Lorsqu’il s’agit de négocier le bail commercial de vos bureaux, un vieil adage immobilier s’applique : vous n’obtenez pas toujours ce que vous méritez, mais vous obtenez ce que vous négociez.
Trouver et sécuriser un espace de bureau adapté à votre entreprise ou startup est l’un des défis les plus redoutables que vous rencontrerez en tant que chef d’entreprise. Signer un contrat pour un bail de cinq ans est encore plus stressant que de trouver des investisseurs, d’estimer la taille du marché ou de mettre en place une table de capitalisation.
Les termes et le taux que vous fixez peuvent avoir un impact profond sur votre résultat net – et le succès ultime de votre entreprise – pendant des années. C’est pourquoi il est essentiel de bien faire les choses dès la première fois.
Dans cet article, nous vous montrerons la meilleure façon de négocier un bail de bureau pour que vous et votre propriétaire soyez satisfaits.
Comment négocier un bail de bureau ?
1) Diminuez l’urgence
La première étape pour négocier le bail de vos bureaux est de réduire (voire d’éliminer) le sentiment d’urgence. Si le bailleur sent que vous êtes désespéré de trouver un bureau rapidement, la balle est dans son camp. Il aura naturellement plus de levier pour obtenir les conditions qu’il souhaite.
Anticipez bien en amont de devoir déménager vos bureaux pour vous laisser du temps. Si vous avez une deadline qui se rapproche et risque de vous handicaper dans les négo, réfléchir à prendre des bureaux temporairement dans un espace de coworking peut être malin.
En installant votre entreprise ou startup dans un espace de coworking avant d’entamer une négociation de bail, vous éliminez le sentiment que vous devez conclure un accord le plus vite possible. Cela vous donne le levier nécessaire pour obtenir les termes de négociation qui vous conviendront réellement.
2) Mandatez un Conseil Utilisateur
Un Conseil Utilisateur travaille uniquement pour le compte des entreprises qui recherchent des bureaux. Jamais pour les bailleurs pour ne pas avoir de conflit d’intérêts et vous obtenir la meilleure négociation possible En résumé, le Conseil Utilisateur agit comme votre défenseur pendant les négociations.
Il peut également servir d’intermédiaire et effectuer une grande partie du travail fastidieux nécessaire pour finaliser les détails. De plus, un bon Conseil Utilisateur peut :
- Vous informer sur les conditions actuelles du marché
- Localiser les espaces de bureau qui répondent à vos besoins
- Organiser et vous accompagner lors des visites
- Préparer des lettres d’intention
Tout comme un agent immobilier simplifie l’achat d’une maison, un Conseil Utilisateur simplifie la recherche et la sécurisation d’un bail de bureau adapté à votre entreprise. Cependant, gardez à l’esprit que vous pourriez être responsable des commissions ou d’autres frais en travaillant avec un Conseil Utilisateur.
3) Concentrez-vous sur la valeur totale
Ne vous focalisez pas uniquement sur la négociation du loyer le plus bas possible. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le coût global de vos bureaux : le loyer bien sûr, mais aussi les charges, les taxes associées, les charges d’exploitation (fluides, internet, ménage) et les éventuels coûts de travaux et d’aménagements (CAPEX).
Voici 4 formules simples pour vous aider à analyser l’opération et à déterminer le coût total :
- Coût immobilier = Loyer annuel + Augmentations annuelles du loyer + Charges de l’immeuble + Taxes
- Coût total hors CAPEX = Coût immobilier + charges d’exploitation (fluides, ménage, consommable, internet, consommables…)
- Coût total en flux de Cash = Coût immobilier + charges d’exploitation (fluides, ménage, consommable, internet, consommables…) + Travaux + Ameublement
- Coût total réel = Coût total x Durée du bail – Négociation (franchise de loyer, participation travaux, etc.)
Armé de ces informations, vous serez en mesure de niveler le terrain de jeu et de trouver un moyen d’obtenir le meilleur bail de bureau possible.
4) Ne soyez pas trop enthousiaste
Avant même parler de négociation, la 1ère étape est de réussir à faire accepter votre candidature à un bailleur. Ce n’est pas forcément le cas s’il y a plusieurs entreprises intéressées par les bureaux. Dans un 2e temps, lors de la négociation, il est toujours bon de rester plutôt neutre dans votre enthousiasme.
Si le bailleur voit que vous êtes très enthousiaste et que vous voulez vraiment les bureaux, il sera plus enclin à rester ferme sur des conditions qu’il souhaite.
Un excellent moyen de maîtriser vos émotions est de sécuriser un plan B « acceptable ». Ça peut être un autre bureau, ou bien une solution temporaire dans un espace de coworking qui vous permet, à moindre coût, d’offrir à vos équipes des bureaux clés en main le temps de déménager dans vos futurs bureaux.
