Le marché de la sous-location de bureaux s’est considérablement développé. En France, le phénomène se développe de plus en plus, notamment via l’émergence des startups et le besoin de flexibilité des entreprises. Les jeunes entreprises sont aussi très friandes de ce type de contrat pour la location de leurs bureaux.
Au sommaire
- Pourquoi sous-louer ses bureaux ?
- Ce qu’il faut savoir avant de sous-louer
- Comment sous-louer votre espace ?
Logique. Les sous-locations sont des accords à plus court terme, qui peuvent durer entre quelques mois et quelques années selon les cas. Elles sont souvent moins chères qu’un bail classique car vous bénéficiez du prix de marché négocié à l’époque par le locataire principal. Et comme le marché a toujours été haussier jusqu’à présent, les économies peuvent varier entre 15 et 40% par rapport aux prix du marché.
Dans une situation classique de location, vous êtes locataire et vous louez à un bailleur.
Lorsque vous sous-louez votre espace de bureau, vous devenez le « locataire principal » et vous sous-louez à des « sous-locataires ». Les sous-locataires signent un contrat (généralement un bail commercial de sous-location). Les entreprises choisissent de sous-louer une partie ou la totalité de leur espace de bureau pour de nombreuses raisons, principalement pour avoir plus de flexibilité à court terme en cas de croissance (ou de décroissance) et financer l’espace inutilisé entre temps.
Les entrepreneurs, les indépendants, les startups et les petites entreprises sont généralement celles qui cherchent à sous-louer des bureaux parce qu’ils n’ont pas besoin ou n’ont pas les moyens de louer un espace indépendant pour eux tout seuls.
Pourquoi sous-louer ses bureaux ?
Quelle que soit les circonstances, la logique est toujours la même : une entreprise se retrouve avoir un espace inutilisé, et la sous-location de cet espace permet de financer tout ou partie des coûts afférents.
Espace en trop
Vous avez de l’espace que vous n’utiliserez pas ? C’est la 1ère motivation pour sous-louer vos bureaux. 2 raisons principales à cela, soit vous avez réduit vos effectifs et vos bureaux sont devenus trop grands, ou alors c’est l’inverse : vous avez prévu de recruter et vous avez vu un peu plus large pour ne pas avoir à déménager.
Une autre motivation est le changement de mode de travail. Les entreprises travaillent de plus en plus de manière hybrides avec des rotations de leur équipe en fonction des jours de télétravail.
Le taux d’occupation étant plus faible dans les bureaux, les entreprises ont donc la possibilité de réduire leur surface utilisée (et donc d’en sous-louer une partie).
Espace pas encore utilisé
De nombreuses entreprises en croissance ont recourt à la sous-location le temps de finaliser leur plan de recrutement.
Imaginons que vous êtes 100 collaborateurs aujourd’hui mais que vous avez prévu d’être 300 à horizon 2-3 ans. Qu’allez-vous faire ? Prendre un bureau pour 100, pour 200 ou pour 300 ?
L’idée de la plupart des entreprises en croissance (ou en hyper-croissance) est justement de louer des bureaux adaptés à leur effectif futur et de sous-louer la partie non encore utilisée le temps de recruter le reste de l’équipe.
Une alternative quand on ne peut pas rompre son bail
Le bail commercial est très rigide dans son fonctionnement. Vous ne pouvez pas partir de vos bureaux avant minimum 3 ans la plupart du temps. Alors si pour une raison ou une autre vous avez besoin de partir de vos bureaux avant cette échéance, le recours à la sous-location peut être utile si votre bailleur ne veut pas vous laisser faire une recherche de successeurs.
Ce qu’il faut savoir avant de sous-louer
Avant de commencer à sous-louer vos bureaux, il faut avoir conscience qu’il peut exister des inconvénients potentiels. Voici une liste de choses à considérer pour vous assurer que la sous-location vous convient avant de commencer à partager votre espace de travail.
Vous êtes responsable de la remise en état
Puisque vous avez signé le bail initial avec le propriétaire, vous êtes responsable de remettre l’espace dans son état d’origine à la fin du bail. Il faudra donc vous assurer que votre sous-locataire ne dégrade pas l’espace ou ne fasse pas de travaux qui vous demanderait une remise en état future plus importante que prévue.
