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Télétravail : Quelle contribution financière doit prévoir l’employeur ?

30 novembre 2021
Leosquare

Le télétravail étant désormais largement plébiscité par les entreprises de toutes, il est fort probable qu’il s’inscrive sur le long-terme dans le monde du travail. En conséquence, les chefs d’entreprise et les ressources humaines du monde entier doivent maintenant revoir leurs politiques internes et opérer des changements fondamentaux pour refléter cette nouvelle réalité.

Mais une question clé semble préoccuper tout le monde : que doivent fournir les employeurs à leurs collaborateurs lorsqu’ils travaillent à domicile ?

Au sommaire

  • Que doivent fournir les employeurs à leurs équipes d’un point de vue juridique ?
  • Qu’en pensent les employés ?
  • Comment soutenir financièrement les employés en télétravail
  • Découvrez comment votre équipe souhaite travailler à l’avenir

Nous examinerons ci-dessous ce que les entreprises doivent (et ne doivent pas) légalement fournir à leurs employés. Nous aborderons également les « best practices » en la matière, et examinerons comment diverses entreprises ont déjà introduit des aides, budgets et avantages qui reflètent le passage à un télétravail plus systématique. .

Que doivent fournir les employeurs à leurs équipes d’un point de vue juridique ?

Ce qu’ils attendent de vous

Étant donné la nature inédite et instable des effets de la pandémie, il faut un certain temps pour que les réglementations sur le travail à domicile entrent en vigueur – et pendant plusieurs mois, les entreprises ont pu se trouver dans l’incertitude. Néanmoins, les réglementations suivantes concernant les contributions financières s’appliquent quoi qu’il arrive : .

Une entreprise doit veiller à ce que les employés disposent de tous les outils nécessaires pour accomplir leur travail efficacement. En télétravail, cela inclut des équipements tels qu’un ordinateur, un téléphone, et une connexion internet. .

Il existe également des exonérations fiscales pour certains de ces équipements, ce qui signifie que les employés peuvent acheter eux-mêmes le matériel de bureau nécessaire pour travailler de chez eux sans se soucier des conséquences fiscales ou d’assurance. Les employeurs n’auront plus besoin de déclarer ces frais remboursés, qui seraient normalement soumis aux impôts et aux cotisations. .

Les employeurs sont également tenus de veiller à ce que, dans le cadre du télétravail, des aménagements soient effectués pour tout employé en situation de handicap. .

Les « best practices » à anticiper

Bien qu’il ne s’agisse pas encore d’une obligation légale, une pratique recommandée consiste à fournir à tous les employés une évaluation complète des équipements à écran de visualisation et une évaluation des risques liés au télétravail. L’employeur peut ensuite procéder aux améliorations nécessaires au domicile des employés pour les mettre en conformité avec ce dont on devrait disposer dans un bureau. .

Toutefois, il n’existe actuellement aucune obligation légale envers les employeurs de payer pour les modifications apportées au domicile des travailleurs – par exemple, en leur achetant un bureau. En dehors des éléments précédemment cités, la plupart des contributions financières sont laissées à la discrétion de l’employeur. .

Mais si fournir à vos employés certains équipements et avantages découlant du télétravail n’est pas encore obligatoire, ne pas le faire pourrait entraîner un coût bien plus important pour votre entreprise. La santé, le moral et la productivité des employés pourraient en pâtir si vous ne faites rien pour les préserver, ce qui entraînerait des performances médiocres et un fort turnover du personnel in fine. .

Qu’en pensent les employés ?

Une contrepartie financière attendue

Il vaut mieux prendre de l’avance et réfléchir en amont à la manière de rémunérer vos employés avant même que la réglementation ne soit mise en place. En effet, si vous réalisiez une enquête auprès de vos collaborateurs, ils seraient nombreux à évoquer la contribution financière que leur employeur pourrait leur apporter dans le cadre de leur nouvelle installation dédiée au télétravail. .

Il est naturel de penser que si l’entreprise réduit ses coûts liés à la réduction de l’espace de bureaux en raison de la généralisation du télétravail, on peut s’attendre à obtenir une rémunération compensatrice, d’une manière ou d’une autre. Après tout, de nombreuses entreprises utilisent leur bureau comme un bénéfice employé en soi ; avec des espaces de bureaux équipés offrant du café gratuit, des salles de sport et des événements, de nombreuses sociétés sont fières de l’expérience employé qu’offre leur environnement de bureau. Sans espace de travail pour offrir ces avantages, certains employés pensent qu’ils devraient être contrebalancés sous une autre forme. .