5) Prêtez attention aux clauses du bail
Le loyer est le coût récurrent que vous paierez chaque mois. Et bien qu’il soit une variable essentielle, ce n’est pas la seule (ni même la plus importante parfois) dans l’équation.
Les clauses du bail, la durée d’engagement fixe initiale peuvent avoir un impact plus important sur votre résultat net que d’obtenir une remise de x% sur le loyer. De nombreuses entreprises se sont retrouvées dans une situation difficile car leurs bureaux ne convenaient plus tant au niveau de l’espace que de leurs finances. Bien que vous puissiez faire une recherche de successeurs, le plus souvent partir plus tôt que la durée d’engagement que vous avez signé signifie un important coût (soit de double loyer, soit de recherche de successeurs) à prendre en compte.
Prenez le temps d’examiner toutes les facettes et toutes les conséquences à long terme des clauses de votre bail avant de vous engager dans le processus. De cette façon, vous saurez exactement où concentrer vos efforts de négociations pour obtenir le meilleur deal possible.
6) Faites appel à un avocat pour examiner le bail
Bien que les Conseils Utilisateurs aient de l’expérience dans la recherche et la négociation de baux de bureau, ils ne sont pas nécessairement des spécialistes du droit immobilier. Un avocat ou un juriste, pourra en revanche vous alerter sur la rédaction ou la formulation d’une clause du bail qui pourrait avoir, à la virgule près, une signification très différente pour vous. Ils ont l’habitude des contentieux et peuvent donc vous aider à alléger certaines clauses en les négociant directement avec l’avocat du bailleur.
Attention néanmoins à faire appel à un spécialiste du droit immobilier. Chaque avocat a sa spécialité et l’immobilier de bureaux professionnels en est un. Chez Leosquare, nous travaillons avec plusieurs avocats qui accompagnent justement nos clients dans la négociation juridique (et non financière) de leurs baux.
7) Anticipez votre sortie et la fin du bail
Cela peut paraitre un peu contre-intuitif, mais avant même de commencer à négocier un bail de bureau, il faut garder en tête la fin de ce dernier. Il est rare que les entreprises restent très longtemps dans les mêmes bureaux, d’autant plus que ce sont des sociétés en croissance qui auront besoin de plus de place au fur et à mesure des recrutements. Les politiques RH, de télétravail notamment pourront influencer sur un changement de bureaux également. Dans tous les cas, planifiez à l’avance le jour de votre sortie dans les négociations de votre bail.
Vous pourrez négocier de ne pas vous engagez fermement plus de 3 ans (le fameux 3/6/9 ans) mais également prévoir des sorties plus tôt ou à échéance fixe, modulo une contre-partie à offrir au bailleur. Généralement financière.
Si vous ne savez pas quels éléments inclure dans votre bail, parlez-en à votre Conseil Utilisateur ou à votre avocat spécialisé en immobilier et évaluer le meilleur scénario en fonction de votre situation.
8) Évitez d’accepter sans relire certaines clauses
Par nature, le bail commercial est davantage pro-bailleur que pro-preneur. La plupart des clauses sont en faveur du bailleur à l’exception de rares clauses comme l’article 606 du Code Civil sur la répartition des charges pour les travaux importants. Pretez une attention toute particulière aux clauses suivantes :
- Augmentation du loyer et des charges
- Condition d’état à la prise à bail et état de restitution à la sortie
- Prise en charge des travaux liés au Décret Tertiaire et remise aux normes
- Interdiction de sous-location
- Cautionnement et délais de restitution du dépôt de garantie
- Répartition des charges, notamment celles liées à la vétusté
Revoir avec attention ces clauses permettra de maintenir le contrat équitable pour les deux parties.
9) Utilisez de la data pour orienter votre décision
L’immobilier commercial n’est pas aussi transparent que l’immobilier résidentiel, mais des informations sur les conditions de marché, les prix des loyers de bureaux sont disponibles si vous êtes prêt à faire des recherches. Les Conseils Utilisateurs peuvent vous donner une bonne vision des conditions de marché actuelles, les niveaux de prix et de négociation dans et autour de la zone où vous cherchez.
Ces informations constituent un excellent point de départ sur lequel vous pouvez baser vos négociations. Si vous savez ce que quelqu’un d’autre paie (et pendant combien de temps) pour un bureau similaire, vous saurez jusqu’où pousser pour obtenir un accord favorable.
10) Négociez en tenant compte de vos besoins
Chaque entreprise a ses propres besoins et enjeux financiers. N’hésitez donc pas à être créatif lors de la négociation de votre bail de bureau. Structurez l’accord de manière à obtenir ce que vous voulez tout en veillant d’équilibrer les choses avec le propriétaire sans le braquer.
Peut-être s’agit-il d’une franchise de loyer de x mois ou bien d’un loyer plus bas pour la première année suivi d’un loyer plus élevé pour les deux années suivantes. Ou peut-être s’agit-il de payer x€ de plus par mètre carré afin de ne pas avoir à payer de votre poche les lourdes rénovations prévues.