Vous devez payer le loyer quoi qu’il arrive
L’une des raisons les plus courantes de sous-louer est que les sous-locataires vous aideront à payer le loyer, mais que se passe-t-il s’ils ne le font pas ? Eh bien, vous devez toujours le montant total au propriétaire. Le bailleur n’aura aucun recours contre votre sous-locataire, vous restez quoiqu’il arrive le seul responsable du paiement des loyers et de l’ensemble des engagements pris dans votre bail.
Gardez la confidentialité à l’esprit
Inviter des employés d’une autre entreprise à travailler à proximité de vous signifie qu’ils seront souvent à portée de voix. Rappelez à vos employés de ne parler des informations sensibles, telles que les finances ou les informations personnelles des clients, qu’à huis clos.
Pour éviter tout sujet de ce type, il est recommandé de bien cloisonné les espaces entre les différentes sociétés voire de créer des espaces totalement sécurisés.
L’environnement de bureau pourrait potentiellement changer
Il est possible que les sous-locataires modifient la culture et le caractère de l’espace alors assurez-vous d’en tenir compte. Vont-ils perturber la perception que les visiteurs ont de votre entreprise ? Auront-ils un impact négatif sur votre marque ? Provoqueront-ils trop de bruit excessif pour que vos employés travaillent efficacement ?
On vous conseille de sous-louer à une entreprise avec laquelle vous avez potentiellement des affinités ou qu’il a le même état d’esprit que vous.
Comment sous-louer votre espace ?
Vérifiez votre bail
Ne vous donnez pas la peine de trouver des sous-locataires avant de vous assurer que vous êtes autorisé à sous-louer votre bureau. Déterrez votre contrat de location et assurez-vous qu’il autorise les sous-locataires. Demandez à un avocat de lire le bail et de vous aider à déterminer si vous pouvez sous-louer et, le cas échéant, quelles conditions s’appliquent.
Parlez aux entreprises à proximité
Une fois que vous avez déterminé que vous êtes autorisé à sous-louer votre espace, il est temps de trouver des sous-locataires. Avant d’offrir l’espace à n’importe qui, demandez à ceux qui travaillent déjà pas trop loin de chez vous. Les entreprises opérant dans des bureaux ou des immeubles à proximité peuvent chercher à se développer. Vous les connaissez peut-être même déjà, et ils peuvent peut-être emménager plus rapidement que quelqu’un de nouveau.
Si vous n’avez pas envie de vous en occuper, vous pouvez aussi confier la commercialisation.
Sélectionnez soigneusement les candidats
Cette étape est peut-être la plus importante. Tout d’abord, assurez-vous que vous ne sous-louez pas l’espace à une entreprise travaillant dans une industrie concurrente. Le locataire principal dans une zone particulière (géographique ou même dans l’immeuble) peut avoir un accord avec le bailleur spécifiant qu’aucune autre entreprise d’un secteur spécifique ne peut louer des bureaux au même endroit.
Deuxièmement, assurez-vous que vos sous-locataires pourront payer leur part du loyer. Rappelez-vous que même s’ils ne vous paient pas leur loyer, vous devez toujours le loyer dans son entièreté au propriétaire. Demandez-leur des garanties financières au besoin.
Troisièmement, choisissez des sous-locataires que vous aurez plaisir à voir tous les jours. Par exemple, s’il y a une chance qu’ils soient bruyants ou perturbateurs de quelque manière que ce soit, cela peut créer des problèmes ultérieurs entre vous mais aussi au sein de votre équipe.
Décidez d’un prix de location
Les baux commerciaux interdisent généralement de sous-louer plus cher que votre loyer, afin de ne pas faire de profit sur vos sous-locataires. Attention donc à ce point, car votre bailleur pourrait non seulement réévaluer votre loyer au même montant mais aussi activer la clause résolutoire de votre bail.
Mettez-vous d’accord sur les termes
Vous devrez discuter de facteurs tels que :
– Les conditions financières
– Les éventuels services inclus
– Les conditions juridiques
– La date d’entrée et durée du contrat
– Les autorisations d’aménagement et de remise en état
– Les cautionnements
Assurez-vous de prendre toutes ces dispositions à l’avance et de les inclure dans les documents de sous-location. N’oubliez pas de demander à un avocat de s’assurer que tous les documents sont corrects. Chez Leosquare nous travaillons avec un avocat spécialisé en droit immobilier afin de rédiger tous les contrats de sous-location de nos clients. C’est la garantie d’être toujours à jour des nouvelles réglementations et éviter toutes déconvenues.