Garantir l’équité entre collaborateurs

Une autre préoccupation valable concerne l’ « égalité des chances » au bureau. Avec des locaux uniques, chaque employé avait accès aux mêmes installations et au même environnement que ses collègues, comme une connexion internet stable, des salles de réunion ou des espaces de détente. Certaines personnes estiment aujourd’hui que le travail à la maison désavantage certains employés – et qu’il faut en tenir compte lors de l’ajustement des habitudes de travail. .

Il est important, dans un moment de bouleversement comme celui que nous vivons, de mettre en place une politique de télétravail qui soit équitable. Il existe des inégalités financières cachées au sein des équipes, qui se manifesteront si l’on ne s’assure pas que chacun dispose de tout ce dont il a besoin pour créer un « bureau à domicile ». Il faut veiller à soutenir les membres de l’équipe pour qu’ils soient à l’aise en télétravail, par exemple en versant une aide au loyer, plutôt que de se contenter d’éléments accessoires comme des chaises ou des snacks. .

Comment soutenir financièrement les employés en télétravail

En gardant à l’esprit tout ce qui précède, nous avons identifié ci-dessous quelques-unes des façons les plus courantes de soutenir les collaborateurs en télétravail. .

Donner aux employés un budget pour acheter ce dont ils ont besoin

Certaines entreprises choisissent de donner à leurs équipes un budget unique pour acquérir l’équipement de télétravail de leur choix : chaises, bureaux, écrans et autres accessoires. .

Parmi les entreprises qui ont opté pour ce dispositif, les budgets ont varié entre 120 et 600 euros par personne, souvent en fonction de ce à quoi les employés avaient déjà accès ou dont ils pourraient avoir besoin. .

Offrez des abonnements en coworking pour ceux qui ne peuvent pas télétravailler

Bien que le travail à domicile soit agréable pour de nombreux employés, ce n’est pas fait pour tout le monde. Pour beaucoup, la maison n’offre pas un environnement propice au travail. C’est pourquoi certaines entreprises cherchent des moyens de fournir à leur personnel un autre espace, comme alternative à leur domicile. .

L’une des options consiste à fournir pour ceux qui en ont besoin des abonnements dans un espace de coworking proche de leur domicile. .

Une autre option consiste à prendre des bureaux auprès d’un fournisseur qui donne aux entreprises locataires l’accès à tous les espaces de travail de son réseau – les employés peuvent donc choisir de travailler dans celui qui leur convient le mieux. En plus d’avoir des sites dans différents quartiers, certains de ces opérateurs peuvent également avoir des espaces de travail ailleurs dans le pays, voire dans le monde. .

Offrir aux employés le choix entre les deux

Entre les personnes qui ont adopté le télétravail et celles qui préfèrent se rendre au bureau, vous pourriez opter pour un modèle hybride, en laissant le choix aux équipes de venir ou de rester chez elles. .

Pour les personnes qui préfèrent le télétravail, il est important qu’elles puissent le faire dans les meilleures conditions possibles pour préserver leur santé et leur productivité. Pensez à envoyer une enquête d’évaluation des risques pour s’assurer que les gens travaillent dans un environnement adapté et sécurisé à la maison. .

On ne peut pas s’attendre à ce que l’environnement personnel de chacun soit propice au travail, que ce soit en raison de facteurs externes tels que des colocataires, une petite superficie ou la pollution sonore, ou de facteurs internes tels que la santé mentale et le style de vie. .

Augmenter les salaires des employés

Au lieu d’allouer des indemnités ou avantages supplémentaires, certaines entreprises ont choisi d’augmenter simplement les salaires de leurs employés. .

En effet, pour beaucoup, l’un des principaux problèmes liés au travail à distance est le manque d’espace de leur logement et environnement domestique tout simplement inadapté. .

Ces personnes ont donc estimé que la solution la plus efficace pour remédier à la situation serait une augmentation de salaire, qui aiderait les collaborateurs à déménager pour vivre dans un endroit plus confortable et adapté au travail à domicile à long terme. .

Découvrez comment votre équipe souhaite travailler à l’avenir

Si les stratégies ci-dessus fonctionnent pour ces entreprises, cela ne veut pas dire qu’elles constituent forcément la meilleure approche pour la vôtre. Nous ne saurions trop insister sur l’intérêt de demander à vos employés ce qu’ils pensent du travail à domicile et leurs attentes en la matière. .

Pour vous aider à creuser le sujet et découvrir de potentiels points bloquants, nous avons créé un outil en ligne de Workplace Strategy. Il est conçu pour vous aider à comprendre, à travers une étude anonyme comment vos collaborateurs souhaitent travailler, et vous communiquer des informations exploitables pour arbitrer le futur de vos bureaux.

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