagement de bureaux : comment bien préparer votre équipe ?

21 juin 2021
Leosquare

Pour assurer la réussite de votre déménagement de bureaux, il faut y préparer vos salariés en amont.
Tout changement peut être déstabilisant, d’autant plus s’il s’agit de s’adapter à un nouvel endroit.
Nous passons la majorité de notre temps au bureau, un changement de lieu de travail a donc un
impact certain sur les employés.

Le changement doit donc être préparé minutieusement pour en
atténuer les mauvaises surprises du déménagement.
Nous vous présentons quatre étapes à suivre pour assurer une transition en douceur pour vos équipes.

Au sommaire

  • Donnez-leur la parole sur le déménagement
  • Tenez-les au courant
  • Faciliter la transition de bureaux

Donnez-leur la parole sur le déménagement de bureaux

Il a été montré que les employés les plus impliqués dans la préparation du déménagement seront les plus fiers de leurs nouveaux bureaux une fois sur place : on observe un moral meilleur et moins d’insatisfaction au travail.

Pour être efficace, l’implication du salarié en amont doit être proportionnelle au changement à prévoir. Si le déménagement est mineur, l’anxiété des employés peut être atténuée par une simple participation à des enquêtes ou à des séances de brainstorming sur des thèmes tels que les trajets, les quartiers et les et les futures attentes au bureau. En revanche, si on sait que le déménagement risque de fortement perturber les habitudes, il peut s’avérer nécessaire de procéder à des votes à l’échelle de l’entreprise sur des questions spécifiques, comme la décoration ou la configuration des postes de travail. Le fait de demander une contribution tangible plutôt que des commentaires plus génériques renforce le sentiment d’investissement de chacun. Vous pouvez même envisager de créer des groupes de travail autour d’aspects spécifiques du déménagement et d’y inclure ceux qui ont manifesté un intérêt particulier pour ce sujet.

Utilisez des outils de Workplace Stratégie dédiés à ce sujet

Pour vous faciliter la tâche, Leosquare a imaginé un outil de Workplace Stratégie, avec un service d’interview anonyme en ligne des collaborateurs, afin de connaître leur ressenti et attentes vis-à-vis de leur future organisation de travail.

À travers notre analyse des interviews, déterminez la bonne organisation de travail pour votre entreprise : votre aménagement (équipements, salles de réunion, flex-office), équilibre entre télétravail et présentiel, les choses à améliorer dans votre organisation (planning, réunion, roulement d’équipe), pour maximiser la satisfaction de vos équipes et leur productivité.

Tenez-les au courant

La rumeur est votre pire ennemi. Des études comportementales révèlent que les employés sont frustrés lorsque les informations qui leur sont présentées ne correspondent pas aux indices qu’ils ont pu recueillir par eux-mêmes dans leur environnement. C’est pourquoi toute annonce d’un déménagement doit être suffisamment claire et explicative, pour combler le vide de l’ignorance et éviter la spéculation.

La communication est clé dans le déménagement de bureaux

Il est important de poursuivre une communication régulière et transparente tout au long du processus de déménagement. Expliquez aux employés pourquoi les choses sont faites, sans uniquement les mettre devant le fait accompli. Par exemple, organisez des visites de groupe du nouvel espace, consacrez une part des réunions aux mises à jour et aux questions concernant le déménagement. Plus vous serez proactif et ouvert, mieux ce sera.

Faciliter la transition vers les nouveaux bureaux

Le jour de l’annonce du déménagement doit prévoir du temps pour échanger avec les personnes les plus touchées par le changement imminent : des réunions individuelles pour discuter des mesures de re-localisation (si besoin), des problèmes de transport et d’autres préoccupations majeures liées aux changements d’habitudes. Parfois, le simple fait de reconnaître les désagréments peut améliorer le taux de satisfaction au travail. Pour autant, soyez prêt à proposer des solutions. Par exemple, plus les temps de trajet augmentent, plus la satisfaction au travail se dégrade. Vous pourriez donc subventionner les frais de transport, ou instaurer une flexibilité des horaires de travail pour les employés qui habitent loin.

Dans tous les cas, les employés apprécieront d’obtenir des fascicules sur la future localisation, comprenant des informations sur les transports en commun, les restaurants, les écoles, les salles de sport, les pharmacies, etc. Mieux encore ? Une sortie d’entreprise exploratoire dans le nouveau quartier.

Donnez-leur du temps pour s’adapter

Quoi que vous fassiez, il y aura forcément un ou deux employés qui trouveront quelque chose à redire. Ce n’est pas grave, le temps joue en votre faveur. Le blues de l’emménagement dans de nouveaux bureaux se dissipera avec le temps. Les employés s’adaptent. De toute façon, si le nouvel espace a été choisi avec soin, le déménagement commencera à montrer son impact positif sur le moral et la productivité dès que la poussière sera retombée et que les cartons auront été déballés. Cela étant dit, vous devez tout de même prévoir une période de transition. Les employés pourraient être distraits pendant un certain temps. Dans ce cadre, des entretiens réguliers en tête-à-tête permettent de traiter les problèmes imprévus. Si vous continuez à montrer votre préoccupation pour le bien-être de vos employés, tout le monde se sentira bientôt chez lui.

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