Alors que vos collaborateurs reviennent peu à peu au bureau, il est important de s’assurer que tout est en place pour qu’ils se sentent à l’aise et en sécurité. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que vous avez réfléchi à toutes les façons dont l’aménagement et la gestion du lieu de travail peuvent affecter la santé et le bien-être de vos équipes.
Au sommaire
- Permettez aux collaborateurs de revenir d’eux-même
- Les systèmes de ventilation
- L’organisation du déjeuner
- Le réaménagement des bureaux
- Le mode de travail hybride
Les mesures axées sur la santé, telles que la désinfection régulière de l’espace, la fourniture d’Equipements de Protection Individuelle (EPI), les contrôles de température et le respect de la distanciation sociale, sont cruciales pour protéger vos collaborateurs, mais il existe d’autres mesures à prendre en compte pour préparer le retour du travail en présentiel. Voici donc quelques considérations et recommandations relatives au retour au bureau, qui vous aideront à compléter votre plan de réouverture.
Permettez aux collaborateurs de revenir de leur propre chef
Lorsque vous faites revenir des collaborateurs au bureau, votre mantra doit être « La sécurité d’abord ». Les collaborateurs ne doivent revenir que s’ils sentent qu’ils peuvent le faire en toute sécurité. S’ils se sentent forcés, cela aura un impact négatif sur l’engagement, et la productivité des collaborateurs. Différentes personnes se sentiront plus ou moins à l’aise pour retourner au travail en fonction de leur trajet, de leur santé, etc. Il est important de soutenir les collaborateurs quant à la date de retour qu’ils auront choisie.
Interrogez vos équipes sur où et comment elles aimeraient travailler
Vous n’avez peut-être pas toutes les réponses sur où et comment vos collaborateurs aimeraient travailler. C’est pourquoi Leosquare a imaginé un service d’interview en ligne des collaborateurs (anonyme) afin de connaître leur ressenti et leurs souhaits vis-à-vis de leur future organisation de travail.
Les résultats des interview sont analysés par les consultants de Leosquare afin de déterminer l’organisation de travail optimale selon chaque entreprise. Le bon mix entre télétravail et présentiel, les choses à améliorer dans votre organisation (planning, réunion, roulement d’équipe) et votre aménagement (équipements, salle de réunion, flex office) pour maximiser la satisfaction des équipes et leur productivité.
Les premiers check à faire avant que les équipes reviennent au bureau
Communication et équipements
Cela fait maintenant plus d’un an que nous avons appris à vivre avec la Covid 19, les gestes barrières sont donc à priori bien intégrés. Néanmoins, l’employeur a l’obligation de mettre tout en oeuvre pour assurer la sécurité des équipes. Veillez donc à les informer des gestes barrières à respecter, des jauges dans les espaces à respecter, le process s’ils sont malades ou cas contact, et mettre à leur disposition des masques, gel hydroalcoolique, produits de désinfection, poubelles pour déchets Covid et tout autre équipement ou produit utile pour assainir les espaces.
Inspectez vos systèmes de ventilation
Une bonne ventilation et une bonne circulation de l’air sont essentielles pour limiter la propagation de la COVID-19. Demandez à votre propriétaire de consulter un professionnel du CVC afin d’optimiser les systèmes de ventilation de vos locaux. On peut citer quelques étapes clés pour l’amélioration des systèmes CVC :
– Augmenter la ventilation de l’air extérieur, si possible ;
– Augmenter le débit d’air dans tous les espaces occupés ;
– Gardez les fenêtres et autres entrées vers l’extérieur ouvertes si le temps et la qualité de l’air le permettent ;
– Faites fonctionner le système CVC pendant 2 heures avant et après l’occupation du bâtiment ;
– Faites travailler les collaborateurs dans des zones de ventilation sûres, évitant les parties très fréquentées du bâtiment ;
– Améliorez les filtres à air ; assurez-vous que les filtres soient correctement installés afin de garantir leur efficacité.
De plus, assurez-vous que les ventilateurs situés dans les toilettes du bâtiment fonctionnent au maximum lorsque quelqu’un se trouve dans le bâtiment.
Mettez en place un système pour la pause déjeuner
Se réunir autour d’une table commune à l’heure du déjeuner n’est malheureusement pas une option sûre pour se protéger de la COVID-19. Si votre bâtiment dispose d’une cafétéria ou d’un espace de restauration, il est conseillé de s’assurer que les aliments soient emballés individuellement. Le partage de la nourriture doit être interdit, et la distanciation imposée.