Identifiez donc exactement ce dont vous avez besoin – et ce que vous êtes prêt à lâcher – puis négociez à partir de cette position de force.
11) Soyez créatif
Nous avons mentionné une façon de négocier en tenant compte de vos besoins – une franchise ou un loyer plus bas les premières années suivi de loyers plus élevés les années suivantes – mais n’hésitez pas à être encore plus créatif.
Par exemple, peut-être que l’aménagement des bureaux et les travaux à réaliser sont le plus important pour vous. Vous pourriez négocier une participation travaux de la part du bailleur ou bien même la possibilité qu’il les réalise lui-même en fonction de vos besoins.
Vous évitez ainsi les dépenses directes d’un aménagement et le temps passé sur la gestion de ces derniers.
Autre idée de négociation : si vous avez récemment levé des fonds et que votre trésorerie est au beau fixe, vous pourriez peut-être songé à demander une baisse de loyer sur la durée en contre-partie d’une moindre franchise. Il pourrait etre intéressant pour le bailleur de toucher plus rapidement ses loyers, quitte à ce que ces derniers soient un peu moins élevés.
N’oubliez pas qu’il n’y a pas qu’une seule façon de négocier. La négociation dépend de vous et de vos intérêts mais doit également prendre en compte les enjeux du bailleur.
12) Ne vous engagez pas à une clause de remise en état trop contraignante
Un élément du bail de bureau que de nombreuses entreprises négligent est la clause de remise en état. Cette petite clause stipule généralement que le locataire doit remettre l’espace loué dans son état d’origine à la fin du bail.
En fin de compte, cela signifie que vous êtes légalement tenu de remplacer les moquettes usées, de peindre les murs et même de réparer le plafond, de retirer toutes les cloisons, les équipements (y compris la cuisine) et enlever tout le cablage.
Cela peut paraitre absurbe mais c’est pourtant la norme chez la plupart des bailleurs (institutionnels). Ils demandent au locataire sortant de remettre en parfait état et à nu les locaux pour le prochain locataire.
Et ce quand bien même le bailleur vous aurait autoriser à réaliser ces travaux.
Cela peut représenter une grosse somme d’argent et demander un temps non négligeable pour réaliser tout ça. La plupart du temps essayez de négocier cette clause. A noter qu’il existe plusieurs définitions pour la remise en état :
– Remise en parfait état
– Remise en très bon état
– Remise en bon état
– Remise en état d’usage
Négocier la clause de remise en état est courant et peut vous faire économiser des sommes considérables lorsque vous déménagerez d’un bureau à un autre.
13) Comparez ce qui est comparable
Lorsque vous comparez deux bureaux différents et leurs baux respectifs, assurez-vous de comparer ce qui est comparable.
Par exemple, un espace de bureau situé dans un quartier prime sera probablement plus cher qu’un bureau similaire situé dans un quartier moins attractif.
De même, un bureau loué par un bailleur privé et un bureau loué par un bailleur institutionnel aura des conséquences bien différentes sur les négociations. Les bailleurs institutionnels sont généralement plus durs en négociation car ils ont des clauses types sur l’ensemble de leur parc immobilier et n’aiment pas y déroger. L’appui d’un avocat spécIalisé en droit immobilier professionnel est d’autant plus recommandé dans ce type de cas. Un bailleur privé vous proposera un bail probablement moins contraignant mais sera généralement moins enclins à vous accorder beaucoup de franchise de loyers ou accompagnements financiers car il aura des enjeux financiers plus court termiste qu’un bailleur institutionnel.
Assurez-vous de prendre en compte tous les facteurs lors de la comparaison des baux de bureau pour vous assurer d’obtenir la meilleure négociation.
14) Soyez prêt à dire non
Enfin, et surtout, soyez toujours prêt à renoncer si les conditions ne vous paraissent pas acceptables. Si vous ne pouvez pas obtenir les conditions ou le loyer que vous souhaitez, ou si le propriétaire n’est pas disposé à négocier, il est peut-être temps de chercher ailleurs.
Il y a toujours d’autres options disponibles, et parfois, le simple fait de montrer que vous êtes prêt à renoncer peut inciter le bailleur à revenir à la table des négociations avec une meilleure offre.
Conclusion
Négocier un bail de bureau peut être un processus complexe et intimidant, mais avec les bonnes informations et une approche stratégique, vous pouvez obtenir un accord qui bénéficie à la fois à votre entreprise et au bailleur. Entourez-vous d’un Conseil Utilisateur pour la recherche et la négociation financière et d’un avocat spécialisé en droit immobilier pour les négociations juridiques. Si vous avez besoin d’aide dans votre projet, contactez les équipes de Leosquare pour vous aider.