Si les collaborateurs utilisent des appareils électroménagers communs, comme le réfrigérateur, établissez une procédure d’hygiène de la cuisine. Les collaborateurs doivent se laver les mains avant de toucher les appareils partagés et désinfecter toutes les surfaces qu’ils touchent. Pour réduire l’exposition, vous pouvez recommander aux collaborateurs de manger à leur poste de travail ou dans tout espace extérieur disponible.
Re-aménagez vos bureaux
Déterminez combien de personnes peuvent être présentes dans le bureau en même temps.
En raison des directives de distanciation sociale, votre espace de bureau aura une capacité maximale réduite. Les collaborateurs doivent pouvoir maintenir une distance sociale, en restant à plus d’un mètre l’un de l’autre à tout moment lorsqu’ils sont au bureau. De plus, la capacité de vos salles de conférence sera également réduite en raison des règles de distanciation sociale en vigueur
Un modèle hub-and-spoke (ou modèle de bureau satellite) pourrait être plus judicieux pour votre entreprise qu’un bureau centralisé. Cela vous permettra de réduire la densité des bureaux et d’en choisir l’emplacement de manière plus stratégique, en tenant compte des déplacements des collaborateurs, de la collaboration et de l’expérience des collaborateurs. Cela peut également aider votre entreprise à réduire les coûts de location, puisque les bureaux en banlieue sont souvent moins chers au mètre carré que les bureaux en zone urbaine.
Assurez-vous que l’aménagement de votre espace reflète les besoins actuels de l’entreprise
À l’époque où vos collaborateurs venaient au bureau huit heures par jour, cinq jours par semaine, l’aménagement de vos bureaux reflétait probablement les besoins quotidiens d’un lieu de travail à pleine capacité : vous disposiez peut-être d’un grand bureau fermé, de quelques salles de conférence et de phone boxes, d’un grand coin repas et d’un salon. Il est probable que la pandémie ait modifié le flux de travail dans votre bureau, non seulement du point de vue de la santé et de l’assainissement, mais aussi du point de vue des besoins de l’entreprise.
Évaluez si votre aménagement actuel est adapté aux besoins de vos collaborateurs aujourd’hui et la bonne surface pour vos bureaux. Un groupe vient-il principalement pour travailler en groupe et tenir des réunions stratégiques ? Un autre groupe vient-il principalement pour partager son temps entre la maison et le lieu de travail ? Afin d’optimiser l’espace de vos bureaux lors du retour au travail, il est important de structurer votre espace pour que les collaborateurs puissent profiter des avantages de la présence au bureau.
Vous pouvez vous faire accompagner dans ces démarches par des sociétés de Conseil en immobilier d’entreprise et flex office comme Leosquare.
Optimisez votre modèle de travail hybride
À l’avenir, il est probable que votre personnel soit divisé en trois groupes : ceux qui veulent venir au bureau cinq jours par semaine, ceux qui veulent partager leur temps entre le bureau et la maison, et ceux qui veulent travailler à distance à plein temps. Avec cette répartition hybride de votre personnel, il est important de vous assurer que vous optimisez votre modèle de travail et que vous standardisez les processus pour tous les collaborateurs, qu’ils soient en personne ou à distance. Pour réduire les obstacles entre le travail à distance et le travail en personne, McKinsey recommande d’utiliser la visioconférence continue, à laquelle tous les membres peuvent participer de manière égale, ainsi que des espaces de collaboration virtuels. Toutefois, il est important d’adapter cette approche aux besoins spécifiques de votre entreprise. Réfléchissez aux modes de collaboration de votre équipe et à la manière dont vous pouvez rendre ces processus conviviaux à la fois à distance et en personne.
L’optimisation de ce modèle s’étendra aussi bien à vos efforts de recrutement qu’à vos projets de développement : Comment allez-vous faire en sorte que les collaborateurs obtiennent le soutien dont ils ont besoin, à la fois virtuellement et en personne ? Assurez-vous que tous les collaborateurs disposent des outils dont ils ont besoin pour participer efficacement et réussir dans leur rôle, qu’ils soient à distance ou sur place.
En examinant toutes ces considérations, vous maximiserez les avantages du temps passé au bureau tout en offrant un environnement sûr et productif à tous ceux qui sont prêts à revenir sur place.
Article original : Return to Work Recommendations
